一、企業簡介
中大貝(bei)萊特是(shi)集制(zhi)冷(leng)、暖通(tong)產(chan)(chan)品及(ji)壓濾機械(xie)產(chan)(chan)品研發、設計制(zhi)造(zao)、營銷(xiao)、安裝調試于一體的(de)綜合(he)性集團公司，是(shi)中國(guo)制(zhi)冷(leng)暖通(tong)及(ji)壓濾機行(xing)業的(de)領先者，在全國(guo)各(ge)大城(cheng)市建(jian)立了100多個銷(xiao)售網點，分布全國(guo)各(ge)地(di)的(de)代理商達1000多家，年銷(xiao)售收入達15億元(yuan)。
二、管理痛點
中大貝萊(lai)特擁有ERP、OA、CRM、PB、HR等許多(duo)信(xin)息管理(li)系統，但都主(zhu)要服務(wu)于內部(bu)(bu)業(ye)務(wu)流(liu)程協(xie)作，外部(bu)(bu)業(ye)務(wu)流(liu)程協(xie)作特別是供應商報價(jia)比(bi)價(jia)下單這部(bu)(bu)分的信(xin)息化建設缺失嚴重。中大貝萊(lai)特曾嘗試(shi)微信(xin)群(qun)、阿里巴巴、OA業(ye)務(wu)生成器等多(duo)種方式，但涉及幾萬種物品(pin)、近(jin)千個供應商的報價(jia)比(bi)價(jia)下單問題(ti)始終沒能(neng)得(de)到有效解決。
如何通(tong)過信息(xi)化(hua)(hua)實(shi)現采購詢(xun)報(bao)價(jia)的陽光化(hua)(hua)管(guan)理，以及如何通(tong)過線上詢(xun)價(jia)、競價(jia)來降低采購成本，是中(zhong)大貝萊(lai)特目(mu)前(qian)面臨的最(zui)核心問題。
三、解決方案
2022年(nian)，徹(che)底(di)解決比(bi)價采購、陽光采購的(de)問(wen)題被(bei)提到中大貝(bei)萊特(te)集團戰略(lve)層(ceng)面(mian)(mian)。在總裁辦牽頭組織下，耗(hao)時近3個月對市面(mian)(mian)上十幾家軟件進行篩選、試(shi)用和(he)比(bi)較(jiao)后(hou)，中大貝(bei)萊特(te)于2022年(nian)3月底(di)確定使用簡道云(yun)零代碼開發平臺(tai)。
基于(yu)簡道云系統，中大貝萊特(te)很快(kuai)對(dui)接了300多家主要(yao)供應商，然后(hou)對(dui)需(xu)求(qiu)導入、采購發(fa)起詢價、供方密封報(bao)價、多部門共同查(cha)詢比(bi)價分析、識別最佳價格上報(bao)批(pi)準、下單合同等環節(jie)一一進(jin)行了梳理和設定，完全滿足(zu)了集(ji)團需(xu)求(qiu)。
除此之外，中大貝萊(lai)特還設(she)計開發(fa)了物流(liu)發(fa)貨詢報價系統(tong)、防疫(yi)大數據平臺、售后等應用，有(you)效(xiao)填(tian)補了集(ji)團信息化系統(tong)的各個小短板。
中大貝萊特使用(yong)簡道(dao)云搭(da)建的應用(yong)一覽：
下面將對物流采購、生產性物資采購、疫情防控這三(san)大應用場景進行(xing)詳細(xi)介紹。
場(chang)景一：物流采購管理
中(zhong)大(da)貝(bei)萊(lai)特的產(chan)品如(ru)中(zhong)央空調、壓濾機等都是(shi)大(da)型設備(bei)，每次的運輸(shu)費用(yong)都需(xu)幾千甚至上萬，物(wu)流(liu)(liu)成(cheng)本較(jiao)高(gao)，如(ru)何降低物(wu)流(liu)(liu)成(cheng)本成(cheng)為公司(si)最關心的問題。為了降低物(wu)流(liu)(liu)成(cheng)本，中(zhong)大(da)貝(bei)萊(lai)特決定基(ji)于(yu)簡道云對(dui)供應商報價、訂單履行等流(liu)(liu)程做更(geng)細致的管(guan)控。
第(di)一(yi)步：規范供應商的注冊和(he)準入流程
過去供(gong)應商(shang)的注冊、準入(ru)并沒有規(gui)范的流程，采購(gou)覺得合適的供(gong)應商(shang)就錄入(ru)到ERP的供(gong)應商(shang)檔案信息表，存在(zai)劣(lie)質(zhi)供(gong)應商(shang)進入(ru)以及采購(gou)不透明收(shou)入(ru)等問題。
物流(liu)供(gong)應商管(guan)理(li)系統(tong)搭建(jian)后，供(gong)應商需要經(jing)過(guo)掃碼(ma)注冊、填寫資料、審(shen)批準入的(de)標準流(liu)程(cheng)才能(neng)參與(yu)公司后續的(de)業務，整個流(liu)程(cheng)全部由(you)在系統(tong)上進行。
通過(guo)物流供應(ying)商管(guan)理系統的使用，中大貝(bei)萊特規(gui)(gui)范(fan)化(hua)、透明化(hua)了(le)供應(ying)商注冊、準(zhun)入(ru)流程，提高了(le)供應(ying)商質量，并有效規(gui)(gui)避了(le)采購中有可(ke)能產生的不透明收(shou)入(ru)問題。
下圖為供應商注冊頁面：
第(di)二(er)步：陽光(guang)化物流詢報價(jia)
在過去(qu)，中大貝(bei)萊特物流詢(xun)報價(jia)的實現方(fang)式(shi)是建一個微信群，把(ba)(ba)所有(you)供應(ying)商拉到(dao)里(li)面，有(you)需(xu)求了就發送詢(xun)報價(jia)通知到(dao)群里(li)，并要求供應(ying)商都在群里(li)面報價(jia)，但(dan)供應(ying)商都只私聊詢(xun)價(jia)員，不在群內報價(jia)。詢(xun)價(jia)員把(ba)(ba)微信上(shang)的詢(xun)報價(jia)結果匯總(zong)后(hou)確定一個最終的價(jia)格，最后(hou)上(shang)報到(dao)系統(tong)進行核價(jia)。
所有詢(xun)報(bao)價(jia)環(huan)節都是人為管理，過程不透明、缺(que)少監督，且由于(yu)微信(xin)報(bao)價(jia)效率低，基本都只是一次(ci)詢(xun)價(jia)，導致公司無法通過詢(xun)價(jia)、競價(jia)環(huan)節獲得最低價(jia)格和(he)最優供應商(shang)。
基于簡道云SRM2.0詢(xun)報價(jia)模板(ban)中大貝萊(lai)特(te)改造(zao)完成了(le)當前(qian)使(shi)用(yong)的物流(liu)詢報價(jia)(jia)(jia)系(xi)統(tong)(tong)。用(yong)車部門在(zai)系(xi)統(tong)(tong)內填入(ru)需求后，物流(liu)部門就會(hui)向供應(ying)商(shang)發起詢價(jia)(jia)(jia)，供應(ying)商(shang)在(zai)系(xi)統(tong)(tong)上(shang)報價(jia)(jia)(jia)后，公司便(bian)可通(tong)過不同看板(ban)對報價(jia)(jia)(jia)進(jin)行(xing)對比(bi)監督(du)，并在(zai)系(xi)統(tong)(tong)上(shang)完成核(he)價(jia)(jia)(jia)。
下圖為物流供應商報價界面：
經過設置(zhi)，物流部門在發起詢(xun)價(jia)時(shi)可(ke)以選擇要供應商報價(jia)幾次，供應商報價(jia)后一段(duan)時(shi)間(jian)系(xi)統可(ke)自動發起二(er)次詢(xun)價(jia)，從而實現讓供應商多次報價(jia)，降低成本。
在核(he)價(jia)(jia)環節增加了最(zui)低價(jia)(jia)選擇和展示，理論上只能選擇最(zui)低價(jia)(jia)格，如不是(shi)最(zui)低價(jia)(jia)則需要進行備注。針對(dui)管理層(ceng)和采購員也提供了不同的看(kan)板，管理層(ceng)能看(kan)到運(yun)(yun)價(jia)(jia)監(jian)督(du)儀表盤以監(jian)督(du)價(jia)(jia)格，采購員能看(kan)到運(yun)(yun)價(jia)(jia)比價(jia)(jia)分析(xi)表方便(bian)比價(jia)(jia)。
下圖為運價監督儀表盤：
下圖為運價(jia)比價(jia)分析表：
物流(liu)詢(xun)(xun)報(bao)價(jia)系統的使(shi)用使(shi)得(de)詢(xun)(xun)報(bao)價(jia)全程(cheng)可以(yi)在一個系統上完成，實現了(le)封閉式(shi)報(bao)價(jia)，有效(xiao)避免了(le)采購和供(gong)應商串通(tong)，大大提高了(le)報(bao)價(jia)的準確性(xing)(xing)、有效(xiao)性(xing)(xing)、公平性(xing)(xing)、透明性(xing)(xing)，有助于(yu)供(gong)應商良性(xing)(xing)競(jing)爭，更有利于(yu)供(gong)應商優化、采購成本降低。
第三步：實(shi)現物流訂單(dan)執行(xing)全(quan)過程內外協同(tong)
之(zhi)前，中大貝萊特(te)和物(wu)流公司(si)簽訂的(de)都(dou)(dou)是紙質合(he)同，從(cong)裝貨到簽收的(de)整個流程都(dou)(dou)是使用(yong)微信+EXCEL管(guan)(guan)理，物(wu)流公司(si)帶回紙質單據后從(cong)匯總到付款也都(dou)(dou)是采用(yong)EXCEL＋紙質材(cai)料(liao)模式，效率低下(xia)，過程不(bu)透(tou)明(ming)，歷史記(ji)錄(lu)缺少統一存檔，一旦出現問(wen)題難(nan)以溯源，管(guan)(guan)控風險大。
借助簡道云的(de)流程表(biao)單，中大貝(bei)萊特實現了(le)從簽訂合(he)同到過(guo)程跟進的(de)線(xian)上化、透(tou)明化管(guan)理(li)。到貨(huo)后司機上傳到貨(huo)憑證，托運方(fang)線(xian)上審(shen)批并自動(dong)(dong)存檔(dang)，后續對賬發票付(fu)款(kuan)時可直接通過(guo)數據聯(lian)動(dong)(dong)調用核(he)價數據。
下圖為線上運輸協同簽訂頁面：
實現物流訂單執行全過程線上化后，中大貝萊特和物流公司可以在一個平臺上協同辦公，協作效率大幅提高。運輸方可以直接在手機上更新運輸進度，每一筆物流訂單的執行情況都有據可查，風險管控能力極大增強。
原來的人工(gong)統計(ji)合同簽(qian)訂回傳數量(liang)也(ye)變(bian)為現有的“儀表盤”自動生成數據模式，簽(qian)訂明細非常直觀(guan)，統計(ji)工(gong)作一目了然，工(gong)作效(xiao)率(lv)大大提高。
場景二：生產性(xing)物資采購管理(li)
1.供應商管理
過去對生產供應商(shang)的(de)準(zhun)入審核和等級評(ping)定(ding)，主要依靠EXCEl表格單(dan)人(ren)統計再部門匯總(zong)分(fen)析，沒有(you)標(biao)準(zhun)，每個人(ren)填寫(xie)格式不(bu)同(tong)，極易出錯，匯總(zong)分(fen)析需耗費大量時間精(jing)力，且結果(guo)無(wu)法前后對比。
使(shi)用簡道云系統(tong)后，中大(da)貝萊特針(zhen)對準入(ru)審(shen)核(he)和等級(ji)評定(ding)建立(li)了(le)統(tong)一(yi)的表單，基礎數據由供方直接填(tian)寫，采購人員各自(zi)審(shen)核(he)校正。
供(gong)(gong)應商剛注冊(ce)時都只是(shi)潛(qian)在供(gong)(gong)應商，采購員審(shen)批(pi)準(zhun)入(ru)后才能(neng)變成合格供(gong)(gong)應商。中大(da)貝萊特將潛(qian)在供(gong)(gong)應商評級為(wei)(wei)D，只有被評為(wei)(wei)B才能(neng)成為(wei)(wei)準(zhun)入(ru)供(gong)(gong)應商。采購員審(shen)批(pi)時可以直接看到供(gong)(gong)應商上傳的基本資料、聯(lian)系人(ren)、資質證書等，還可以選(xuan)擇不同(tong)條例(li)，根據(ju)選(xuan)擇后顯示的評分(fen)標準(zhun)打分(fen)。
下圖為供應商準入審核頁面：
下(xia)圖為(wei)供應商等級評(ping)定頁面：
使(shi)用(yong)簡道云對供(gong)應商進(jin)行審(shen)核(he)評定(ding)，極(ji)大(da)地降低了出錯率(lv)，數(shu)據自動匯總分(fen)析，效率大(da)大(da)提高。借助表(biao)(biao)單(dan)和(he)(he)儀(yi)表(biao)(biao)盤(pan)，供應商的(de)資(zi)質(zhi)、等級和(he)(he)整體情(qing)況一目了然。
2、采(cai)購(gou)訂單管理
過(guo)去，訂(ding)(ding)單(dan)(dan)確(que)(que)認(ren)流程是采(cai)購(gou)(gou)部門通過(guo)微(wei)信(xin)、郵(you)件等形式(shi)把采(cai)購(gou)(gou)訂(ding)(ding)單(dan)(dan)發給供(gong)(gong)應商(shang)確(que)(que)認(ren)，供(gong)(gong)應商(shang)確(que)(que)認(ren)后(hou)(hou)采(cai)購(gou)(gou)員再把訂(ding)(ding)單(dan)(dan)打印出來交給供(gong)(gong)應商(shang)二(er)次(ci)確(que)(que)認(ren)，二(er)次(ci)確(que)(que)認(ren)后(hou)(hou)采(cai)購(gou)(gou)員再把確(que)(que)認(ren)結果(guo)手動填入(ru)系(xi)統，不僅傳(chuan)遞效(xiao)率低，而(er)且存在很(hen)多冗余(yu)。
借助簡道云，訂單確(que)(que)認(ren)全流程皆可在線上完成(cheng)。采(cai)購(gou)部(bu)門發(fa)起采(cai)購(gou)訂單后先由(you)內部(bu)審批(pi)(pi)，審批(pi)(pi)通(tong)過后再(zai)流轉到供應商處進行確(que)(que)認(ren)，確(que)(que)認(ren)后由(you)采(cai)購(gou)員(yuan)打印出訂單蓋(gai)章，再(zai)由(you)供應商蓋(gai)章確(que)(que)認(ren)即可，更為便捷。
下(xia)圖為(wei)訂單協(xie)同發起(qi)頁(ye)面(mian)：
實現(xian)訂單(dan)確認全(quan)流(liu)程線上化(hua)后，訂單(dan)流(liu)轉(zhuan)效率(lv)明顯(xian)提高(gao)，人工(gong)工(gong)作(zuo)量減少50%以(yi)上。
場景三：疫(yi)情(qing)防控
中(zhong)大貝(bei)萊(lai)特擁有幾千名員(yuan)工，核酸、疫苗以及人員(yuan)出(chu)(chu)差(cha)往返等(deng)統計工作過往都是使用EXCLE處理，工作量大且極易出(chu)(chu)錯。
基于簡道云疫情防控模板(ban)，根據集(ji)團實(shi)際略作修(xiu)改，中大貝萊(lai)特輕松上線(xian)了防疫工作。只(zhi)需發布一個二維碼，員工掃碼登記(ji)后，系統就會自(zi)動匯總統計(ji)填報(bao)信息，并(bing)可按(an)上級(ji)部門要求隨時隨地調整內容和(he)格式。
所有過去需(xu)要用EXCEl表格收集、統(tong)計(ji)和匯報的工作，現在都只需(xu)掃碼填報，系統(tong)會自動按要求統(tong)計(ji)出(chu)表，簡潔、方(fang)便(bian)、高效。
以中大貝萊特自主搭建(jian)的防疫(yi)大數據(ju)平(ping)臺為例，只(zhi)需(xu)員工掃碼(ma)登記，所(suo)有信息都會被自動分析匯總。原先需(xu)要3人加班加點的工作(zuo)，現在只(zhi)需(xu)1人兼(jian)職就可(ke)完成。
四、心得總結
中大(da)貝萊特(te)認為，簡道云系統(tong)非常(chang)直觀明了，無代碼基礎人員在一定程(cheng)度(du)的學習后，也(ye)能輕松上手(shou)使用，不依(yi)賴(lai)IT也(ye)能(neng)滿足(zu)信息化需求(qiu)；簡道云系統的自行搭(da)建功能滿(man)足企業根據自(zi)身流程特點開發適合(he)自(zi)己的表單，企業互(hu)聯功能可以極大地(di)拉近(jin)供方(fang)和(he)企(qi)業之間的距離，高效公平；簡道(dao)云上(shang)的所(suo)有數據(ju)都可以保存備(bei)查，相比微信等通訊方式，可查(cha)性、可追溯性更強。
未來，中(zhong)大貝(bei)萊(lai)特(te)(te)還(huan)計(ji)劃在物(wu)流(liu)管理(li)的(de)對賬、發票(piao)、付款、供(gong)應(ying)商績效(xiao)考核等(deng)(deng)方面以及(ji)采購管理(li)的(de)招投標管理(li)、送貨協(xie)同(tong)(tong)、入庫協(xie)同(tong)(tong)、外協(xie)管理(li)、供(gong)應(ying)鏈產能分布等(deng)(deng)方面進一步發揮(hui)簡道(dao)云(yun)(yun)的(de)作(zuo)用，加(jia)強簡道(dao)云(yun)(yun)同(tong)(tong)舊有信息化系統的(de)協(xie)同(tong)(tong)。相(xiang)信在信息化的(de)助力下，中(zhong)大貝(bei)萊(lai)特(te)(te)將能用更低的(de)成本、更高的(de)效(xiao)率(lv)，生產出更好的(de)產品(pin)。
