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摘要
WPS 作為一款強大的辦公軟件，可以通過其表格（類似 Excel）功能來初步搭建簡易的人事系統。1、利用 WPS 表格搭建人事信息管理臺賬 2、通過數據篩選與統計實現員工信息查詢 3、結合公式和條件格式實現自動提醒與統計 4、借助簡道云HRM人事管理系統實現專業級擴展。其中，第4點——借助專業平臺如簡道云HRM系統，實現高效、自動化、可擴展的人事管理，是當前企業數字化轉型的主流選擇。以簡(jian)道(dao)云(yun)HRM為例，用戶可通過其(qi)官網(wang)（）注(zhu)冊并使用，極大提升人事管理效率，支持員工信息(xi)全生命(ming)周期管理、流程自動化、權(quan)限分級(ji)等功能(neng)，適合中小企業(ye)到大型組織的多樣化需求。
一、人事系統基本功能梳理
人事系統核心功能(neng)包(bao)括：
| 功能模塊 | 說明 |
|---|---|
| 員工信息管理 | 錄入、查詢、更新員工基本資料 |
| 考勤管理 | 記錄出勤、請假、加班等 |
| 薪酬管理 | 工資、獎金、扣款、社保等數據維護 |
| 合同檔案管理 | 員工合同簽訂、續簽、到期提醒 |
| 流程審批 | 入職、調崗、離職等流程化處理 |
| 數據分析報表 | 統計報表生成，輔助決策 |
這些(xie)功能(neng)是(shi)構建任何人事(shi)系統的基礎，無論是(shi)用 WPS 還是(shi)專業HRM系統都需(xu)覆蓋。
二、利用WPS表格搭建人事管理臺賬
WPS表格是搭建簡易人事系統的基礎工具，適合初創企業或小團隊。其步驟如下：
- 設計表頭： 包含姓名、工號、性別、部門、崗位、入職日期、聯系電話等基本字段。
- 錄入員工信息： 按照表頭逐行錄入員工數據。
- 設置數據有效性： 利用“數據驗證”功能，規范如部門、崗位等字段錄入內容。
- 信息查詢與篩選： 使用“篩選”、“查找”功能快速定位員工信息。
- 統計分析： 利用“計數”、“求和”、“分類匯總”等公式，實現員工數量、部門分布等統計。
- 條件格式提醒： 如試用期到期、合同到期自動高亮提示。
示例表頭設計：
| 姓名 | 工號 | 性別 | 部門 | 崗位 | 入職日期 | 聯系電話 | 合同到期日 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 張三 | 10001 | 男 | 技術 | 工程師 | 2022-03-10 | 138xxxxxxx | 2025-03-09 |
| 李四 | 10002 | 女 | 人事 | 專員 | 2023-01-05 | 137xxxxxxx | 2026-01-04 |
優點：入門門檻低，靈活性強，免費。
缺點：手工操作多，易出錯，數據安全和權限管理弱。
三、WPS表格實現自動統計與提醒
為提升管理效率，WPS表(biao)格可通(tong)過公式和條件格式自動(dong)實現(xian)部分(fen)智能提醒與統計(ji)：
- 合同到期提醒：
使用=IF(合同到期日-TODAY()<30, "即將到期", "")，并配合條件格式高亮。 - 入職周年提醒：
=IF(MOD(TODAY()-入職日期,365)<7, "入職周年", "") - 部門人數統計：
=COUNTIF(部門列, "技術")
| 功能 | 公式/操作 | 目的 |
|---|---|---|
| 合同到期提醒 | IF(合同到期日-TODAY()<30, "即將到期", "") | 高亮即將到期員工 |
| 部門人數統計 | COUNTIF(部門列, "技術") | 統計技術部人數 |
| 入職周年提醒 | IF(MOD(TODAY()-入職日期,365)<7, "入職周年", "") | 提醒員工入職周年 |
注意事項：
- 公式需結合實際表格結構調整。
- 條件格式需設置好高亮條件，方便直觀展示。
四、WPS表格搭建人事系統的局限與風險
雖然 WPS 表(biao)格能滿足(zu)基礎需求(qiu)，但有明顯局限性：
| 局限類型 | 具體表現 |
|---|---|
| 數據安全 | 任何員工都可復制、修改，易泄密 |
| 權限管理 | 無法精細分配不同級別員工的編輯、瀏覽權限 |
| 流程自動化 | 入職、離職等流程需手動操作，效率低下 |
| 多人協作 | 表格易沖突，難以多人同時編輯且不丟失數據 |
| 數據量大 | 數百人以上數據表格處理慢，統計復雜 |
五、借助簡道云HRM人事管理系統實現專業級管理
當企業規模擴大或人事管理需求提升時，建議使用專業系統如簡道云HRM人事管理系統。
官網鏈接：
| 功能優勢 | 簡道云HRM系統支持情況 |
|---|---|
| 全周期員工管理 | 支持入職、轉正、調崗、離職全流程自動化 |
| 權限分級 | 可根據崗位靈活配置數據訪問和操作權限 |
| 流程自動化 | 入職、離職、調崗等流程可自定義并自動流轉 |
| 數據安全 | 企業級安全加密，支持操作日志、數據備份 |
| 多端協作 | 支持PC和移動端，適配多場景辦公需求 |
| 報表分析 | 內置強大數據統計分析，自動生成多維管理報表 |
| 合規與擴展 | 支持合同、社保、薪酬等多模塊靈活擴展 |
實際應用舉例：
某科技公司采用簡道(dao)云HRM后，員工(gong)入職流(liu)程由(you)原本需3天紙質審批縮短到1小時內完(wan)成，數(shu)據(ju)同(tong)步至(zhi)薪酬、考勤模塊，實現(xian)信息全流(liu)程無縫流(liu)轉，HR部門工(gong)作效率提升70%。
六、WPS與簡道云HRM系統對比分析
| 對比項 | WPS表格自建 | 簡道云HRM系統 |
|---|---|---|
| 成本 | 低（部分免費） | 視功能套餐而定，性價比高 |
| 操作難度 | 易上手 | 初用需簡單培訓 |
| 數據安全 | 較弱 | 企業級加密與權限管理 |
| 自動化程度 | 低 | 高，流程全自動 |
| 多人協作 | 易沖突 | 并發協作，無沖突 |
| 擴展能力 | 差 | 強，支持多模塊集成 |
| 應用場景 | 小型團隊、初創 | 中大型企業、專業HR管理需求 |
七、如何從WPS表格遷移到簡道云HRM系統
- 數據整理導出：
在WPS表格中，將員工信息、考勤、薪資等數據整理成標準表格，并導出為Excel格式。 - 注冊并登錄簡道云HRM：
訪問 注冊賬號。 - 數據導入：
使用HRM系統的“數據導入”功能，批量上傳員工信息表。 - 配置流程與權限：
根據公司實際情況，設置入職、離職、調崗等工作流及權限分級。 - 員工自助操作：
員工可通過系統自助查看、更新個人信息，HR專注管理與分析。 - 日常運維與優化：
定期備份數據，結合報表分析持續優化管理流程。
八、數字化人事管理趨勢與建議
-
趨勢：
- 人事管理由表格化走向自動化、智能化，數據安全與流程效率日益重要。
- 移動辦公、遠程辦公需求推動系統多端適配與協作。
- 數據驅動決策成為HR管理核心。
-
建議：
- 小微企業可短期用WPS表格管理，但要定期備份防丟失。
- 隨著員工數量與業務復雜度提升，應及時切換到專業HRM系統。
- 選擇如簡道云HRM等成熟平臺，兼顧安全、效率與擴展性。
九、總結與行動建議
WPS可幫助企業初步建立人事管理臺賬，但其在數據安全、自動化、擴展性等方面存在局限。推薦隨著企業發展，逐步引入專業的人事管理系統如簡道云HRM（），以提升效率、保證數據安全，并實現人事管理的自動化和智能化。建議用(yong)戶結合自身企(qi)業(ye)規模和(he)管理需求(qiu)，合理選擇工具(ju)，關注人事系統(tong)的可(ke)持續發(fa)展與升級路(lu)徑。對于初(chu)學者(zhe)，可(ke)先用(yong)WPS表格搭建基礎臺(tai)賬，熟(shu)悉管理邏(luo)輯后逐(zhu)步向HRM系統(tong)遷移，實現(xian)企(qi)業(ye)數字化(hua)轉(zhuan)型的平滑(hua)過渡。
相關問答FAQs：
WPS如何制作人事系統：進階指南
1. WPS制作人事系統的關鍵步驟有哪些？
制作人事系統時，我重點關注數(shu)據(ju)結構設(she)計與自動(dong)(dong)化流程。首先，需在(zai)WPS表(biao)格中建立員工(gong)(gong)基本信(xin)息表(biao)，包括姓名、工(gong)(gong)號、部門、職(zhi)位、入(ru)職(zhi)日期等(deng)字(zi)段。利(li)用“數(shu)據(ju)驗證”功能(neng)確保(bao)錄入(ru)數(shu)據(ju)的準確性，避免出(chu)現重復或錯誤。接著，利(li)用“條件格式”自動(dong)(dong)標記關鍵數(shu)據(ju)，如試用期員工(gong)(gong)、合同到(dao)期提(ti)醒等(deng)。通過設(she)置(zhi)公式，如DATEDIF計算工(gong)(gong)齡(ling)，提(ti)升數(shu)據(ju)動(dong)(dong)態更新(xin)能(neng)力。最后，借助(zhu)WPS表(biao)單(dan)功能(neng)實(shi)現員工(gong)(gong)信(xin)息的快速錄入(ru)與查詢(xun)，極(ji)大提(ti)高(gao)工(gong)(gong)作效率。
2. 如何利用WPS函數實現人事數據自動統計？
我經常使(shi)用SUMIF、COUNTIF等函數進行數據(ju)統計(ji)。例如，統計(ji)各部(bu)(bu)(bu)門(men)(men)員工人(ren)數可用COUNTIF函數：“=COUNTIF(部(bu)(bu)(bu)門(men)(men)范圍(wei)(wei), 部(bu)(bu)(bu)門(men)(men)名稱(cheng))”，實(shi)現動(dong)態統計(ji)。對于員工薪(xin)資總額，使(shi)用SUMIF函數：“=SUMIF(部(bu)(bu)(bu)門(men)(men)范圍(wei)(wei), 部(bu)(bu)(bu)門(men)(men)名稱(cheng), 薪(xin)資范圍(wei)(wei))”。結(jie)(jie)合(he)透(tou)視(shi)表功能，將復雜數據(ju)一(yi)鍵匯總，方便(bian)人(ren)力資源分(fen)析(xi)。通過(guo)這些(xie)方法，數據(ju)更(geng)新(xin)后，統計(ji)結(jie)(jie)果自動(dong)刷新(xin)，避免手工計(ji)算誤差。
3. 怎樣通過WPS表單優化員工信息錄入流程？
我發現(xian)WPS表(biao)單(dan)(dan)(dan)是(shi)提升錄入(ru)(ru)效率的(de)利器。通過創(chuang)建(jian)自(zi)定義表(biao)單(dan)(dan)(dan)，設置必填字段(duan)和下拉菜單(dan)(dan)(dan)，確保信息完整(zheng)且格式統(tong)一。表(biao)單(dan)(dan)(dan)提交的(de)數據自(zi)動錄入(ru)(ru)指定的(de)表(biao)格區域，減(jian)少重(zhong)復錄入(ru)(ru)時間(jian)。為了防止數據泄露，可以設置訪問權限，保證員工信息安全(quan)。結合自(zi)動郵件提醒(xing)功能，及(ji)時更新或補全(quan)員工資料，實現(xian)流程數字化管理。
4. WPS人事系統如何實現考勤與績效管理？
我將考(kao)勤數(shu)(shu)據與績(ji)效(xiao)表(biao)格結(jie)合，利(li)用日期函(han)數(shu)(shu)（如TODAY()、WEEKDAY()）自動標(biao)注出勤狀態，結(jie)合IF函(han)數(shu)(shu)判斷遲到(dao)、早退(tui)情(qing)況(kuang)。績(ji)效(xiao)評(ping)分(fen)通(tong)過評(ping)分(fen)標(biao)準表(biao)自動計算，利(li)用VLOOKUP函(han)數(shu)(shu)匹(pi)配員工績(ji)效(xiao)等級，形成動態報表(biao)。通(tong)過圖表(biao)功能，直(zhi)觀(guan)展示員工考(kao)勤趨勢與績(ji)效(xiao)分(fen)布，輔助(zhu)決策。此方法不(bu)僅提升管理效(xiao)率，還為優化人力資源配置(zhi)提供數(shu)(shu)據支持。
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