本案例由蘭州(zhou)交通大學提供
一、學校簡介
蘭州交(jiao)通大(da)學創建(jian)(jian)于1958年，由唐山鐵道學院(yuan)（現西南(nan)交(jiao)通大(da)學）和(he)北京鐵道學院(yuan)（現北京交(jiao)通大(da)學）部分系科成建(jian)(jian)制(zhi)遷(qian)蘭組建(jian)(jian)。
原名(ming)為(wei)蘭(lan)州鐵道學院，2003年更名(ming)為(wei)蘭(lan)州交(jiao)通大學，學校開展學歷(li)教育、技術改革、科技攻關、勘測設計、工(gong)程(cheng)監理(li)等工(gong)作。
二、過去在面對的問題和痛點
作為(wei)高校學生工(gong)作人員，實(shi)(shi)現學生工(gong)作的(de)(de)信息(xi)(xi)化(hua)，哪怕是實(shi)(shi)現部(bu)分信息(xi)(xi)化(hua)一直是我們的(de)(de)痛點。
目(mu)前雖(sui)然高校學生(sheng)工(gong)作(zuo)人員已經(jing)基本配備了移動設備和PC以(yi)及(ji)互(hu)聯網，但(dan)是學生(sheng)工(gong)作(zuo)的(de)(de)信息(xi)化還(huan)停留(liu)在使用(yong)IM軟(ruan)(ruan)件(jian)群群發通(tong)知，各部門(men)填表后(hou)使用(yong)IM軟(ruan)(ruan)件(jian)發回(hui)，發通(tong)知者匯(hui)總(zong)的(de)(de)階段上，存在著(zhu)通(tong)知難(nan)、填報難(nan)、收集(ji)難(nan)、匯(hui)總(zong)難(nan)等(deng)問題(ti)。信息(xi)填報不準確(que)，因為日常的(de)(de)報表工(gong)作(zuo)都是通(tong)過excel甚至(zhi)word來收集(ji)的(de)(de)，大多不能進行(xing)有效(xiao)的(de)(de)填表，數據(ju)收集(ji)來后(hou)，發通(tong)知的(de)(de)人還(huan)要進行(xing)反復修改甚至(zhi)再次發通(tong)知。
每(mei)年都要做(zuo)很(hen)多毫無意(yi)義、費時費力(li)的(de)工(gong)作，我(wo)相信幾乎(hu)所有的(de)高校學生工(gong)作人(ren)員都存在著和(he)我(wo)們一樣的(de)痛點。
三、使用簡道云實現學生工作信息化
各個高校的(de)學(xue)生工作覆蓋面(mian)都(dou)不(bu)一樣，但是都(dou)有共同(tong)涉及的(de)方(fang)面(mian)，現在以(yi)本校為(wei)例，說明簡(jian)道(dao)云對學(xue)生工作信息化的(de)實踐。
日常的(de)學(xue)生工(gong)作(zuo)(zuo)基本分(fen)為評(ping)(ping)優評(ping)(ping)先工(gong)作(zuo)(zuo)、資(zi)助(zhu)工(gong)作(zuo)(zuo)（助(zhu)學(xue)、貸款、獎學(xue)）、學(xue)生公寓管(guan)理(li)(li)、就業工(gong)作(zuo)(zuo)、黨(dang)委工(gong)作(zuo)(zuo)、團(tuan)委工(gong)作(zuo)(zuo)等，我(wo)們(men)仔細分(fen)析一下(xia)，這(zhe)些工(gong)作(zuo)(zuo)無(wu)一不和(he)使用(yong)報(bao)表(biao)對(dui)學(xue)生信息的(de)收(shou)集、查看、修改有關系。我(wo)們(men)從這(zhe)點入手，并(bing)以學(xue)生工(gong)作(zuo)(zuo)中(zhong)最常見的(de)評(ping)(ping)優、資(zi)助(zhu)和(he)公寓管(guan)理(li)(li)來(lai)說明。
1）信息收集工作
首先(xian)在制(zhi)作報表前(qian)，為(wei)了(le)保證收集(ji)信息(xi)的(de)準確(que)性(xing)(xing)，我(wo)們需要招生部門提(ti)供最(zui)原始的(de)信息(xi)，包括(kuo)學(xue)生的(de)學(xue)號(hao)、姓(xing)名、性(xing)(xing)別(bie)、學(xue)院、專業、班級和身份證號(hao)碼等(deng)，我(wo)們最(zui)后希望收集(ji)的(de)完整信息(xi)。
由于牽扯過多，一次收集不完整，有的時(shi)候還依賴于其他部(bu)門來后(hou)期導入(ru)，所(suo)以在設(she)計報表(biao)的時(shi)候，我們建議大家分類建立。
以下是我(wo)們建議大(da)家收集基(ji)本(ben)信息(xi)前(qian)做的工作。
1.建立基本參數表
我這(zhe)里(li)舉例(li)說明建立參(can)數表的(de)原因(yin)和(he)重要(yao)性，比(bi)如(ru)你(ni)在信息(xi)收集完畢后(hou)通過釘(ding)釘(ding)或者微信企業號(hao)限(xian)制(zhi)數據權(quan)限(xian)時(shi)，就(jiu)不(bu)用一(yi)個(ge)(ge)個(ge)(ge)表分別來進(jin)行設置了，你(ni)只要(yao)把參(can)數表的(de)權(quan)限(xian)控制(zhi)好就(jiu)可以(yi)了。另一(yi)個(ge)(ge)好處(chu)是所有表都可以(yi)引(yin)用參(can)數表，比(bi)如(ru)每個(ge)(ge)學(xue)院下有若(ruo)干個(ge)(ge)專業，這(zhe)時(shi)你(ni)的(de)其它的(de)任何一(yi)個(ge)(ge)表單就(jiu)都可以(yi)引(yin)用學(xue)院的(de)參(can)數表使用數據聯動來加入學(xue)院信息(xi)了，以(yi)下是我們(men)正在使用的(de)參(can)數表。
未來(lai)還會增加(jia)新的(de)參數表。這里(li)建議大家不要使用中括號“[]”來(lai)命名(ming)表格，因為導出的(de)數據用數據透視表和其(qi)它軟(ruan)件處理(li)數據的(de)時候還需要改名(ming)，非常麻煩。
2.建立學生聯動表單
以學(xue)生(sheng)基(ji)本信息為(wei)例，說一下怎么建立表單，其中學(xue)院信息等(deng)通過參數表進(jin)行數據聯(lian)動來(lai)引入(ru)。
建立(li)學生(sheng)基(ji)本(ben)(ben)(ben)信息：學號(hao)（單(dan)行(xing)(xing)(xing)文(wen)本(ben)(ben)(ben)）、姓(xing)名(ming)（單(dan)行(xing)(xing)(xing)文(wen)本(ben)(ben)(ben)）、性(xing)別（單(dan)選(xuan)按鈕組(zu)）、學院（下拉框）、專業(ye)（下拉框）、年級(ji)（下拉框）、班級(ji)（下拉框）、聯系方(fang)式(shi)（單(dan)行(xing)(xing)(xing)文(wen)本(ben)(ben)(ben)）、身份證號(hao)碼（單(dan)行(xing)(xing)(xing)文(wen)本(ben)(ben)(ben)）、分(fen)割線、家庭詳細(xi)住址（單(dan)行(xing)(xing)(xing)文(wen)本(ben)(ben)(ben)）、父(fu)親姓(xing)名(ming)（單(dan)行(xing)(xing)(xing)文(wen)本(ben)(ben)(ben)）、父(fu)親聯系方(fang)式(shi)（單(dan)行(xing)(xing)(xing)文(wen)本(ben)(ben)(ben)）、母親姓(xing)名(ming)（單(dan)行(xing)(xing)(xing)文(wen)本(ben)(ben)(ben)）、母親聯系方(fang)式(shi)（單(dan)行(xing)(xing)(xing)文(wen)本(ben)(ben)(ben)）。
3.數據填報前的準備工作
我們(men)(men)需(xu)要做一個確認(ren)是(shi)否(fou)填報的(de)裝置，因為(wei)我們(men)(men)是(shi)通過(guo)開放外鏈來填寫的(de)，既不能泄(xie)漏信息，又要讓學(xue)生查到自己是(shi)否(fou)填寫，所以我們(men)(men)想到這么一個辦法，首先建立這樣一個表(biao)單。
原理是這樣的，使用數據聯動來填入身份證號碼（當然也可以是別的），因為只要學生填了，這個數據的長度肯定就是大于0的，所以我們只需要在是否填報這里填入這樣一個公式，IF(LEN(身份證號碼)>0,“已經填報數據(ju)”,“未填報任何數據(ju)”)，同時隱藏容易泄(xie)密(mi)的(de)身份證號(hao)碼(ma)，使它(ta)不(bu)可見，那(nei)么學生打開檢(jian)查工(gong)具，看到的(de)是這樣的(de)：
其實(shi)這里他們(men)是否(fou)提交已經(jing)不重要了，這個裝置(zhi)可以有效讓他們(men)檢查自(zi)己(ji)有沒有填信息，或者(zhe)讓班長(chang)去檢查，至于(yu)怎(zen)么通知(zhi)，就是見仁見智的(de)方式了。個人建議使(shi)用釘(ding)釘(ding)的(de)公告來做這件事情。
4.發布表單外鏈
5.制作報表
通過報(bao)表(biao)確定每個學院信息(xi)各自(zi)填了多少(shao)，這里建議使用報(bao)表(biao)的(de)匯總表(biao)。然后可以把這個報(bao)表(biao)開放給各學院負(fu)(fu)責學生工作的(de)負(fu)(fu)責人讓他們去(qu)督促(cu)，一(yi)般來說，這樣(yang)信息(xi)的(de)收(shou)集者只需要督促(cu)不到(dao)20個人就夠了。
2）信息管理工作
這個時候你的參數表(biao)(biao)就派上用場了(le)，你只要(yao)設置好哪些學(xue)院只能查看(kan)自己學(xue)院的信(xin)息，那么(me)幾(ji)乎左(zuo)右(you)的報表(biao)(biao)和表(biao)(biao)單，他們都查看(kan)不了(le)別人的信(xin)息。
我建議所有(you)的表(biao)單根(gen)據(ju)需要至(zhi)少配(pei)套三個(ge)報表(biao)（數據(ju)表(biao)，匯(hui)總表(biao)和圖）。然后把他們放在各個(ge)文(wen)件夾下(xia)分(fen)享給不同(tong)的人。
最后(hou)貼一張(zhang)圖(tu)來說明我們已經(jing)開放的表單(dan)、報表和數據分(fen)享的頁面（實際(ji)表單(dan)數量四(si)五倍(bei)于此）。
