一、案例背景
青宇機構成立于1999年，是中國首家物業第三方服務商，是《北京市物業管理辦法》頒布后首家獲得北京市(shi)住建委頒發物業(ye)服務第三方(fang)評估(gu)(gu)監理(li)資(zi)質的企(qi)業(ye)。同(tong)時也是北京市(shi)物業(ye)服務評估(gu)(gu)監理(li)協(xie)會(hui)首任會(hui)長單位。
主要(yao)從事(shi)工程(cheng)招標(biao)、物業(ye)(ye)(ye)服務(wu)招標(biao)、貨物招標(biao)、工程(cheng)監理(li)、造價咨(zi)詢、項目管理(li)；物業(ye)(ye)(ye)服務(wu)質量(liang)評估(gu)、物業(ye)(ye)(ye)服務(wu)費用(yong)評估(gu)、物業(ye)(ye)(ye)承接查(cha)驗(yan)評估(gu)；物業(ye)(ye)(ye)管理(li)顧問(wen)咨(zi)詢、培訓、政府采(cai)購(gou)、質量(liang)體系認證等多項專業(ye)(ye)(ye)服務(wu)。
二、痛點分析
2015年，郭東東來(lai)到青(qing)宇(yu)機構擔任產品經(jing)理(li)，當時公(gong)司還未進(jin)行(xing)數(shu)(shu)字化(hua)轉型，一直使用傳統的工(gong)作模式(shi)和(he)數(shu)(shu)據(ju)管理(li)方式(shi)：利(li)用微信群來(lai)組織(zhi)工(gong)作和(he)數(shu)(shu)據(ju)反饋，通過EXCEL收集數(shu)(shu)據(ju)，投入大量人工(gong)進(jin)行(xing)數(shu)(shu)據(ju)處理(li)。以往傳統的辦公(gong)模式(shi)，導(dao)致企業長期以來(lai)都存(cun)在如下痛點：
1、內部協作差：公司財(cai)務(wu)和業務(wu)分別在兩個不同的(de)辦公地，業務(wu)和財(cai)務(wu)之間(jian)的(de)協(xie)同工作(zuo)費時費力；
2、流程審批慢：財(cai)務單據(ju)只(zhi)有紙(zhi)質單據(ju)經由領導(dao)面簽(qian)確認留底，時效性過低；
3、數據統計難：以往(wang)銷售業務(wu)員跟進信息在群內反饋，無法匯總成(cheng)數據報(bao)表進行查看篩選(xuan)；
4、客戶反饋難：難以全面統(tong)計到客戶對業務工作時的(de)評(ping)價；
5、信息化不足：企業各個部門(men)的業務模塊分散，無法系統地進行(xing)業務流程(cheng)打(da)通。
三、解決方案
鑒于這五大困境，領導開始在市場尋找合適的日常管理平臺，在16年企業開始啟用釘釘的同時，同步啟用了簡道云，打造簡道(dao)云(yun)+釘(ding)釘(ding)生態的管理系(xi)統(tong)，實現無(wu)紙化辦(ban)公，擺脫傳(chuan)統(tong)紙質文(wen)檔(dang)管理。
郭經理一人負責簡道云的搭建和維護工作，完成了公司近50個應用的搭建，實現了核心(xin)業務(wu)場(chang)景全覆蓋(gai)+日(ri)(ri)常行政管(guan)理(li)場(chang)景全覆蓋(gai)。其中包括：CRM、專家(jia)管(guan)理(li)、存檔管(guan)理(li)、財務(wu)報銷、行政管(guan)理(li)、日(ri)(ri)常OA辦公、項目(mu)用(yong)印審批等場(chang)景應用(yong)，已經實現全流程的閉環管(guan)理(li)。
圖(tu)1 簡道云工作臺應用
其中最核心的3大系統是：CRM + 專(zhuan)家管(guan)理系統 + 存檔管(guan)理系統。下文(wen)將會詳(xiang)細介(jie)紹這三大系統(tong)的結構和優(you)勢(shi)。
1、簡道云CRM套件
（1）以往使用的CRM產品存在的兩大問題
在使用(yong)簡道(dao)云CRM套件之前，企業使用(yong)過其他CRM產品，但一(yi)直存在著兩個問(wen)題：
自定義能力差
在物業監理工作中，開票、申請等運營相關的(de)業(ye)務非常的(de)個性(xing)化(hua)，因為市面(mian)上傳統的(de)CRM系統產品是無(wu)法改動的(de)，無(wu)法完全滿足該行業(ye)下的(de)企業(ye)需(xu)求。
業務數據斷層
過去的CRM和企業其他的業務系統完全孤立，導致業務數據斷層，每天的新數據都需要至少一個人力去重復錄入2遍。這完全屬于不必要的工作，導致工作效率極低，而且手填數據容易出錯，也無法實現數據的追溯性和關聯性。
（2）簡道云CRM解決方案
2022年1月，企業開始嘗試使用簡道云CRM套件，郭經理僅(jin)用了2天時間，不僅完(wan)成了系統(tong)設計，也完(wan)美地將(jiang)CRM系統(tong)遷移到了簡道云CRM套(tao)件上(shang)。
利用簡道云靈活自定義的優勢，郭(guo)經理(li)將簡道云(yun)CRM的架構自定義(yi)調整為業(ye)務(wu)人(ren)員熟悉的產品架構(gou)，幫助業(ye)務(wu)人(ren)員輕松快速(su)上手，大大降低了業務員的學習成本(ben)。
簡道云CRM套件除了繼承了簡道云強大的自定義能力和數據分析能力，專業的CRM能力也毫不遜色，不僅封裝了CRM業務邏輯的預定義表單， 還包含了CRM獨有的功能，如CRM首頁、快捷跟進按鈕、工商信息、商機推進器等，能夠更(geng)加(jia)滿足企業多(duo)樣化的銷售管(guan)理(li)和客戶管(guan)理(li)場景下的需求。
圖2 簡道(dao)云CRM首頁(ye)看板
此(ci)圖為示意圖，僅供(gong)參考(kao)
圖3 簡道云CRM商機推進器（左圖為電(dian)腦端；右圖為手機端）
此圖為示意圖，僅供參考
圖(tu)(tu)4 商機(ji)詳情頁面(mian)實現快速跟進（左圖(tu)(tu)為(wei)(wei)電(dian)腦(nao)端；右圖(tu)(tu)為(wei)(wei)手機(ji)端）
此圖為示意(yi)圖，僅供參(can)考
整體而言，郭經理使用簡道云CRM搭建出來的系統，具有3大亮點：
1.一個合同編號，實現項目全流程追溯
從商機錄(lu)入(ru)開始，談成合(he)(he)作后直(zhi)接錄(lu)入(ru)合(he)(he)同(tong)信息(xi)，并(bing)打印合(he)(he)同(tong)模板、簽署合(he)(he)同(tong)，后續銷(xiao)售業務員能夠線(xian)上發起(qi)開票申請和錄(lu)入(ru)回款信息(xi)。
所(suo)有(you)的CRM流程內(nei)的信息都(dou)關聯了合同編號，能夠實現全流程唯一標識(shi)實(shi)現信(xin)息追溯。
圖5 合同管理數據工廠配置
2.商機(ji)-合同-營(ying)收(shou)制定(ding)經營(ying)分析報表
通過自定義儀表盤，搭建了商機-合(he)同-營收經營分析看板，包括商機數量、銷售預測成交金額、結轉營收額、業績營收額、結轉業績合同額、合同完成度、合同往期對比，實現銷售數據實時、透明、可控。
圖6 CRM商(shang)機-合(he)同(tong)-營收經營分析看板
3.銷(xiao)售團隊績效龍虎榜
除此之外，郭經理還(huan)設(she)計了「銷售(shou)績效龍虎榜」，也(ye)就是團隊內部業(ye)績(ji)排(pai)名，實現目標管(guan)理和激勵政策管(guan)理。
利用這樣的管理模式輔助，簡道云CRM作為新的CRM系統，在銷售團隊中更好地推行部署起來了，助力企業更好地實現了數字化轉型。
圖7 銷售績效龍虎榜
此圖為示(shi)意圖，僅供參(can)考
2、專家管理系統
作為物業第三方服務商，企業核心業務是對專家基(ji)礎信息進行維護和管理。
過去對(dui)于專家信息的(de)管理(li)需要身份證(zheng)、專家證(zheng)明、專業證(zheng)書等信息，光是(shi)信息的(de)錄入和整理(li)就(jiu)需要耗費(fei)不(bu)少的(de)精力；后續的(de)業務(wu)部(bu)(bu)(bu)門、專家部(bu)(bu)(bu)門和財務(wu)部(bu)(bu)(bu)門的(de)多部(bu)(bu)(bu)門協同通(tong)過傳統(tong)的(de)溝通(tong)方式，效(xiao)率較低。
通過簡道云的身份證識別、附件上傳、流程設計等功能，業務員可以直接通過簡道云移動端發起專家申請，拍照上傳相關證件信息，通過管理員設計的流程流轉到(dao)專(zhuan)家(jia)部門，實(shi)現(xian)專(zhuan)家(jia)庫調取和(he)專(zhuan)家(jia)的指派；專(zhuan)家(jia)收到(dao)了工作任務(wu)流，在預(yu)定時間內入場進行(xing)項(xiang)目的考(kao)察和(he)評估打分；最(zui)后還設(she)計(ji)了費(fei)用和(he)預(yu)算管理。
圖8 專家管(guan)理系統結構(gou)圖
3、檔案管理系統
過去企業關于項目信息、績效管理、檔案的借閱歸還、甲方滿意度、統計報表等紙質資料非常的多，檔案信息的管理工作量自然也隨之增大，自從用了簡道云實現了存檔管理系統的搭建，所有檔案都實現了線上管理，工作效率大大提升，真正地實現了無紙化協同辦公。
圖9 檔(dang)案管(guan)理系統結構圖
四、總結
青宇(北京)物業服務評估監理有限公司自(zi)定義搭(da)建的(de)近50個應用+CRM套件(jian)，通(tong)過(guo)跨應用功能實現不同應用間的數據(ju)調(diao)取，業務全流程閉環并解決(jue)了(le)企業99%的業務(wu)場景需求，成功助力企業數字化轉型(xing)。
在(zai)全面(mian)啟用(yong)了CRM套件后，一方(fang)面(mian)解(jie)決(jue)了業務(wu)數(shu)據斷(duan)層的問(wen)題，另一方(fang)面(mian)通(tong)過自定義(yi)搭建出符合業務(wu)員使用(yong)習慣的CRM系統，大大降(jiang)低了學習成(cheng)本；同時(shi)，結(jie)合了經營數(shu)據分析和目標排行管理，更好地推動信息化建設。
以CRM專(zhuan)(zhuan)業(ye)(ye)套件為始，配套專(zhuan)(zhuan)家管理+存檔管理等應用，不僅將企業(ye)(ye)核心業(ye)(ye)務流程(cheng)徹底線上化，降本提效，真正(zheng)實(shi)踐(jian)”讓數(shu)據(ju)成為生產力(li)”信息化建設導向決(jue)策管理。
