一、企業(ye)簡(jian)介

石家莊正(zheng)華消(xiao)(xiao)防設(she)備有(you)限公司(si)(si)成(cheng)立于2006年，是(shi)一家集科研、設(she)計、制造、銷(xiao)售、服務為(wei)一體的消(xiao)(xiao)防產品專業(ye)生產廠(chang)家，是(shi)河北(bei)省較(jiao)齊(qi)全的滅火系統生產廠(chang)家，有(you)多項國家消(xiao)(xiao)防產品質量監(jian)督檢測中心(xin)的資質證(zheng)書。公司(si)(si)秉承著“正(zheng)誠(cheng)助消(xiao)(xiao)，華實為(wei)防”的經營(ying)態(tai)度，為(wei)客(ke)戶提供(gong)優質的服務，為(wei)社會(hui)輸出(chu)質量過硬的消(xiao)(xiao)防產品。

二、業(ye)務/管理(li)需求

1）業務(wu)形態(tai)(tai)復(fu)雜：正華消防(fang)雖(sui)然規模不大(da)，但(dan)公司業務(wu)形態(tai)(tai)復(fu)雜，既有生產銷售(shou)，也有代理銷售(shou)，客戶種類多，涉及產品種類多。

2）業(ye)務流(liu)程(cheng)復雜(za)：正(zheng)華消防沒(mei)有繁(fan)雜(za)的(de)流(liu)程(cheng)，但卻有復雜(za)的(de)業(ye)務流(liu)，又無法承(cheng)擔更多的(de)人(ren)力支出去精細化管(guan)理業(ye)務，人(ren)手不夠(gou)導致管(guan)理面臨著更多的(de)挑戰。

3）系統(tong)難以滿足(zu)需求：普通(tong)的(de)ERP解決不了正華消防(fang)的(de)管理需求，復雜的(de)ERP會徒增員(yuan)工的(de)工作量。

正華消防(fang)的(de)信息化(hua)已經是迫在眉睫，測試了市面(mian)上十幾(ji)款ERP，卻(que)找不到一個(ge)貼切公司(si)需(xu)求的(de)。直到發現了簡道云(yun)，自(zi)(zi)由搭(da)建，可(ke)(ke)以在功能方面(mian)自(zi)(zi)由取(qu)舍，更可(ke)(ke)以滿足多元(yuan)化(hua)的(de)需(xu)求。

三、解決方案

正華消防在(zai)以往的(de)(de)經營中未重視信息化的(de)(de)建設，導致經營中出現(xian)了各(ge)種各(ge)樣(yang)的(de)(de)問題(ti)。首當其沖的(de)(de)就是流(liu)(liu)(liu)程(cheng)(cheng)的(de)(de)管(guan)理問題(ti)，流(liu)(liu)(liu)程(cheng)(cheng)不受管(guan)理一定(ding)會出現(xian)各(ge)種各(ge)樣(yang)的(de)(de)風險(xian)，公司需(xu)要流(liu)(liu)(liu)程(cheng)(cheng)的(de)(de)管(guan)理去規范工作內容(rong)，以及業務中產生的(de)(de)數據。所以正華消防第(di)一要務是將所有的(de)(de)流(liu)(liu)(liu)程(cheng)(cheng)捋(lv)清，而簡(jian)道云的(de)(de)定(ding)制(zhi)流(liu)(liu)(liu)程(cheng)(cheng)功能(neng)很好(hao)地解決了這(zhe)個問題(ti)。

其次，小公司的管理(li)，無非是一(yi)進一(yi)出。正華消防使(shi)用(yong)簡道云定(ding)制表單將一(yi)切進出金(jin)額、進出貨物等數據合理(li)的插入到工作流程(cheng)中，使(shi)得所有數據都能被采集到。

四、應用場景

場景一：銷(xiao)售單管理

因為(wei)業(ye)務需(xu)求，正(zheng)華(hua)消(xiao)防(fang)需(xu)要按(an)照客(ke)戶(hu)的(de)項目名稱區分(fen)銷(xiao)(xiao)售(shou)(shou)單，并(bing)根據(ju)(ju)對賬情(qing)況區分(fen)哪(na)些是已(yi)對賬的(de)銷(xiao)(xiao)售(shou)(shou)單，同時公(gong)(gong)司(si)(si)在業(ye)務開展中會(hui)有多種物(wu)流(liu)方式，和多種運(yun)費(fei)(fei)(fei)承擔的(de)情(qing)況，例如(ru)說正(zheng)華(hua)消(xiao)防(fang)自行送貨運(yun)費(fei)(fei)(fei)由(you)公(gong)(gong)司(si)(si)承擔或(huo)(huo)客(ke)戶(hu)承擔，正(zheng)華(hua)消(xiao)防(fang)委(wei)托物(wu)流(liu)發(fa)貨，運(yun)費(fei)(fei)(fei)公(gong)(gong)司(si)(si)承擔或(huo)(huo)客(ke)戶(hu)承擔，或(huo)(huo)各承擔一半。也有正(zheng)華(hua)消(xiao)防(fang)先行墊付(fu)運(yun)費(fei)(fei)(fei)，再(zai)計(ji)入應收款的(de)情(qing)況。這(zhe)些業(ye)務內(nei)容邏(luo)輯簡單，但是處理起來復雜(za)，以往(wang)都是用(yong)紙(zhi)質單據(ju)(ju)記(ji)錄，統計(ji)總運(yun)費(fei)(fei)(fei)支出困難，回查困難。正(zheng)華(hua)消(xiao)防(fang)與客(ke)戶(hu)的(de)結(jie)算(suan)方式都是按(an)照銷(xiao)(xiao)售(shou)(shou)單據(ju)(ju)結(jie)算(suan)，偶爾(er)有丟失(shi)單據(ju)(ju)的(de)情(qing)況，給(gei)公(gong)(gong)司(si)(si)造(zao)成損失(shi)。

正華(hua)消防(fang)用(yong)(yong)簡道云(yun)搭建了(le)流(liu)程銷(xiao)售(shou)單(dan)(dan)(dan)(dan)，使用(yong)(yong)流(liu)程表單(dan)(dan)(dan)(dan)功(gong)能貫通銷(xiao)售(shou)單(dan)(dan)(dan)(dan)的一(yi)(yi)應業(ye)務(wu)流(liu)，每張(zhang)銷(xiao)售(shou)單(dan)(dan)(dan)(dan)開(kai)具(ju)后(hou)(hou)，由物流(liu)主管按照(zhao)單(dan)(dan)(dan)(dan)據(ju)內容(rong)安排出貨，物流(liu)員(yuan)將最終產生的實際金額(e)填入(ru)(ru)表單(dan)(dan)(dan)(dan)內，系統按照(zhao)選擇(ze)的運費承擔(dan)方，并通過聚合表分門別類(lei)的入(ru)(ru)賬(zhang)，銷(xiao)售(shou)單(dan)(dan)(dan)(dan)據(ju)完成(cheng)后(hou)(hou)由辦公室回(hui)收(shou)單(dan)(dan)(dan)(dan)據(ju)并上傳回(hui)收(shou)單(dan)(dan)(dan)(dan)據(ju)，保證(zheng)單(dan)(dan)(dan)(dan)據(ju)無一(yi)(yi)丟失，就算回(hui)收(shou)后(hou)(hou)單(dan)(dan)(dan)(dan)據(ju)因保存不妥丟失，也有影像記錄。

這套流(liu)程(cheng)上線后(hou)，可以(yi)有效的(de)(de)統(tong)計正(zheng)華消防物(wu)流(liu)支(zhi)出(chu)的(de)(de)金(jin)額用(yong)以(yi)分析，有了(le)(le)數據(ju)做支(zhi)撐，正(zheng)華消防得(de)以(yi)更靈活跟一些物(wu)流(liu)談判，以(yi)及(ji)合理(li)的(de)(de)調整物(wu)流(liu)管理(li)，預計今年可減(jian)少5%-10%的(de)(de)物(wu)流(liu)支(zhi)出(chu)。有了(le)(le)流(liu)程(cheng)管理(li)后(hou)，做到(dao)(dao)了(le)(le)單據(ju)零丟失，丟失量(liang)從(cong)10減(jian)到(dao)(dao)1是(shi)數的(de)(de)突(tu)破(po)，從(cong)1減(jian)到(dao)(dao)0是(shi)質的(de)(de)突(tu)破(po)。

場景二：生(sheng)產管(guan)理

市面(mian)上沒(mei)有適(shi)合正華(hua)消防(fang)生(sheng)產(chan)(chan)用的管理(li)系(xi)統，生(sheng)產(chan)(chan)的過(guo)程一直(zhi)不能數字(zi)化管理(li)，導致(zhi)公(gong)司無(wu)法(fa)便(bian)捷(jie)地知悉生(sheng)產(chan)(chan)情況、生(sheng)產(chan)(chan)成本等。正華(hua)消防(fang)的生(sheng)產(chan)(chan)都是以(yi)計件的形(xing)式，以(yi)往是生(sheng)產(chan)(chan)員工(gong)(gong)自(zi)己記一個賬，會計再(zai)按照生(sheng)產(chan)(chan)訂單內(nei)容統計出(chu)一個計件的賬，然后兩方核(he)對，由于都是手(shou)工(gong)(gong)賬，很容易出(chu)錯，出(chu)錯再(zai)回查(cha)就產(chan)(chan)生(sheng)了很大工(gong)(gong)作量(liang)。

正華消防使用(yong)(yong)簡(jian)道云(yun)搭(da)建(jian)一(yi)套(tao)能適應(ying)自(zi)己的(de)生(sheng)(sheng)(sheng)(sheng)產(chan)管理系統，業務員(yuan)下生(sheng)(sheng)(sheng)(sheng)產(chan)需(xu)求單(dan)(dan)(dan)，廠長審(shen)核生(sheng)(sheng)(sheng)(sheng)產(chan)需(xu)求單(dan)(dan)(dan)后自(zi)動(dong)(dong)生(sheng)(sheng)(sheng)(sheng)成生(sheng)(sheng)(sheng)(sheng)產(chan)任(ren)(ren)(ren)務單(dan)(dan)(dan)，生(sheng)(sheng)(sheng)(sheng)產(chan)員(yuan)工選擇自(zi)己負責(ze)的(de)生(sheng)(sheng)(sheng)(sheng)產(chan)任(ren)(ren)(ren)務單(dan)(dan)(dan)填報(bao)計件單(dan)(dan)(dan)。簡(jian)單(dan)(dan)(dan)的(de)流程(cheng)搭(da)建(jian)，實現了生(sheng)(sheng)(sheng)(sheng)產(chan)過程(cheng)的(de)管理。每個流程(cheng)都(dou)記(ji)錄相(xiang)(xiang)應(ying)的(de)負責(ze)人。員(yuan)工使用(yong)(yong)計件單(dan)(dan)(dan)填報(bao)計件數(shu)量(liang)，使用(yong)(yong)聚合表并用(yong)(yong)儀表盤輸出，可以直接顯示每月的(de)完成數(shu)量(liang)。計件數(shu)量(liang)與生(sheng)(sheng)(sheng)(sheng)產(chan)任(ren)(ren)(ren)務單(dan)(dan)(dan)相(xiang)(xiang)關聯(lian)，生(sheng)(sheng)(sheng)(sheng)產(chan)任(ren)(ren)(ren)務單(dan)(dan)(dan)與生(sheng)(sheng)(sheng)(sheng)產(chan)需(xu)求單(dan)(dan)(dan)相(xiang)(xiang)關聯(lian)。建(jian)立工藝單(dan)(dan)(dan)價的(de)數(shu)據庫，使用(yong)(yong)數(shu)據聯(lian)動(dong)(dong)帶入到表單(dan)(dan)(dan)，自(zi)動(dong)(dong)計算工資。

因(yin)為流(liu)程(cheng)記錄著相應的負責(ze)人，如果生產的產品出現問(wen)題，直接(jie)查詢單(dan)(dan)據(ju)(ju)就可以看到(dao)是(shi)哪個環節，哪個人出了(le)問(wen)題。生產員工(gong)填報(bao)計件內容后不用(yong)再自(zi)己記手帳了(le)，會計也可以直接(jie)得到(dao)每個月的工(gong)資應付。因(yin)為各單(dan)(dan)據(ju)(ju)的互相關(guan)聯(lian)，并用(yong)數據(ju)(ju)校(xiao)驗實現了(le)數量(liang)校(xiao)驗，員工(gong)如果報(bao)錯(cuo)了(le)計件數量(liang)則無(wu)法提交表單(dan)(dan)，不提交表單(dan)(dan)無(wu)法計算(suan)工(gong)資。這樣(yang)的信息化(hua)管理(li)優化(hua)了(le)生產流(liu)程(cheng)，并減(jian)少了(le)大量(liang)的統計工(gong)作量(liang)，提高了(le)準確(que)率(lv)。

場景三(san)：對賬管理(li)

正華消(xiao)防的客戶大多是工程公(gong)司，結(jie)款(kuan)方(fang)(fang)式(shi)多種多樣，例(li)如按月結(jie)、按金額(e)結(jie)、按項目結(jie)。所以(yi)公(gong)司對賬的場(chang)景較多，并且對賬時會因(yin)為(wei)工地現(xian)場(chang)人員(yuan)未(wei)能(neng)(neng)及時回(hui)單(dan)，本月的銷售單(dan)據可(ke)能(neng)(neng)要到下月甚至更久(jiu)才能(neng)(neng)核對，雖然(ran)公(gong)司有一套ERP系(xi)統(tong)可(ke)以(yi)統(tong)計應收款(kuan)，但是無(wu)法處(chu)理如此復雜的對賬方(fang)(fang)式(shi)，只能(neng)(neng)用EXCEL來記錄，又(you)因(yin)為(wei)各個客戶的對賬方(fang)(fang)式(shi)不(bu)一樣， 記錄的形式(shi)五(wu)花八門，很難統(tong)一。

是用(yong)簡(jian)道云(yun)建立對(dui)賬管理(li)表單(dan)(dan)，將本次(ci)對(dui)賬的(de)單(dan)(dan)據(ju)選入表單(dan)(dan)中，生(sheng)成本期對(dui)賬金額。被(bei)選入的(de)單(dan)(dan)據(ju)使(shi)用(yong)智能(neng)助手功能(neng)將已(yi)經選過(guo)的(de)單(dan)(dan)據(ju)標記未(wei)已(yi)對(dui)賬，下次(ci)對(dui)賬時則不(bu)能(neng)選已(yi)對(dui)賬的(de)單(dan)(dan)據(ju)。

該(gai)功(gong)能(neng)上(shang)線后完全(quan)改變了財務的(de)工作(zuo)方式(shi)，一切對(dui)賬數據以簡道(dao)云平臺的(de)為主，而(er)不是雜亂的(de)EXCEL表(biao)格。以往的(de)對(dui)賬情況只(zhi)能(neng)體現在EXCEL上(shang)，手工做(zuo)表(biao)難免(mian)少記漏記錯記。現在使用簡道(dao)云自建的(de)表(biao)單將每次對(dui)賬情況錄入到(dao)系統內，達成(cheng)了對(dui)賬零出錯。

五、總結與展望

通過簡道(dao)云(yun)的(de)靈(ling)活搭建，靈(ling)活的(de)收集、分類、分析數據(ju)，難能(neng)可貴(gui)的(de)是并(bing)沒(mei)有付出(chu)多大(da)的(de)代價就達成(cheng)了(le)運費(fei)管理零出(chu)錯、生產工(gong)資零出(chu)錯、對賬(zhang)管理零出(chu)錯，由此大(da)大(da)減(jian)少了(le)財務工(gong)作量，甚(shen)至空閑出(chu)了(le)兩個(ge)助(zhu)理會計轉崗成(cheng)銷(xiao)售內勤，提升了(le)公司銷(xiao)售支持能(neng)力，全(quan)面的(de)信息化給正華消防帶來(lai)了全新的(de)工作體驗。

小公司定(ding)制化(hua)搭建(jian)的(de)系統往往是高(gao)層(ceng)或(huo)者老板去推(tui)行(xing)的(de)，在搭建(jian)中也是從上至下的(de)貫(guan)徹，但正華消防并不忽略員工的(de)(de)角(jiao)度，在搭建(jian)中多從員工的(de)(de)角(jiao)度出(chu)發，使系(xi)統的(de)(de)完成度更高，員工的(de)(de)落實也更有積極性。

信息化是每個企(qi)業(ye)的必(bi)經之路，但使用(yong)成(cheng)套(tao)的管(guan)理系(xi)統只能讓業(ye)務(wu)流(liu)程去妥(tuo)協系(xi)統，導致業(ye)務(wu)流(liu)程受(shou)限。一個靈活(huo)搭(da)建的系(xi)統才是能伴隨企(qi)業(ye)成(cheng)長并與(yu)時俱進的系(xi)統。