一、企業簡介

上(shang)海理(li)(li)光生(sheng)(sheng)產(chan)(chan)集團(tuan)作(zuo)為(wei)日本理(li)(li)光集團(tuan)上(shang)海生(sheng)(sheng)產(chan)(chan)據點，由上(shang)海理(li)(li)光數(shu)碼(ma)設(she)備有限(xian)公(gong)司(si)、上(shang)海理(li)(li)光辦公(gong)設(she)備有限(xian)公(gong)司(si)組成。主要生(sheng)(sheng)產(chan)(chan)數(shu)碼(ma)復合機、彩色激光打印機等(deng)產(chan)(chan)品(pin)(pin)及配套零部件；高(gao)精度模具(ju)的(de)(de)設(she)計、開發、加(jia)工；電裝部件、部件的(de)(de)制(zhi)造等(deng)。通過“清(qing)流化”、“同(tong)期化”、“高(gao)效率”的(de)(de)生(sheng)(sheng)產(chan)(chan)方(fang)式，上(shang)海理(li)(li)光建立了具(ju)有競爭力的(de)(de)一流生(sheng)(sheng)產(chan)(chan)基(ji)地，并先(xian)后(hou)獲(huo)得ISO9001、ISO14001、OHSAS等(deng)多項國際認證，為(wei)全世界(jie)的(de)(de)客戶提(ti)供高(gao)品(pin)(pin)質的(de)(de)產(chan)(chan)品(pin)(pin)。

近年以(yi)來，上海(hai)理光(guang)生產集(ji)團積極打造(zao)“數字化制(zhi)造(zao)”工廠（DM），在自動化、可視化以(yi)及智能化等方(fang)面不斷創新與實踐，努力成為世界(jie)行業(ye)的領跑者。

二(er)、業(ye)務/管理需(xu)求

近(jin)年以(yi)來(lai)，上海理(li)光生(sheng)產(chan)集團(tuan)在自動化(hua)、可視化(hua)以(yi)及智能(neng)化(hua)等方面不斷創新與(yu)實踐，人(ren)事管理(li)卻(que)始終停留在EXCEL做表、紙(zhi)張審批的“舊時代”。典型問(wen)題(ti)如(ru)下：

1.公司(si)員工(gong)個(ge)人信(xin)(xin)息(xi)的收集(ji)、保(bao)存(cun)都依(yi)賴人工(gong)和紙(zhi)張。信(xin)(xin)息(xi)收集(ji)效率低、易(yi)出錯、信(xin)(xin)息(xi)保(bao)存(cun)成本高、查詢(xun)困難(nan)

2.各類紙質申請(qing)單手續(xu)復雜(za)，領導(dao)請(qing)假/出差時，無法在申請(qing)單上簽字蓋章，會(hui)導(dao)致審批流(liu)程停(ting)滯

3.各類(lei)周報、月(yue)報，通過手工Excel進(jin)行制作，耗時耗力(li)，數據時效性差

4.疫情(qing)期間，對于疫情(qing)防控及(ji)保證公(gong)司員(yuan)工(gong)(gong)正常工(gong)(gong)作生(sheng)活的(de)需求

三(san)、解決方案

簡(jian)(jian)道云(yun)作(zuo)為上海(hai)理光(guang)打造(zao)“數字(zi)化(hua)(hua)制造(zao)”工廠的(de)(de)重要(yao)工具，被全公(gong)司(si)各部(bu)(bu)門廣泛使(shi)用。零代碼開(kai)發(fa)，快速(su)上手的(de)(de)優(you)點，使(shi)各部(bu)(bu)門在(zai)極短的(de)(de)時(shi)間(jian)內，即可完成傳統報(bao)表(biao)到數字(zi)化(hua)(hua)報(bao)表(biao)的(de)(de)進步。此外，IT部(bu)(bu)門以簡(jian)(jian)道云(yun)系統為基(ji)礎，配(pei)合其他數字(zi)化(hua)(hua)工具（Finereport、RPA等(deng)）工具的(de)(de)使(shi)用，在(zai)公(gong)司(si)內搭建起(qi)龐大的(de)(de)數字(zi)化(hua)(hua)系統。

應用個數：28

報表總數：50

儀(yi)表盤總數：418

流程表(biao)單總數：462

協(xie)作表單總數：604

數據量：30萬(wan)條/年

每日訪問(wen)數量：1200+

四(si)、應用場(chang)景

場景一：勞工招聘(pin)、面試、報(bao)到電子化(hua)

1.勞工應聘(pin)時(shi)需書面填寫(xie)應聘(pin)表(biao)、報到時(shi)需填寫(xie)員工信(xin)息表(biao)，兩表(biao)存在一半信(xin)息重復，但兩張表(biao)無法合并為一張表(biao)，勞工反(fan)復填寫(xie)相同信(xin)息，多人(ren)(ren)向人(ren)(ren)事(shi)反(fan)饋意見

2.部(bu)分應(ying)聘(pin)者字(zi)跡潦草難以辨認，面試(shi)官只得無奈放棄錄用

3.人(ren)事向(xiang)應聘者提供(gong)表格、水筆，每(mei)年紙筆損耗費用約2000元，且不符合公司環境(jing)保(bao)護(hu)的可(ke)持續發展方針。紙質員工信息表保(bao)存占用檔案室空(kong)間，且不易查(cha)詢

4.近年來新冠(guan)疫情(qing)反復，面試官接觸大量應聘者，應聘表來回傳(chuan)遞，新冠(guan)病毒(du)感染風(feng)險較大

利用簡道云搭(da)建(jian)【人(ren)員招聘】應用，實現勞(lao)工應聘、面試(shi)、報到(dao)電子(zi)化、無(wu)紙(zhi)化。

1.應聘者只需(xu)手(shou)機掃碼填寫應聘表

2.面試時，面試官只需在簡道云表單輸入應聘者身份證(zheng)后四(si)位，即(ji)可關聯應聘者填寫(xie)的應聘表并登錄面試結(jie)果

3.應(ying)(ying)聘(pin)者入職時，手機掃描(miao)二維碼填寫姓名及身份證(zheng)號，即(ji)可關聯(lian)應(ying)(ying)聘(pin)表(biao)確認(ren)個人信息，確認(ren)無誤并補(bu)全緊急(ji)聯(lian)系人等個人信息后，即(ji)可作為員(yuan)工信息登(deng)記表(biao)提交

1.實現了(le)招聘、面試(shi)、報到的(de)電(dian)子化及(ji)無紙化，減少公司(si)紙筆成(cheng)本2000元/年

2.無需(xu)重復填表，提高了新入職員工(gong)的(de)滿意度；應聘(pin)者與面試(shi)官(guan)只需(xu)各自在(zai)手機/電腦上操作即可，避免紙張接(jie)觸(chu)導(dao)致的(de)疫情(qing)傳播加劇問題

3.應聘者信息電子化，為進一(yi)步的(de)人(ren)員管理(li)大(da)屏(ping)可視化提供了數據基礎

4.數據自動統計匯總，無需手動分(fen)析數據

場景二：人員(yuan)管理數(shu)字(zi)化大屏

人(ren)事每周(zhou)需向公司高層管(guan)理(li)(li)者匯(hui)報人(ren)員情(qing)況(kuang)，手工整理(li)(li)相關數據至(zhi)少耗費4H/周(zhou)，數據的(de)時效(xiao)性較差(cha)。

以簡(jian)道(dao)云數(shu)(shu)(shu)(shu)據及人(ren)事系統(tong)數(shu)(shu)(shu)(shu)據為基礎，使(shi)用Finereport制作實時的人(ren)員(yuan)管理數(shu)(shu)(shu)(shu)字化(hua)大(da)屏(ping)。數(shu)(shu)(shu)(shu)據包括：當前在職(zhi)員(yuan)工(gong)情(qing)況(kuang)(kuang)、員(yuan)工(gong)入離(li)職(zhi)情(qing)況(kuang)(kuang)、最新面試/報到(dao)情(qing)況(kuang)(kuang)、招聘情(qing)況(kuang)(kuang)推移、員(yuan)工(gong)籍貫分布等。相(xiang)關數(shu)(shu)(shu)(shu)據均可(ke)點擊圖表鏈接(jie)查看詳情(qing)。

1、通過實時的(de)人(ren)員管理數字化大屏，減少了人(ren)事800/月(yue)*12月(yue)=9600元(yuan)/年的(de)人(ren)工(gong)成本

2、公(gong)司高(gao)層(ceng)管理(li)者可(ke)以實(shi)(shi)時獲取人員信息(xi)，掌(zhang)握(wo)人員情況，實(shi)(shi)現高(gao)效的人員管理(li)

場景三：新入職(zhi)員(yuan)工宿舍(she)申請

公司平均每年入退宿(su)近1800人次，員工(gong)手工(gong)填寫紙質申請單種類多(duo)且須定(ding)時定(ding)點辦理(li)(li)(li)，審批(pi)流程(cheng)周期(qi)長。通(tong)過Excel進行數據管理(li)(li)(li)，房(fang)間數及入住率等數據無法(fa)實(shi)時體(ti)現，不利于(yu)宿(su)舍房(fang)間的精(jing)度化管理(li)(li)(li)。

1、通過簡道云開發，建立(li)宿舍進銷存模式。員工只需通過手機(ji)掃碼，2分(fen)鐘內即可提交申(shen)請(qing)

2、宿(su)舍數據(ju)通(tong)過簡道云數據(ju)推送(song)傳(chuan)輸到(dao)Finereport，建(jian)立(li)宿(su)舍管理大屏，實現數據(ju)可視化

Finereport宿舍(she)管理大屏(ping)：

1、員工(gong)入退宿手(shou)續通過(guo)手(shou)機辦理，節約(yue)15分鐘/人(ren)/次，年節約(yue)0.25H*1800人(ren)/年=450H/年*39.12元(yuan)/H=17604元(yuan)

2、系統化、可(ke)視化后，數據實時(shi)、直觀(guan)，管理精度提升，減少宿舍的空置率（19%→14%）。宿舍費(fei)用(yong)約(yue)可(ke)削減129600元/年

場景(jing)四：疫情對應——遠程辦(ban)公管理(li)

由于(yu)新冠疫情(qing)反復，經常(chang)導致一部分員工(gong)甚至全體(ti)員工(gong)無(wu)(wu)法(fa)到公(gong)(gong)司上班(ban)。為提(ti)高新冠疫情(qing)影響下的(de)(de)員工(gong)積極(ji)性與自主性，有(you)效推(tui)進工(gong)作方式改革，公(gong)(gong)司針對符合條件(jian)的(de)(de)員工(gong)，允許其居(ju)家或在公(gong)(gong)司以外的(de)(de)場(chang)所利用互聯網進行遠程辦公(gong)(gong)。但(dan)沒有(you)相(xiang)應的(de)(de)管(guan)理平臺和(he)完(wan)善的(de)(de)管(guan)理機制(zhi)，無(wu)(wu)法(fa)獲(huo)取員工(gong)考(kao)勤數(shu)據，遠程辦公(gong)(gong)將(jiang)無(wu)(wu)法(fa)實(shi)現。

通過簡(jian)道云開發，為公司(si)響應政府號召推(tui)行的《上海理(li)(li)光(guang)遠(yuan)程(cheng)辦公管理(li)(li)》提供管理(li)(li)平臺。員(yuan)工(gong)只需(xu)在(zai)電(dian)腦端(duan)或移動端(duan)進行資格申請和遠(yuan)程(cheng)辦公申請，即可在(zai)手機上進行上下班打卡，在(zai)家(jia)遠(yuan)程(cheng)辦公。

在疫情期(qi)間確保員(yuan)工可以以遠程辦公(gong)的(de)方式(shi)進行正常工作(zuo)，使用手(shou)機考勤上(shang)下班，減少了新冠疫情對(dui)公(gong)司及員(yuan)工的(de)不利影響(xiang)。

場(chang)景五(wu)：招聘申(shen)請電子化

1.各部門書面填(tian)(tian)寫招(zhao)聘(pin)申請，經常有填(tian)(tian)寫不規范、關鍵信息漏填(tian)(tian)或表述不明、超基(ji)準(zhun)招(zhao)聘(pin)（人(ren)數超標）的問題，需(xu)要人(ren)事電話聯(lian)絡(luo)進行再次確(que)認

2.招聘申(shen)(shen)(shen)請(qing)(qing)需要(yao)申(shen)(shen)(shen)請(qing)(qing)人拿著紙質申(shen)(shen)(shen)請(qing)(qing)單(dan)請(qing)(qing)五位(wei)領導審(shen)核，領導們經(jing)常處于會議、出差狀態，紙面申(shen)(shen)(shen)請(qing)(qing)單(dan)完成全(quan)部(bu)審(shen)核，耗時較(jiao)長

3.申請招(zhao)聘多(duo)人時，具體招(zhao)聘進(jin)度(du)難追蹤，部門主(zhu)管需多(duo)次向人事詢問招(zhao)聘進(jin)度(du)

使用Finereport設(she)計器，制作招聘(pin)申請流程表(biao)(biao)單，關(guan)鍵信(xin)息(xi)設(she)置必(bi)填或下拉(la)選擇，同時(shi)聯動(dong)人(ren)(ren)事(shi)在管理表(biao)(biao)中(zhong)填寫的(de)各部門(men)人(ren)(ren)員(yuan)補充基準數據，自動(dong)判斷部門(men)人(ren)(ren)數是否超(chao)標(biao)；人(ren)(ren)事(shi)在電子(zi)招聘(pin)單中(zhong)隨時(shi)更新招聘(pin)進度(du)(du)，招聘(pin)進度(du)(du)更新后自動(dong)發送給部門(men)主管。

1.有效地(di)規范了各部門招聘申請信息(xi)的填(tian)寫(xie)，減(jian)輕了人(ren)事數據收(shou)集(ji)負擔(dan)

2.招聘申(shen)請的(de)審核流程全(quan)部線上完成，不必等待(dai)領(ling)導出差回來再簽字，提高了招聘效率

3.部(bu)門主管可以輕(qing)松自(zi)行查詢(xun)到目前招聘進度(du)，無需詢(xun)問人事。

五、總結與展望

1.上海理光借助簡道云(yun)零代碼開發模(mo)式，內部搭(da)建，預估節約(yue)了200萬(wan)元(yuan)的系統開發和維(wei)護(hu)費用(yong)

2.使上海理光人(ren)事管理正式(shi)步入“數字(zi)化(hua)HR”行列，助力公司(si)打造“數字(zi)化(hua)制造”工(gong)廠的目標實(shi)現(xian)

3.電子化高效管理，減少了耗時漫長的冗雜手(shou)續，提高了公司員工滿意度

4.提高(gao)了(le)人事效率，人員縮減(jian)3人，報表(biao)自(zi)動生成(cheng)，數據時效性高(gao)，獲得公司高(gao)層管理者一致好(hao)評