一、案例背景
蘇州新中森泰建(jian)設集團有(you)限(xian)公司成立于2017年3月，公司重點于景(jing)觀、綠化工(gong)(gong)程的設計、施(shi)工(gong)(gong)、養護(hu)，建(jian)筑(zhu)(zhu)裝飾(shi)裝修(xiu)工(gong)(gong)程的施(shi)工(gong)(gong)及金(jin)屬材料(liao)、建(jian)筑(zhu)(zhu)材料(liao)、花(hua)卉苗木(mu)的銷售 。公司與多家頭部(bu)房企合作(zuo)，是(shi)綠色建(jian)筑(zhu)(zhu)一體化方(fang)案的實施(shi)者，具有(you)獨立承(cheng)建(jian)各(ge)類景(jing)觀綠化、裝飾(shi)裝潢、建(jian)筑(zhu)(zhu)幕(mu)墻的能(neng)力。目前擁有(you)建(jian)筑(zhu)(zhu)裝修(xiu)工(gong)(gong)程一級資質、建(jian)筑(zhu)(zhu)總承(cheng)包資質三級等。
二、業務背景
自(zi)公司(si)(si)成(cheng)立(li)起，隨著(zhu)業(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)規模(mo)的逐漸擴(kuo)大，業(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)數(shu)據(ju)(ju)越(yue)來越(yue)多(duo)，原先采用人工記賬的方(fang)式去梳理項(xiang)目成(cheng)本、采購、進度等方(fang)面的事宜越(yue)來越(yue)困難。在人員(yuan)管理上(shang)，生(sheng)產、營銷、財務(wu)(wu)(wu)、成(cheng)本、倉(cang)(cang)庫等各部門人員(yuan)協(xie)調繁復。在流程管理上(shang)，存在業(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)流程多(duo)、審(shen)批(pi)流程長、線(xian)下(xia)審(shen)批(pi)不(bu)及時(shi)、人工操作易出(chu)錯等問(wen)(wen)題(ti)。在數(shu)據(ju)(ju)匯(hui)總和(he)呈(cheng)現上(shang)，業(ye)(ye)(ye)務(wu)(wu)(wu)、銷售(shou)、生(sheng)產、倉(cang)(cang)庫等多(duo)種表格雜亂，數(shu)據(ju)(ju)不(bu)互通(tong)，老板無(wu)法看到(dao)企(qi)業(ye)(ye)(ye)實時(shi)的生(sheng)產運行情況，歷史數(shu)據(ju)(ju)查詢也比較困難。在數(shu)據(ju)(ju)存儲上(shang)，傳統Excel或者自(zi)建系統數(shu)據(ju)(ju)無(wu)備(bei)份，存在硬(ying)件損壞、黑客攻擊(ji)等風險。公司(si)(si)針對這(zhe)些問(wen)(wen)題(ti)內(nei)部采取了(le)許多(duo)嘗試，但始(shi)終(zhong)沒有達到(dao)理想中的效(xiao)果。
三、解決方案
公司(si)對業(ye)務(wu)流(liu)程進(jin)行了梳理，希望搭建出一(yi)個(ge)能一(yi)站式解決智(zhi)慧材料、入(ru)庫(ku)、付款、報銷等管(guan)理問(wen)題(ti)的業(ye)務(wu)流(liu)，包(bao)含(han)：
1、材料管理：項(xiang)(xiang)目(mu)立項(xiang)(xiang)后先錄入計劃清單，現場需要(yao)材料時，由(you)項(xiang)(xiang)目(mu)部提交采(cai)購申(shen)請，再由(you)采(cai)購部門負(fu)責采(cai)購下單。
2、庫存管(guan)理(li)：施工項(xiang)目采取零庫存模式，入(ru)庫即出庫，所以(yi)(yi)我(wo)(wo)們只做了(le)入(ru)庫。在上述材(cai)料管(guan)理(li)當中，我(wo)(wo)們已經完成了(le)采購申請和(he)下單，入(ru)庫時(shi)關(guan)聯采購單即可自動關(guan)聯采購清(qing)單，如果現場到貨材(cai)料數量(liang)或者品類有調整，系統設置了(le)相關(guan)權限可以(yi)(yi)進行修改。我(wo)(wo)們知道(dao)，施工企業主要(yao)是人材(cai)機(ji)的管(guan)控，勞(lao)務和(he)機(ji)械我(wo)(wo)們也在這個(ge)模塊中實(shi)現，由于目前我(wo)(wo)司(si)并(bing)(bing)未要(yao)求對勞(lao)務和(he)機(ji)械進行計(ji)劃，所以(yi)(yi)前期(qi)并(bing)(bing)不用像材(cai)料一樣進行計(ji)劃錄入(ru)。
3、付款和報銷管理：根據項目實際入庫(ku)情況進行人材機的報銷。
4、項(xiang)目看板：通過聚合(he)表、數據工廠等工具進行數據處理(li)、匯總，我們就可以(yi)看到實時(shi)項(xiang)目的運(yun)營(ying)情況(kuang)，包(bao)括項(xiang)目的實時(shi)成本、應(ying)付款(kuan)、應(ying)收款(kuan)、利潤等數據。
場景一：項目材料管理
痛點：
公(gong)司在(zai)使用(yong)簡(jian)道云之前(qian)，對項目的現場(chang)材料(liao)管理沒用(yong)很(hen)好的抓手(shou)，無(wu)法實時統計材料(liao)損耗情況，引發巨(ju)大浪費(fei)。
解決過程：
設(she)計了(le)(le)材料(liao)管(guan)理(li)(li)模塊(kuai)，在項(xiang)目(mu)(mu)(mu)立項(xiang)之初(chu)，我們(men)就(jiu)(jiu)將(jiang)初(chu)始(shi)清單(dan)導(dao)入(ru)系統(tong)，并為每一(yi)項(xiang)材料(liao)設(she)置了(le)(le)一(yi)個(ge)(ge)合理(li)(li)的(de)(de)、可以接受的(de)(de)損耗值(zhi)，當(dang)在這(zhe)個(ge)(ge)損耗范(fan)圍(wei)之內，項(xiang)目(mu)(mu)(mu)上可以進行采購，一(yi)旦(dan)超(chao)過，通過表單(dan)校驗，就(jiu)(jiu)限(xian)制采購申(shen)請的(de)(de)提(ti)交(jiao)(jiao)，如果需要增補，那必須提(ti)交(jiao)(jiao)變更(geng)申(shen)請，并附上合理(li)(li)的(de)(de)理(li)(li)由。這(zhe)就(jiu)(jiu)是從(cong)工具上去(qu)輔(fu)助項(xiang)目(mu)(mu)(mu)成(cheng)本(ben)管(guan)理(li)(li)計劃的(de)(de)實(shi)施，并反過來(lai)去(qu)影響(xiang)、優化項(xiang)目(mu)(mu)(mu)管(guan)理(li)(li)進程的(de)(de)一(yi)個(ge)(ge)很好(hao)的(de)(de)例(li)子(zi)。
價值：
在使用了項目材料管理模塊后，公司項目材料損耗率均控制在5%以內，僅2021年上半年，材料損耗節約成本就在100萬左右。
場景二：項目入庫管理
痛點：
在(zai)項目現場的(de)人材(cai)機(ji)入庫管(guan)理(li)上，由于項目材(cai)料種類(lei)繁多(duo)，人工(gong)(gong)統計困難重重，采購入庫量(liang)與(yu)計劃(hua)量(liang)需(xu)要人工(gong)(gong)比對，一(yi)旦采購材(cai)料與(yu)計劃(hua)清單(dan)材(cai)料不符，會(hui)造成浪費與(yu)工(gong)(gong)期延誤。
解決過程：
通過(guo)數據關(guan)聯(lian)，將入庫(ku)材料與計(ji)劃清單相關(guan)聯(lian)，也就是(shi)說，只(zhi)有計(ji)劃或者(zhe)變更(geng)中提(ti)過(guo)的材料才可以(yi)(yi)入庫(ku)，在入庫(ku)的時候(hou)，每(mei)種材料也能自動顯示(shi)總需求(qiu)量(liang)以(yi)(yi)及(ji)累計(ji)入庫(ku)量(liang)，這很好(hao)的解決(jue)了上(shang)述的三(san)大痛點。
價值：
上線了該模塊后，我司入庫效率大幅提升，原先入庫單據由項目成員郵寄到公司，再由采購部統一入庫，往往時間上要超過一個月。有了這個模塊，系統平均入庫時間縮短為5個工作日左右，大大提高了數據的實效性。
場景三：項目付款與報銷管理
痛點：
在(zai)項目(mu)的(de)付(fu)款(kuan)和報銷管理上(shang)，原先只(zhi)能做一(yi)些簡單的(de)核(he)對(dui)(dui)，僅僅核(he)對(dui)(dui)項目(mu)歸屬、付(fu)款(kuan)金額(e)等信息是否符合實際情況(kuang)，無法(fa)關聯到入庫(ku)單，供(gong)應(ying)商的(de)應(ying)付(fu)款(kuan)應(ying)收款(kuan)等數(shu)據(ju)都要去財務和成本部(bu)門(men)核(he)對(dui)(dui)紙質單據(ju)，時間成本和管理成本比(bi)較高。
解決過程：
所有項目直接費(fei)用(yong)(yong)(yong)(yong)，公(gong)司均要求入(ru)庫后才能(neng)付(fu)(fu)款(kuan)。利用(yong)(yong)(yong)(yong)關(guan)聯(lian)數(shu)據(ju)字段，我(wo)們(men)每一筆付(fu)(fu)款(kuan)都(dou)關(guan)聯(lian)入(ru)庫單，通過聚合(he)表(biao)和數(shu)據(ju)工廠，我(wo)們(men)可(ke)以看(kan)到(dao)每一筆入(ru)庫實時的(de)成本、應(ying)付(fu)(fu)款(kuan)等數(shu)據(ju)，配合(he)儀表(biao)盤的(de)使用(yong)(yong)(yong)(yong)，我(wo)們(men)可(ke)以按(an)照供(gong)應(ying)商、項目、日期等多(duo)個(ge)維度進行項目數(shu)據(ju)統計(ji)。在付(fu)(fu)款(kuan)的(de)時候，公(gong)司也關(guan)聯(lian)了入(ru)庫信息，真正做到(dao)了全(quan)流程的(de)管控(kong)，通過關(guan)聯(lian)數(shu)據(ju)選擇(ze)相應(ying)的(de)供(gong)貨(huo)單，配合(he)聚合(he)表(biao)使用(yong)(yong)(yong)(yong)，在付(fu)(fu)款(kuan)申請上面(mian)就(jiu)能(neng)看(kan)到(dao)入(ru)庫單金(jin)額(e)、本單累計(ji)付(fu)(fu)款(kuan)金(jin)額(e)和剩余應(ying)付(fu)(fu)款(kuan)金(jin)額(e)等數(shu)據(ju)。
價值：
上線了該模塊后，公司付款效率大幅提升，原先付款時財務、采購需要將每一個紙質進行核對，往往一張單子審核需要一周以上。有了這個模塊，付款平均審核時間縮短為2個工作日左右，大大提高了數據的實效性，同時每月至少節約3人/天的工作量。
場景四：項目看板
痛點：
公(gong)司認(ren)為原(yuan)先的(de)管理對項(xiang)目實時情(qing)況了(le)解不(bu)夠，運營數據不(bu)實時、人工統計成(cheng)本高且(qie)存在出錯風險(xian)、數據安全也沒有保證。
解決過程：
利用(yong)簡(jian)道云的儀(yi)表盤、聚(ju)合表、數(shu)據工廠等工具，可以將公(gong)司運營數(shu)據實時展(zhan)現出來(lai)。
價值：
上線了該模塊后，數據實時性和準確性大幅提高，從每月報表轉換為實時經營情況分析，節省人工成本不計其數。
場景五：項目月度付款計劃
痛點：
公司原先(xian)每月(yue)對于付款(kuan)進度、金額等每月(yue)數(shu)據支(zhi)撐，由此帶來了(le)如下(xia)痛(tong)點問(wen)題：
1、部門溝(gou)通多且雜，效率不高；
2、付款計劃無(wu)法關聯實時(shi)產值(zhi)不(bu)準確(que)；
3、對于各項(xiang)目財務狀況分析(xi)，耗費大量人(ren)力。
解決過程：
通過跨(kua)表(biao)單(dan)的mapx函數(shu)，在提交付(fu)款(kuan)計劃(hua)的時(shi)候，可(ke)以直接(jie)計算出項目(mu)的實時(shi)產(chan)值、已付(fu)款(kuan)情況(kuang)和應(ying)付(fu)款(kuan)情況(kuang)，大大提高了效率和準確(que)性；通過部(bu)門(men)(men)會簽(qian)，也省去了跨(kua)部(bu)門(men)(men)多次確(que)認的繁瑣。
價值：
上線了該模塊后，付款計劃效率大幅提升，原先付款計劃需要各部門經理共同開會確認，目前大大提高了效率和數據的準確、實效性，同時每月至少節約財務1人/天的工作量以及各部門經理1天的工作量。
四、項目心得
在(zai)項目(mu)(mu)管(guan)理系統(tong)(tong)(tong)的(de)搭建(jian)過程中，不是一蹴(cu)而就的(de)，公司以現場管(guan)理為切入(ru)點，逐步推進整個(ge)系統(tong)(tong)(tong)的(de)搭建(jian)，目(mu)(mu)前(qian)已(yi)經形成了以項目(mu)(mu)人材(cai)機管(guan)理為核心(xin)；項目(mu)(mu)成本、采購(gou)和(he)財務為輔助的(de)項目(mu)(mu)管(guan)理系統(tong)(tong)(tong)。并(bing)逐步搭建(jian)外圍的(de)人事、績(ji)效、招投標(biao)、施工日志等應用，實現1+x的(de)應用矩陣，為我司業務保駕護航。在(zai)這個(ge)過程中，產生(sheng)了很多思考：
信息化建設需要做好規劃
一步(bu)一個腳印，只(zhi)有每(mei)個階段要實現的(de)(de)功能(neng)都列(lie)好計劃逐一實施，環環相扣，后面(mian)的(de)(de)工作才不至于(yu)出現返工、修(xiu)補等事宜。我司在項(xiang)目管理系統立項(xiang)之初(chu)，便(bian)確(que)立了抓(zhua)大(da)放小(xiao)，逐步(bu)完善(shan)的(de)(de)八字方(fang)針(zhen)，主要針(zhen)對公司關心的(de)(de)主材進(jin)行管控，逐步(bu)將其(qi)他功能(neng)添加(jia)進(jin)來，避免了一上來功能(neng)過于(yu)臃腫(zhong)造成員工不適應的(de)(de)情況。
信息化建設是一把手工程
只(zhi)(zhi)有老板大力(li)支持并(bing)不斷的(de)推進，整個項目才能(neng)順利實施。筆者經(jing)歷(li)過許多ERP、OA等系(xi)統的(de)建(jian)設工(gong)作，成功的(de)實施無一(yi)沒(mei)有老板的(de)大力(li)支持。因為(wei)系(xi)統短期內是會增(zeng)加員工(gong)的(de)學習成本，只(zhi)(zhi)有把企(qi)業(ye)利益放在第一(yi)位，才能(neng)看到(dao)信息(xi)化系(xi)統給企(qi)業(ye)帶來的(de)長效利益。
信息化建設需要業務部門深入參與
只(zhi)有IT部(bu)(bu)門(men)參與的(de)(de)信息化(hua)建設，永遠是跟實際業(ye)務脫(tuo)節的(de)(de)，只(zhi)有業(ye)務部(bu)(bu)門(men)不斷(duan)地反饋，IT部(bu)(bu)門(men)才能(neng)不停(ting)的(de)(de)迭(die)代優(you)化(hua)，滿(man)足業(ye)務部(bu)(bu)門(men)的(de)(de)實際需求。
