如何提高辦公效率

這篇從接(jie)手——執行——請(qing)示——匯報——復盤四(si)個方面全(quan)閉環分享高效辦公(gong)的(de)一些方法，干貨滿滿，經得起(qi)驗(yan)證！

一(yi)個工作任務的生命周期是這樣(yang)的：

01 接手工作，問清標準

接手任務，不怕多(duo)問，怕的是(shi)你不懂(dong)裝懂(dong)，自己在那(nei)瞎(xia)琢磨

接手一項工作必須先溝通清楚：“這件任務我要做到什么標準？”，建議當面確認或用文字溝通清楚，避免互相誤解。

否則就會出現：領(ling)導期(qi)望達到a標(biao)準，你卻(que)以為是b標(biao)準。自己吭(hang)哧吭(hang)哧地把工作做到b標(biao)準，結果卻(que)得(de)了個(ge)“工作不合(he)格”的評價，典型的吃力不討好。

舉個例子，上司安排你去接待一個重要客戶，你可以這么說：

好的領(ling)導。請問他(ta)們(men)有幾個人？怎(zen)么過來？我(wo)需要安排(pai)什(shen)么規(gui)格的接待標準？我(wo)先確定(ding)下，然后立即協調車輛和酒店。

這樣回復，不僅可以讓上司看到你的用心，也能確保自己少走彎路，更高效率地完成任務。

02 請示工作，必帶方案

在任務推進(jin)過程中，總會遇到很多超出我(wo)們能力范圍的事需(xu)要請示領導。比如：

但在請示之前一(yi)定要先動動腦子，不要把問題直(zhi)接拋(pao)給領導。

采用“問題+原因+解決方案”的請示方式，是相對比較討巧的。

要給領導做選擇題而非問答題，即便是最后方案并沒有得到采用，也證明我們是想積極地解決問題，而不是推卸責任。

03 執行(xing)工作(zuo)，保(bao)質保(bao)量(liang)

職場(chang)絕大(da)多(duo)數情況下都(dou)是以結(jie)果論英雄，只看功勞不看苦勞，所以在執行(xing)工作(zuo)的過(guo)程(cheng)中也要注意：

職場(chang)工作離不開實(shi)干，但僅(jin)僅(jin)靠(kao)實(shi)干只能是當之(zhi)無愧(kui)的冤大(da)頭，還(huan)有兩個(ge)重要素質：

同頻共振：和上級“同頻共振”，只有(you)這樣你做(zuo)的結果才是(shi)他想要的結果。

前瞻思維：提(ti)(ti)前考慮、提(ti)(ti)前規劃(hua)，增強主(zhu)動性，心里(li)有(you)數干活才(cai)有(you)底氣。

辦(ban)公(gong)室(shi)工(gong)作(zuo)很(hen)忙，大(da)事、小事、雜事纏身，但工(gong)作(zuo)時間(jian)是有限的，這時候就需要判(pan)斷任務優(you)先級：

根據這兩個維度把事情劃分出4個象限，再將待辦事項相應放入這4個象限中。其中緊急而重要的事情一定是最有優先級、需要馬上處理的！

每天的工作內容很繁雜，容易忘記怎么辦？分享幾個常用的方法：

1.桌面(mian)日歷：前(qian)前(qian)后后已經用了5年了，日歷(li)和待辦(ban)事項相結合(he)，快速(su)添(tian)加(jia)代辦(ban)事項，每天(tian)需(xu)要做什么一目了然，也支持查看歷(li)史(shi)記錄。

2.工作日志：個(ge)人(ren)(ren)感覺是(shi)(shi)桌(zhuo)面日(ri)歷的進階版(ban)，我主要(yao)(yao)是(shi)(shi)用(yong)來做數據分析的，（放在工(gong)作總(zong)結(jie)里也很拉(la)風~）主要(yao)(yao)是(shi)(shi)可以自(zi)定義(yi)設置，個(ge)人(ren)(ren)還是(shi)(shi)比較(jiao)喜歡的。

職場工(gong)作中，竭盡全力叫“實干”，善于借(jie)力叫“巧勁”。分享幾個方法：

發揮“中間(jian)人”力量

沒有(you)人規定你只能用一(yi)個人的力量完成工(gong)作，所以(yi)要(yao)善于找到可以影響關鍵人的第三(san)人“借(jie)東風”，比如：

我要完成一個任(ren)(ren)務(wu)(wu)，需要A的(de)(de)(de)幫助(zhu)，因(yin)為我們不屬于同(tong)部門(men)，調(diao)遣(qian)不動A。這個時候(hou)可以找到他的(de)(de)(de)上級(ji)，提出需求并(bing)分析這個任(ren)(ren)務(wu)(wu)對公司、對他們部門(men)的(de)(de)(de)好(hao)處(chu)，獲取A的(de)(de)(de)上級(ji)的(de)(de)(de)支持，這樣自(zi)然就能得到A的(de)(de)(de)幫助(zhu)。

示弱的同時，也別放(fang)低姿態(tai)

在尋求別人幫助的時候(hou)，示(shi)弱也是以(yi)柔克剛(gang)的智慧，合理示(shi)弱是謙虛請教(jiao)的禮儀。一定要(yao)(yao)(yao)認清(qing)自己的(de)強弱項，展示自己有價(jia)值有優勢的(de)地方，要(yao)(yao)(yao)讓(rang)人(ren)愿意給你解決疑惑和問題。他(ta)需(xu)要(yao)(yao)(yao)什(shen)么，你又能(neng)為他(ta)做些(xie)什(shen)么？“要(yao)(yao)(yao)做沙漠里的(de)水，平淡無味中(zhong)的(de)糖。”

用長期(qi)連接(jie)代替一次性消費(fei)

”職場中“借人力”不是(shi)一次性的(de)消(xiao)費，而是(shi)一個(ge)建立(li)長期(qi)信(xin)任的(de)紐(niu)帶。對(dui)于(yu)一個(ge)優質的(de)伙伴來說(shuo)，贏得(de)對(dui)方信(xin)任的(de)前提，你是(shi)一個(ge)靠譜的(de)人，充(chong)滿智(zhi)慧或踏實穩重。

在有效的溝通基礎上能給與適當的幫助(zhu)，做到(dao)言出必行令人覺得你真誠(cheng)可靠(kao)。把握好相處的尺度，提升雙向滿意度，建立積極的人際關系。樂于分享敢于擔當，問題總會出現給人正面的態度，站在對方的角度上看問題。互相成為對(dui)方的“支(zhi)點(dian)”，工(gong)作(zuo)的本質就是(shi)價(jia)值(zhi)和交易。

04 匯報進度，突出結果

工作匯報時，不管是過程匯報還是結果匯報，一定要把匯報重點放在結果上。領導首先關注的一定是結果(guo)，只(zhi)有當結果(guo)非常(chang)(chang)好或者非常(chang)(chang)差時，工作過程才會(hui)被(bei)提起。

05 復盤總結，漫談感受

如果某項工作你做得很好，業績出色，領導安排你在部門內做工作分享。這個時候就得重點班談工作過程，結果說的太多，會給人炫耀的感覺。

要知道，別人花專門的時間來聽你講，目的是要學習取經，你的工作結果他們一點都不關心，他們關心的是你究竟做了哪些流程控制，最終才會把工作完成得這么出色。

這里的復盤和工作匯報是有區別的，主要目的在于固化流程、校驗方向，為后(hou)來人提供(gong)一(yi)個(ge)可復制的路徑，最(zui)終落點放(fang)在項目經驗(yan)的產出上。

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