一(yi)、企業(ye)簡(jian)介

福建江夏學院(yuan)是(shi)福建省(sheng)(sheng)人民政(zheng)府舉辦(ban)的(de)省(sheng)(sheng)屬(shu)公(gong)辦(ban)普通學院(yuan)，是(shi)福建省(sheng)(sheng)示范性應用型本(ben)科高校，辦(ban)學歷史最早可追(zhui)溯到1957年。

學校校園規劃面積1388.4畝，截至2022年3月，有專任教師(shi)1200余人，全日制本科在校生近1.5萬人。

二、業務背景

1.引入簡道云的契機(ji)

潤米咨詢創始(shi)人(ren)劉(liu)潤說(shuo)過：“世(shi)界的(de)進(jin)步(bu)有(you)兩股力量在驅動(dong)，第(di)一股是能量，第(di)二股是信息(xi)。這兩股力量推(tui)動(dong)人(ren)類的(de)進(jin)步(bu)，最(zui)終體(ti)現在產業發展(zhan)上，也就是左腳和右腳。”

福建(jian)江夏學院智慧后勤一期建(jian)設(she)，于(yu)2017年(nian)12月投(tou)入使(shi)用，主要是一卡通系(xi)(xi)統、門禁系(xi)(xi)統、購電系(xi)(xi)統等(deng)重大型(xing)應用系(xi)(xi)統，但這些平臺都是獨(du)立運行，數據打通費時費力，平臺維護量大且更新不及時，容易出(chu)現(xian)(xian)數據不全的現(xian)(xian)象，對于(yu)校園的運營(ying)并沒有起到什(shen)么實質(zhi)性的幫助(zhu)。

同時，學校師生人(ren)數眾(zhong)多(duo)，近1.5萬人(ren)的信息和(he)需求需要(yao)被統計(ji)被考慮，這也向后勤(qin)管理提(ti)出了(le)很高的要(yao)求。

2.后勤(qin)管理(li)存在以(yi)下痛點

①在食堂(tang)管理方面，人員(yuan)、安全(quan)和質量是(shi)重點。

食堂員(yuan)工人數眾多、管理難度大(da)，每日(ri)健康打卡(ka)、人員(yuan)信息(xi)上(shang)報等繁雜多元的(de)工作，工作執行流轉效(xiao)率不(bu)高，配套的(de)信息(xi)化水平薄弱，數字化管理模(mo)式尚處于探索(suo)階段，亟(ji)需一套靈活的(de)應用系統來管理工作中的(de)各(ge)類動態信息(xi)，為管理部門提供信息(xi)統計和(he)數據分析決策依據，建立數字臺賬(zhang)。

②在疫情防控方面，學校人員眾多分布密集。

疫(yi)情防(fang)控(kong)常態化工(gong)作(zuo)(zuo)，員工(gong)每日健(jian)康(kang)信息填報(bao)(bao)數(shu)據龐大繁雜(za)，需要一套高效的填報(bao)(bao)和(he)(he)數(shu)據整理系(xi)統，建立(li)每日行(xing)蹤和(he)(he)健(jian)康(kang)監測機制(zhi)，掌握工(gong)作(zuo)(zuo)人(ren)員可疑接(jie)觸經(jing)歷(li)、旅(lv)行(xing)經(jing)歷(li)和(he)(he)身體健(jian)康(kang)狀況。

③在宿舍管理方面，學校宿舍樓眾多，宿舍管理難。

學(xue)生(sheng)宿舍(she)分布(bu)“點(dian)多(duo)、面廣(guang)”管(guan)理(li)難(nan)度大、房(fang)源及住(zhu)宿動(dong)態(tai)信(xin)息統計困(kun)難(nan)、宿舍(she)管(guan)理(li)協(xie)同辦(ban)公效(xiao)率不高等問題(ti)，亟需(xu)一套系統能夠(gou)打通學(xue)生(sheng)、輔導員、宿舍(she)管(guan)理(li)員、物(wu)業樓管(guan)、財(cai)務收費(fei)等多(duo)節點(dian)鏈路，實現學生住宿信息和人精(jing)準定位、精(jing)準管理的分級分權數字協同(tong)辦公，建(jian)立學生宿舍標準化、規范化管理的機制，節省人力、財力，提(ti)高管理水平。

④在維修管理方面，原有的報修系統并未直接對接到維修工端。

難以(yi)對維修工作人(ren)員(yuan)(yuan)的工作進(jin)行(xing)(xing)量化，后勤(qin)部門也無(wu)法進(jin)一步了解到維修人(ren)員(yuan)(yuan)的維修進(jin)度及服務態(tai)度。因此，需要一個(ge)系統能(neng)讓學生對維修進(jin)行(xing)(xing)進(jin)度查詢(xun)、打(da)分評價，并與工作人(ren)員(yuan)(yuan)效(xiao)能(neng)銜(xian)接。

3.數(shu)字化系(xi)統建設存在以下難點

①管理半徑很大，缺乏專業人才——學(xue)校后(hou)勤(qin)涉及(ji)到(dao)大大小小的(de)事物(wu)很(hen)多，學(xue)校中保潔(jie)、食堂(tang)職工等(deng)第三方工作人(ren)員學(xue)習(xi)使用(yong)系統的(de)能(neng)力(li)參差(cha)不齊；后(hou)勤(qin)部門中既懂管(guan)理又懂軟件(jian)開發的(de)人(ren)才(cai)偏少(shao)，導致(zhi)全(quan)局(ju)性(xing)的(de)個性(xing)化數(shu)字管(guan)理很(hen)難實(shi)現。

②傳統開發模式無法滿足需求——傳統軟(ruan)件開發成本高、周期長，而日常管理事務繁雜多元(yuan)，固化的(de)邏(luo)輯結構跟(gen)不(bu)上管理方式(shi)上的(de)變化，難以應對學校(xiao)迅速(su)變化的(de)需求(qiu)，所以總會存在管理觸及(ji)不(bu)到的(de)真空地帶(dai)，造成部分場景的(de)數字(zi)化缺位。

三、解決方案(an)

為解(jie)決以上(shang)困難，福建江夏學院借(jie)助(zhu)簡道云，自行(xing)研發(fa)后勤微服務系(xi)統(tong)，把大的(de)需求拆分成一(yi)個(ge)個(ge)具體的(de)場景，為后勤服務保障工作邁(mai)向數字化轉型成功(gong)賦(fu)能。思路如下(xia)：

1、做好第一(yi)道(dao)選擇題

智慧后(hou)勤(qin)建(jian)設如何兼顧好軟硬件產品(pin)是關鍵。如果直接采(cai)購，雖說在短時間內可以快(kuai)速搭(da)建(jian)起校園智慧服務，但個性化(hua)的需求無法(fa)滿足(zu)；而找其他(ta)軟件商開(kai)發(fa)，周(zhou)期太(tai)長，成本太(tai)高。

簡道云(yun)的出現很好地解決了這個難題，學校可(ke)以自主“量身定制”各(ge)個場景的應用，實現“彎道超車”，打造高校圈后勤業態。

2、建立(li)數字化轉型目標

借助簡道云(yun)，福(fu)建江夏學院的(de)后勤部門實現(xian)了“使用者—設計(ji)者—開(kai)發者”三位一體。他們秉承著“主動迎接痛(tong)點，快(kuai)速排(pai)除難點”的(de)理念(nian)，在數字化轉型的(de)過程(cheng)中(zhong)設定了低(di)成本、補短板、高(gao)效率、快(kuai)迭代、廣覆蓋(gai)的(de)目標。

3、量身制(zhi)定解決方案

四、應(ying)用場景

福(fu)建江夏學(xue)院智慧后勤共搭(da)建應用20余個(ge)，涵(han)蓋智慧膳食(shi)、宿管系(xi)統(tong)、每日健康打卡等多方面內容。下面介紹四個(ge)典(dian)型場景。

場景一(yi)：智慧膳食

a. 學校食堂員工流動性大，反復招聘且重新培訓時間浪費、效率不(bu)高(gao)，亟需(xu)一款系統總結(jie)數(shu)據、分(fen)析(xi)預測，為后續招聘提供參考(kao)

b. 食堂日(ri)常管理、衛生督促等工(gong)作機制無(wu)法形(xing)成有效(xiao)監管，沒有完(wan)善規(gui)范(fan)的數字化懲處機制

a. 分(fen)析實時(shi)數(shu)據，提(ti)供決(jue)策支撐

福建(jian)江夏學(xue)院借助簡道云設計自定義表單(dan)，收集食堂(tang)員(yuan)(yuan)工人數(shu)、男女比例(li)、無犯罪記錄證明、疫苗接種情況、食堂(tang)每個(ge)月新(xin)進員(yuan)(yuan)工人數(shu)等信息，通過儀表盤匯總展示(shi)，對食堂(tang)員(yuan)(yuan)工離(li)職(zhi)率、在職(zhi)時長、離(li)職(zhi)年(nian)(nian)齡段(duan)趨(qu)勢(shi)圖進行分析(xi)，得(de)出結(jie)論(lun)：員(yuan)(yuan)工年(nian)(nian)齡趨(qu)于(yu)年(nian)(nian)輕(qing)化(hua)，30-40歲年(nian)(nian)齡區間占比高離(li)職(zhi)率也高，數(shu)據(ju)(ju)匯總分析(xi)結(jie)果為食堂(tang)員(yuan)(yuan)工招聘(pin)提供參考數(shu)據(ju)(ju)支撐。

b.建立(li)數字臺帳，規范(fan)懲處機制

在對(dui)(dui)食(shi)堂(tang)(tang)日常管(guan)理(li)和巡查工作中(zhong)，面對(dui)(dui)食(shi)堂(tang)(tang)運營(ying)監管(guan)，工作人員(yuan)借助簡道云創建的食(shi)堂(tang)(tang)規(gui)范管(guan)理(li)數字(zi)(zi)臺賬功能模塊，對(dui)(dui)食(shi)堂(tang)(tang)規(gui)范管(guan)理(li)實施數字(zi)(zi)化(hua)監管(guan)，對(dui)(dui)不合規(gui)定的操作、行為等實施填單(dan)拍(pai)照上(shang)報、創建數字(zi)(zi)臺賬，并將結(jie)果實時推送相關管(guan)理(li)人員(yuan)。

通過(guo)簡道(dao)云量身設計個(ge)性化系統，在食堂事務(wu)數(shu)(shu)字管理、數(shu)(shu)字監管、數(shu)(shu)字臺(tai)賬，做到人員、臺(tai)賬、事務(wu)等各項數(shu)(shu)據的精準監督(du)和實時查詢，為管理部(bu)門提供(gong)高效(xiao)服務(wu)。

場景二(er)：疫情防控(kong)

學校稠人廣眾，人員流動密集復雜，疫情形勢嚴峻且不可輕視，大大增加了后勤管理的難度。采(cai)用簡(jian)道云系(xi)統前，暑期學校統計第三方工作人員健康情況及人員軌跡時，耗(hao)時耗(hao)力，流程繁瑣。

借(jie)助簡道云，福建江夏學(xue)院(yuan)后(hou)勤部門在短時間內搭建完成(cheng)疫(yi)情防控信(xin)息填報(bao)表單，24小(xiao)時完成(cheng)散(san)布在全國各地500多(duo)人的(de)疫(yi)情防控信(xin)息采集工(gong)作，大大提高工(gong)作效(xiao)率，減(jian)少人工(gong)成(cheng)本，也規避了(le)(le)人工(gong)記(ji)錄產生的(de)錯誤。同時，巧用“選項顏色”標識哪些是正常狀況(kuang)下應(ying)選的(de)、哪些是代表異常的(de)，降低了(le)(le)使(shi)用門檻，解(jie)放了(le)(le)大量人力。

該應用實現實時統計(ji)、實時展(zhan)示(shi)、實時預警，助力學校在短時間內快速(su)實現對人員的精準(zhun)(zhun)定位、精準(zhun)(zhun)管(guan)理、精準(zhun)(zhun)服務(wu)，提升全校疫情防(fang)控效率。

場(chang)景三：宿舍管理

學(xue)生宿(su)舍(she)存在“點(dian)多、面廣、難管(guan)(guan)理”的特點(dian)，導致房源及住宿(su)信息(xi)統計困難。對(dui)于(yu)宿(su)舍(she)管(guan)(guan)理人員來說，他們的協同辦公能力和效率都有待提高。

首(shou)先，常態化宿(su)(su)(su)舍(she)(she)管(guan)理(li)(li)。福(fu)建江夏學(xue)(xue)(xue)院后勤學(xue)(xue)(xue)生宿(su)(su)(su)舍(she)(she)管(guan)理(li)(li)科借助簡道云搭建學(xue)(xue)(xue)生宿(su)(su)(su)舍(she)(she)管(guan)理(li)(li)平臺，在宿(su)(su)(su)舍(she)(she)調整(zheng)、安排及住宿(su)(su)(su)費(fei)結算方(fang)面(mian)，通(tong)過打通(tong)學(xue)(xue)(xue)生、輔導員、宿(su)(su)(su)舍(she)(she)管(guan)理(li)(li)員、物業樓(lou)管(guan)、財(cai)務收費(fei)多個節點鏈路，分(fen)類(lei)自動生成入住分(fen)布圖和空(kong)位結構圖，進行(xing)學(xue)(xue)(xue)生宿(su)(su)(su)舍(she)(she)精準化管(guan)理(li)(li)。

其次，疫情(qing)防控(kong)健康觀測(ce)點宿舍管理(li)。借助智慧(hui)后勤(qin)微(wei)信公眾(zhong)號搭載簡道(dao)云數(shu)據(ju)(ju)采集(ji)表單，對(dui)發(fa)熱(re)、健康碼異常等學生住宿預(yu)約(yue)。通過“一張(zhang)碼、一張(zhang)表”方(fang)式對(dui)相關學生信息進行數(shu)據(ju)(ju)采集(ji)和(he)數(shu)據(ju)(ju)分(fen)析，對(dui)數(shu)據(ju)(ju)產生的內容進行多維(wei)度展現和(he)分(fen)級分(fen)權(quan)管理(li)，提(ti)升后勤(qin)數(shu)字化應用的廣度和(he)深度，推動后勤(qin)疫情(qing)服務保障工作不(bu)斷創新前行，促進后勤(qin)服務管理(li)向精準化和(he)精細化發(fa)展。

宿(su)舍管(guan)理(li)(li)應用實現了(le)學生(sheng)住宿(su)信息和人(ren)精準定(ding)位(wei)、精準管(guan)理(li)(li)的分(fen)級分(fen)權數字(zi)協同辦公(gong)，夯實了(le)學生(sheng)宿(su)舍標準化(hua)、規(gui)范化(hua)管(guan)理(li)(li)的基礎，節省了(le)大量人(ren)力、財力，提(ti)高了(le)整體管(guan)理(li)(li)水平。

場(chang)景(jing)四(si)：在線報修

以(yi)前的(de)報(bao)修(xiu)系統(tong)難以(yi)對維修(xiu)工人(ren)的(de)工作(zuo)進(jin)行量(liang)化，且無法督促服務(wu)人(ren)員(yuan)優化服務(wu)體驗(yan)，難以(yi)體現學校后勤部門服務(wu)至上的(de)理(li)念(nian)。亟需一(yi)個系統(tong)連(lian)接學生與(yu)工作(zuo)人(ren)員(yuan)，進(jin)行真實打(da)分(fen)與(yu)評價，并與(yu)工作(zuo)人(ren)員(yuan)的(de)KPI掛鉤。

福(fu)建江夏(xia)學(xue)院通(tong)過簡道云設計了集“報修(xiu)—查詢—評價”于(yu)一體的(de)在線報修(xiu)表單(dan)，并將表單(dan)通(tong)過外鏈掛(gua)載在學(xue)校(xiao)智慧后勤微信公(gong)眾號上，方便師生在線報修(xiu)、查詢。根據(ju)報修(xiu)數(shu)據(ju)自動統計工作量，圍繞維修(xiu)工人維修(xiu)實效(xiao)、服(fu)務態(tai)度等進(jin)行綜(zong)合考核。

同(tong)時，通過(guo)對(dui)報修內(nei)容進(jin)行區域劃(hua)分(fen)和內(nei)容分(fen)類統計梳理，針對(dui)高頻次、突(tu)出(chu)的報修問題(ti)，及時做好維(wei)修前(qian)瞻規(gui)劃(hua)和易(yi)耗維(wei)修物(wu)件(jian)備件(jian)，為師生提供安全舒適的環境。

通過維修后評價(jia)，讓維修師傅注(zhu)(zhu)重服(fu)務(wu)(wu)態度，注(zhu)(zhu)重先敲門先問詢等細(xi)節(jie)，由“被動”服(fu)務(wu)(wu)轉變為“主動”服(fu)務(wu)(wu)，秉承“讓數據跑(pao)起來，讓服(fu)務(wu)(wu)更完善”的理念(nian)，實現(xian)“微服(fu)務(wu)(wu)、心服(fu)務(wu)(wu)、約服(fu)務(wu)(wu)”。

五、總結概(gai)述

后(hou)勤管(guan)理是(shi)校(xiao)(xiao)園(yuan)管(guan)理的重要基(ji)礎，后(hou)勤部門(men)為師(shi)生(sheng)們提供舒適的校(xiao)(xiao)園(yuan)環境(jing)，為校(xiao)(xiao)園(yuan)生(sheng)活(huo)的正常運行提供了保障。福建江夏學(xue)院(yuan)從司空(kong)見慣(guan)的小(xiao)事(shi)出發，反思并(bing)完善后(hou)勤管(guan)理的每一個(ge)環節和流程，不斷(duan)總結、不斷(duan)學(xue)習、不斷(duan)進步，致力于做(zuo)(zuo)學(xue)校(xiao)(xiao)與師(shi)生(sheng)之間的橋梁(liang)，做(zuo)(zuo)一站(zhan)式服(fu)務(wu)。

福建江(jiang)夏學院后勤部(bu)門，借助(zhu)簡道云打通(tong)(tong)業務(wu)壁壘流通(tong)(tong)數(shu)據，高效搜(sou)集信息進行分(fen)析，通(tong)(tong)過精煉(lian)產(chan)生知識并最(zui)終作用于決策(ce)。從傳統型(xing)信(xin)息化建(jian)設開(kai)始，逐漸過渡到(dao)個(ge)(ge)性型(xing)智慧(hui)化建(jian)設，并將最終實現應用型(xing)數字(zi)化建(jian)設。從統一一種理念，到(dao)設計一張藍圖，再到(dao)找準一個(ge)(ge)入(ru)口，建(jian)設后勤(qin)數字(zi)化。

他們用數字發現問題，用數字解決問題，最終實現數字化。就像他們所提出的那樣，“2022數字創新，讓(rang)服務(wu)發聲”。