一、案例背景
浙(zhe)(zhe)江墨(mo)溪環保科技有限(xian)公司(si)是一家專注于在(zai)線污(wu)染源監控領域的公司(si)，經過(guo)五年的快速發展，已經成為浙(zhe)(zhe)江嘉興地(di)區銷售額前三的在(zai)線監控運維單(dan)位。
公司在(zai)嘉興五縣(xian)兩(liang)區(qu)運維(wei)一(yi)百(bai)多(duo)家規模以上企業(ye)(ye)以及(ji)多(duo)個國(guo)控(kong)大氣站(zhan)，并(bing)以污(wu)染(ran)源監(jian)控(kong)設備運維(wei)為(wei)核心不斷(duan)開(kai)拓(tuo)新的業(ye)(ye)務如設備銷售(shou)、工況、智慧平臺開(kai)發(fa)(fa)、產品(pin)研發(fa)(fa)等。
二、業務背景
隨著公(gong)司(si)(si)規模的(de)不斷(duan)發(fa)(fa)展(zhan)，傳統的(de)紙質合同審批(pi)、報銷管理、績效(xiao)(xiao)考核等無法(fa)滿足公(gong)司(si)(si)高效(xiao)(xiao)管理的(de)需求(qiu)。因此在2020年9月份，公(gong)司(si)(si)花費重金(jin)購買了某知(zhi)名ERP軟件，期望運用(yong)系統改(gai)善(shan)公(gong)司(si)(si)業務流程效(xiao)(xiao)率低下的(de)問題。然而經過三個月的(de)使用(yong)，公(gong)司(si)(si)發(fa)(fa)現(xian)系統完全無法(fa)達到預期的(de)效(xiao)(xiao)果。
1.費用高昂
公司花費重金購買的ERP軟件因(yin)為賬號受(shou)限，只(zhi)能供6人使用(yong)，如果(guo)需要增(zeng)加使用(yong)人員則需要額外(wai)購買，這對于一家只(zhi)有幾十人的小規模公司來說，高昂的費用(yong)實(shi)在無法承受(shou)。
2.流程死板
購買(mai)的ERP系統(tong)雖然流(liu)程(cheng)穩定也(ye)可(ke)以(yi)自定義，但是每次要改一個流(liu)程(cheng)就需(xu)要邀請該公(gong)司技術(shu)人員上門(men)服務，時(shi)效(xiao)性(xing)很(hen)差，無(wu)法滿足公(gong)司日益變化的個性(xing)化需(xu)求。
3.學習成本高
重金購買的(de)ERP系統(tong)并(bing)沒(mei)有(you)(you)專門的(de)培訓教程(cheng)，也沒(mei)有(you)(you)通俗易懂的(de)視頻材料，界面比(bi)較‘復古(gu)’，對(dui)于普通員(yuan)工來說(shuo)上手難度高，出了問題也不懂怎么解(jie)決(jue)，員(yuan)工抵觸情(qing)緒很大，對(dui)于系統(tong)的(de)實用性產生(sheng)質疑，甚至于系統(tong)一度停用……
4.功能單一
由于ERP系(xi)(xi)統(tong)的主要(yao)功能是(shi)進銷存，除此(ci)之外的功能要(yao)么沒有，要(yao)么完全不符(fu)合使用場(chang)景(jing)。想(xiang)要(yao)一(yi)個報(bao)銷系(xi)(xi)統(tong)？想(xiang)要(yao)一(yi)個運維管理(li)系(xi)(xi)統(tong)？ERP系(xi)(xi)統(tong)均無(wu)(wu)法實現(xian)，于是(shi)一(yi)些無(wu)(wu)法實現(xian)的流程便還是(shi)需要(yao)紙質(zhi)或(huo)者使用其(qi)他軟(ruan)件(jian)諸如釘釘，企(qi)業信息化建(jian)設停滯不前。
三、解決方案
作(zuo)為一(yi)(yi)(yi)名職業(ye)管理者(zhe)(zhe)，在2016年的(de)時候就(jiu)(jiu)(jiu)已經(jing)接觸(chu)過簡道(dao)(dao)云(yun)，由于自身具(ju)備一(yi)(yi)(yi)定的(de)編程能(neng)力(li)，因此對于簡道(dao)(dao)云(yun)低(di)代碼這一(yi)(yi)(yi)特色深以(yi)為意。技術就(jiu)(jiu)(jiu)是工具(ju)，堅決不要重復造輪(lun)(lun)子，而(er)簡道(dao)(dao)云(yun)就(jiu)(jiu)(jiu)是管理工具(ju)中最好的(de)輪(lun)(lun)子之一(yi)(yi)(yi)。同(tong)時作(zuo)為精益理念(nian)的(de)實(shi)踐者(zhe)(zhe)，深諳精益思想(xiang)的(de)核心就(jiu)(jiu)(jiu)是實(shi)事求是，這個世界(jie)上(shang)沒有(you)(you)兩片完全相同(tong)的(de)葉子，也沒有(you)(you)兩家完全相同(tong)的(de)公司，“適合自己的(de)才(cai)是最好的(de)”！
2021年1月，在加入(ru)墨溪一個月后，我(wo)向總經理提出使用簡道云建設數字(zi)墨溪的倡(chang)議并當即(ji)受(shou)到采(cai)納。
公(gong)司(si)按照精(jing)益生產的方(fang)式，組織BRT小組討論研究公(gong)司(si)的價值流，在確(que)認將(jiang)(jiang)現(xian)有流程(cheng)梳理完畢并(bing)精(jing)簡后，直接(jie)將(jiang)(jiang)書面的流程(cheng)植(zhi)入(ru)到(dao)簡道(dao)云系(xi)統中，確(que)保流程(cheng)按照標準執行(xing)。
以(yi)往最(zui)讓人頭疼的事(shi)(shi)情(qing)就是(shi)做一(yi)件(jian)事(shi)(shi)情(qing)有始無終(zhong)，無法形成閉環。例(li)如質量(liang)控制人員在各個站(zhan)點檢查出(chu)的問題，以(yi)往都是(shi)通(tong)過Excel表匯(hui)總發到群里要求改(gai)正(zheng)，時(shi)效性差不說(shuo)，很多問題最(zui)終(zhong)也沒有改(gai)正(zheng)，導致(zhi)政府監理檢查評(ping)分(fen)低下，影(ying)響公司的信用評(ping)級。
在(zai)使(shi)用簡道云之后，質(zhi)(zhi)量控制人(ren)員(yuan)在(zai)現場就可以(yi)即刻(ke)發起問(wen)題描述，推送(song)到(dao)對應人(ren)員(yuan)確(que)認(ren)整改后，再由質(zhi)(zhi)量控制人(ren)員(yuan)確(que)認(ren)，形成(cheng)閉環。一(yi)開始(shi)員(yuan)工(gong)不重視問(wen)題的及時處理，通過流程分析對每個員(yuan)工(gong)處理的時效性進行排名并要求改善(shan)后，逐漸的員(yuan)工(gong)養(yang)成(cheng)了有(you)問(wen)題及時整改的習慣，有(you)些(xie)員(yuan)工(gong)還表示，看(kan)著手機上的代辦(ban)就感覺(jue)難(nan)受，就想著趕緊把問(wen)題給解(jie)決(jue)掉。
經過(guo)3個月(yue)的(de)搭建(jian)和(he)試用，公司實現(xian)了采購(gou)銷售庫存綜合管(guan)(guan)理(li)(li)系(xi)統(tong)(tong)、項目管(guan)(guan)理(li)(li)系(xi)統(tong)(tong)、運維(wei)管(guan)(guan)理(li)(li)系(xi)統(tong)(tong)、財(cai)務系(xi)統(tong)(tong)、人事(shi)行政OA管(guan)(guan)理(li)(li)系(xi)統(tong)(tong)五大模塊的(de)建(jian)設，系(xi)統(tong)(tong)為員工工作效率的(de)提升(sheng)帶來(lai)了切實的(de)改(gai)變。
員(yuan)工參(can)與積(ji)極性高，大家紛(fen)紛(fen)獻計獻策(ce)，提出流(liu)程(cheng)改(gai)善(shan)建議。僅以項目(mu)管理系統為(wei)例，第三版本的(de)系統流(liu)程(cheng)就進行了11次的(de)流(liu)程(cheng)改(gai)版，逐步(bu)讓系統貼合公(gong)司實際業務需求。
四、信息化建設成果
4.1成果總結
1.管理效能提升
公司管理層(ceng)隨(sui)時隨(sui)地(di)可以通過手機或(huo)者電腦了解公司最(zui)及(ji)時的資訊，大大提升(sheng)了決策的時效性，在當下快魚吃慢魚的商業競爭中拔得頭籌。
2.工作結構優化
以往(wang)對(dui)于運(yun)營成本核算的(de)(de)(de)報表都需要文員專門進行(xing)手工登記后，月底統計換算，對(dui)于管理層(ceng)提(ti)出的(de)(de)(de)一(yi)些具體的(de)(de)(de)數據(ju)分析，又(you)需要花1-2天時間重(zhong)(zhong)新(xin)進行(xing)數據(ju)分析，并且每次都會出現部門數據(ju)和財(cai)務數據(ju)無(wu)法(fa)匹(pi)配的(de)(de)(de)情(qing)況，給工作帶來(lai)了(le)嚴重(zhong)(zhong)的(de)(de)(de)困擾。
簡道(dao)云通過實時(shi)的(de)數(shu)據(ju)(ju)錄(lu)入，確保原始(shi)數(shu)據(ju)(ju)的(de)統(tong)(tong)一性，通過自(zi)動化的(de)報(bao)表統(tong)(tong)計，實時(shi)動態展現報(bao)表數(shu)據(ju)(ju)，不僅(jin)將這部(bu)分(fen)工作量給節省了，還提高(gao)了數(shu)據(ju)(ju)的(de)價值，真正讓數(shu)據(ju)(ju)為企業決策助力。
3.助力企業成長
俗話說(shuo)小公(gong)司(si)(si)管(guan)(guan)事，大公(gong)司(si)(si)管(guan)(guan)人。在墨(mo)溪成長的(de)初期，即使有(you)人員的(de)流(liu)動，但(dan)是應該管(guan)(guan)理(li)團(tuan)隊是固定的(de)，管(guan)(guan)理(li)人員對公(gong)司(si)(si)情(qing)況基本掌握，因此并不會給公(gong)司(si)(si)帶來太(tai)大的(de)影(ying)響。但(dan)是隨著(zhu)公(gong)司(si)(si)規模的(de)壯(zhuang)大，管(guan)(guan)理(li)團(tuan)隊也逐步(bu)從(cong)管(guan)(guan)事往管(guan)(guan)人這個(ge)方向轉(zhuan)變(bian)(bian)，隨著(zhu)新(xin)員工(gong)(gong)(gong)的(de)加入和(he)老員工(gong)(gong)(gong)的(de)離(li)職，很多(duo)業(ye)務出(chu)現斷(duan)層(ceng)，相(xiang)關信(xin)息無法追溯，導致(zhi)客戶投訴率增加。而利用簡(jian)道云系統的(de)工(gong)(gong)(gong)作交(jiao)接功能，人員離(li)職后的(de)工(gong)(gong)(gong)作交(jiao)接變(bian)(bian)得簡(jian)單(dan)，企(qi)業(ye)信(xin)息連續，避(bi)免了(le)潛在的(de)經(jing)濟損失。
整體價值
以(yi)簡道(dao)云(yun)為墨溪節省的(de)(de)(de)人工(gong)費用(yong)來(lai)看，至少節約2個文員的(de)(de)(de)工(gong)作量(liang)，而墨溪僅(jin)花費了4950元(yuan)的(de)(de)(de)簡道(dao)云(yun)費用(yong)（現在更便宜），投入(ru)產出(chu)比高達20倍。而簡道(dao)云(yun)為墨溪帶來(lai)的(de)(de)(de)隱形(xing)的(de)(de)(de)經濟(ji)價值和(he)避免的(de)(de)(de)未知損失所產生的(de)(de)(de)價值才是難以(yi)估量(liang)的(de)(de)(de)。
4.2典型場景
（1）場景一：采購管理
痛點：
以往采(cai)購(gou)(gou)的(de)主要(yao)信(xin)息都(dou)是由采(cai)購(gou)(gou)專(zhuan)員負責(ze)管理(li)(li)的(de)，相關(guan)的(de)產品價格比價、供應商(shang)管理(li)(li)、采(cai)購(gou)(gou)時效性(xing)都(dou)不明所(suo)以，只知(zhi)道(dao)運維部門(men)人員一直抱(bao)怨采(cai)購(gou)(gou)周期太長，而(er)其中光(guang)是郵件審批就需要(yao)浪(lang)費2-3天時間。
解決方案：
通過簡道云搭建采購系(xi)統(tong)，所有供(gong)應商(shang)和產品信息全(quan)部(bu)入庫，新增供(gong)應商(shang)和產品需(xu)經審批(pi)，對于(yu)統(tong)計發現時效性差的供(gong)應商(shang)進行淘汰(tai)。
價值：
經過半年的磨合使用，如今的采購可以直接從需求者發起，發起后采購員收到抄送提前準備，大約一天內審批完就可以直接下單，銷售、采購部門再也沒有抱怨的聲音了。
（2）場景二：合同管理
痛點：
紙質合(he)(he)同(tong)(tong)管理(li)中是進(jin)行信(xin)(xin)息化改造的(de)頭等難題(ti)：由于每個合(he)(he)同(tong)(tong)編號五花八門(men)，銷售(shou)前回(hui)款的(de)時候常(chang)常(chang)要在一大堆紙質合(he)(he)同(tong)(tong)里(li)(li)查(cha)找(zhao)(zhao)對應的(de)文件，另外因為(wei)使用(yong)Word合(he)(he)同(tong)(tong)，還會(hui)經(jing)常(chang)出現用(yong)詞問題(ti)。審批環節緩慢，總經(jing)理(li)需要去找(zhao)(zhao)和合(he)(he)同(tong)(tong)有關的(de)資料、報價(jia)單核對，而后續工(gong)程部需要施工(gong)的(de)時候，又(you)不知道去哪里(li)(li)找(zhao)(zhao)一些必要的(de)信(xin)(xin)息。
解決方案：
利用簡道云建(jian)立銷售合(he)同管理系統后，除(chu)了(le)在線審批、在線制合(he)同等(deng)常規操(cao)作(zuo)外，還(huan)把(ba)采購系統中(zhong)的產品(pin)庫(ku)關(guan)聯起來。
價值：
如今總經理審批階段，一眼就可以看到毛利率，和以前總經理每份合同自己按計算器算毛利率相比，這審批速度簡直就是坐上了飛機！審批效率大幅提升！
（3）場景三：財務管理
痛點：
以往(wang)財務需要管理(li)合同、采購(gou)等相關信息，把信息整合后(hou)(hou)(hou)做到一張(zhang)表(biao)上，然后(hou)(hou)(hou)再關聯(lian)企業的(de)資金(jin)流，從(cong)而分(fen)析(xi)成本、利(li)潤，對于企業管理(li)者決(jue)策來說，往(wang)往(wang)只能是事(shi)后(hou)(hou)(hou)分(fen)析(xi)問題。最夸(kua)張(zhang)的(de)是某個(ge)應(ying)付款在數個(ge)月(yue)后(hou)(hou)(hou)才(cai)被(bei)發現(xian)(xian)遺漏，而對方企業也是在半年后(hou)(hou)(hou)整理(li)財務報(bao)表(biao)才(cai)發現(xian)(xian)……
解決方案：
通過(guo)簡道云建立財務(wu)管理(li)系統，將進(jin)銷存全部關聯，收付款(kuan)全部在系統中進(jin)行并第一時間(jian)錄入，通過(guo)報表整(zheng)合和流程設(she)計，企業資(zi)金(jin)動(dong)向(xiang)一目了(le)然，拒(ju)絕糊涂(tu)賬(zhang)。
價值：
通過本方案，企業資金能及時跟蹤調整，賬目更加清晰，大大提升了財務的工作效率。
（4）場景四：人事管理
痛點：
以往合同(tong)(tong)續簽是人事(shi)翻閱合同(tong)(tong)簽訂記錄或者查找(zhao)紙(zhi)質合同(tong)(tong)這(zhe)樣(yang)的主動行為，去發現哪些合同(tong)(tong)需要續簽。
解決方案：
通過簡道云的推送提(ti)醒(xing)功能，現在(zai)系(xi)統可以自動(dong)在(zai)合(he)(he)同到期前一(yi)個月推送提(ti)醒(xing)，人(ren)事直接安排合(he)(he)同續簽。
價值：
除了‘掃一掃’填報面試申請表、一鍵打印入職合同等基本操作，通過簡道云建立人事管理系統，把一個最大的風險給掃除了，那就是合同續簽問題。極大提升了人事的工作效率。
（5）場景五：項目管理
痛點：
項目(mu)管理(li)以前經常出現差錯，一旦項目(mu)環節較(jiao)多，就無法(fa)做到實時跟進項目(mu)進展。導致項目(mu)延期，影響公司效益。
解決方案：
項(xiang)目管(guan)理(li)(li)(li)作為墨溪(xi)整套管(guan)理(li)(li)(li)體(ti)系(xi)中(zhong)最龐大(da)(da)的(de)系(xi)統，借助(zhu)簡道云強大(da)(da)的(de)子表單(dan)功能，一個(ge)項(xiang)目管(guan)理(li)(li)(li)系(xi)統將前面提到的(de)采(cai)購、銷售(shou)、工程(cheng)等子系(xi)統全部管(guan)理(li)(li)(li)了(le)起來(lai)，只要銷售(shou)發(fa)起了(le)一個(ge)項(xiang)目，就如同(tong)牛頓同(tong)學當年提到的(de)第一推動(dong)一樣，后續流程(cheng)就會自動(dong)流轉，直到整個(ge)項(xiang)目結束。
價值：
如今，相關人員只需要專注于項目本身，隨著系統提醒推動流程就好，極大提升了項目進展。
五、信息化建設總結
在(zai)(zai)精益(yi)生產中，我(wo)(wo)(wo)們總(zong)是會從價(jia)值(zhi)(zhi)流分析開始，了解企業的(de)(de)流程，確認其(qi)中產生價(jia)值(zhi)(zhi)的(de)(de)環(huan)節，消除其(qi)中的(de)(de)浪費(fei)。而有一種企業行為(wei)不(bu)產生價(jia)值(zhi)(zhi)，卻又(you)是必須(xu)的(de)(de)，比(bi)如(ru)搬運(yun)、做計劃等(deng)等(deng)。在(zai)(zai)與簡道(dao)云和精益(yi)打(da)交道(dao)的(de)(de)這五(wu)年時間中，我(wo)(wo)(wo)逐步感(gan)受(shou)到(dao)簡道(dao)云作為(wei)一個低代(dai)碼(ma)系統(tong)搭建平臺的(de)(de)價(jia)值(zhi)(zhi)在(zai)(zai)于(yu)，他完美的(de)(de)契合了精益(yi)的(de)(de)思(si)維理念(nian)，讓我(wo)(wo)(wo)們可以(yi)專注(zhu)于(yu)業務本身(shen)，幫(bang)助我(wo)(wo)(wo)們快速(su)實現(xian)標準化，減少不(bu)增值(zhi)(zhi)的(de)(de)動(dong)作。
如果說當前中(zhong)國(guo)企業中(zhong)精益改善理念正在成為(wei)主流，那(nei)么簡道云(yun)作為(wei)企業發展和變(bian)革過程中(zhong)的助推器，必定(ding)是一個正確(que)的選擇。
精(jing)益X簡道(dao)云，1個人，3個月(yue)，搞定全公司的無(wu)紙化辦公！
