如何做好工作匯報

在職場中，匯(hui)(hui)報(bao)(bao)(bao)是(shi)必(bi)備的能力，也(ye)是(shi)職場人必(bi)定(ding)經歷的工(gong)作(zuo)。很多(duo)人做工(gong)作(zuo)匯(hui)(hui)報(bao)(bao)(bao)常常做成了“裹腳布”，不僅白費(fei)心血，更讓匯(hui)(hui)報(bao)(bao)(bao)對(dui)象(xiang)心生(sheng)反感。所以(yi)正(zheng)確(que)的匯(hui)(hui)報(bao)(bao)(bao)方法，是(shi)每個(ge)職場人必(bi)須掌握的技能。那如何做好匯(hui)(hui)報(bao)(bao)(bao)呢(ni)？

01 基本原則：簡短精要

最(zui)核(he)心最(zui)基本的一個認知是，你要了解上司對你的匯報最(zui)渴(ke)望的期待是什(shen)么。比如說，你(ni)的領導對結果比較重(zhong)視，那你(ni)在匯報過程中就不要對(dui)工作細(xi)節說太(tai)多(duo)，而是直(zhi)奔主題，說出領導想(xiang)要的結(jie)果。

“KISS”原則(ze)：Keep it short & simple，保持(chi)簡短(duan)和精要：

簡(jian)短，是指匯報(bao)過程的簡(jian)單明了(le)，而不是長(chang)篇大論喋喋不休(xiu)。

精要，是指匯(hui)報(bao)結果要點(dian)名主題，而不(bu)是說了半天不(bu)提(ti)重點(dian)。

快速(su)、簡潔、直(zhi)達核心的(de)匯報是管理者對每(mei)一位員工的(de)期待。美(mei)國溝通(tong)專(zhuan)家凱(kai)倫?伯格(ge)（Karen Berg）認為，想實(shi)現簡短(duan)清晰的表(biao)達，需要做到以下幾點(dian)：

02 被(bei)領導夸的(de)(de)匯報(bao)形式是什么樣的(de)(de)？

可(ke)能很多人會說：“道理我都懂，看了也(ye)能明白(bai)，就是不(bu)知道怎么去(qu)做。”那么，問(wen)題來了：“如何把這些理論具體(ti)化的去(qu)實施在匯報(bao)的過程中？”在這里，可(ke)以借助(zhu)一個結構化表達的工具：PREP匯報結(jie)構(gou)

●Position 核心(xin)結論

在匯報(bao)事情之前，先列出核心(xin)的(de)關鍵詞(ci)(ci)或(huo)結論(lun)，尤其是跟(gen)目標一致的(de)關鍵詞(ci)(ci)，然(ran)后高度概括(kuo)提(ti)(ti)煉成一句話(hua)，簡單清晰的(de)說明你(ni)的(de)目標、方案提(ti)(ti)議和你(ni)想(xiang)要(yao)的(de)支持(chi)。

●Reason 佐(zuo)證依據

你的建議為什(shen)么重要(yao)？即闡述做出決定或確立(li)目標的主要(yao)原(yuan)因。

通(tong)常，價值和收益(yi)這(zhe)兩個因素，是最能打動管理(li)者的(de)，就是你要提供讓(rang)領導信服的(de)條(tiao)件。

●Evidence具體事(shi)例

說服(fu)管理(li)者(zhe)最合理(li)的(de)辦法是(shi)(shi)講述事實(shi)和展現數(shu)據，這(zhe)兩者(zhe)是(shi)(shi)缺一(yi)不(bu)可的(de)，關鍵要(yao)點陳(chen)述的(de)好壞直接決定了匯(hui)報的(de)成敗(bai)。

●Position 重申(shen)結論

重申核心觀點(dian)是常常被忽略的(de)(de)部分，作(zuo)為(wei)匯(hui)報者，不要奢求管(guan)理者會(hui)始(shi)終與你(ni)保(bao)持一(yi)致的(de)(de)節奏。

因(yin)此，不斷的重(zhong)申你(ni)的要點(dian)，會更好的讓管(guan)理者認知到(dao)事情的重(zhong)要性(xing)。

好的向上匯報過程，一(yi)定是思路明(ming)晰(xi)、數(shu)據(ju)充足、有(you)理有(you)據(ju)的。不僅(jin)能讓(rang)領導知(zhi)道(dao)得(de)更多，可以幫助上司做決(jue)策，管(guan)理(li)上司的時間(jian)，同時為上司呈現問題(ti)和解決(jue)方案。

03 一些實操技巧

具(ju)體(ti)的技(ji)巧可從以下3個方(fang)面來說：

1.匯報時機的把握

及時匯報(bao)(bao)——看不(bu)看是領導(dao)的(de)事，報(bao)(bao)不(bu)報(bao)(bao)是你的(de)事

及時(shi)匯(hui)報(bao)能加大(da)好(hao)感度，領(ling)導都(dou)喜歡你隨(sui)時(shi)敲開大(da)門，匯(hui)報(bao)新(xin)進展(zhan)。不要想著(zhu)悶頭(tou)做完(wan)，一下子給領(ling)導驚喜，這樣(yang)的結(jie)果，領(ling)導大(da)都(dou)覺得完(wan)成(cheng)難度低，壓根不會驚喜。及時(shi)匯(hui)報(bao)進度，讓領(ling)導有充(chong)分的掌(zhang)控感。

尤其是1%、50%和100%，這(zhe)三個時機，是領導最想聽匯報的(de)時候。

特殊(shu)情況的匯報：如若(ruo)進展不順利，需要及時進行反饋(kui)匯報。而(er)不是(shi)拖著問題不解決，將問題擱置(zhi)化，耽誤(wu)工(gong)作進度。

2.匯報內容的選取

匯(hui)報(bao)工作(zuo)不(bu)等于匯(hui)報(bao)“過程(cheng)”，你不(bu)需(xu)要(yao)把所有的(de)(de)事情全都說一(yi)遍，證明你很忙(mang)，挑(tiao)重要(yao)的(de)(de)講：

3.匯報方法的掌握

職場人害怕(pa)跟領導匯報(bao)工作(zuo)(zuo)，大部分是心里沒(mei)有足(zu)夠(gou)的底(di)氣，準備工作(zuo)(zuo)沒(mei)有做踏實。

采用(yong)一些(xie)可視化工具梳理(li)匯(hui)報內容是一個很好(hao)的方(fang)法，前(qian)人都給你總結好(hao)了(le)，直接拿來用(yong)就行：

1）可視化梳理，用“魚骨圖法”做匯報準備

日本管理(li)大師(shi)石(shi)川馨先生曾發明“魚骨(gu)圖”，主要用于工(gong)(gong)作中可(ke)以快速地解決問題。這個(ge)方(fang)法同樣適(shi)應于工(gong)(gong)作匯報(bao)的準備階段。

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匯報之前(qian)，先拿出一(yi)(yi)張(zhang)白紙，豎著畫一(yi)(yi)條直線(xian)，在直線(xian)的上(shang)端，也就是(shi)魚(yu)頭(tou)位置(zhi)寫上(shang)項目名稱；在直線(xian)的下端，即魚(yu)尾的位置(zhi)寫上(shang)工(gong)作結論(lun)，學(xue)會盡可能用(yong)一(yi)(yi)句(ju)話去概括結論(lun)。

中間用抽絲剝(bo)繭的方式去做分析(xi)，區分清(qing)楚(chu)已(yi)完成(cheng)與(yu)未(wei)完成(cheng)的部分，是順利推進還(huan)是遇到阻力，反復斟酌，緊抓重點，這樣下來整個(ge)工作(zuo)匯報的脈絡就會(hui)非常清(qing)晰。

2）SMART管理，用“事件+數據+對比”匯報結果

在做(zuo)完匯(hui)報(bao)準備后，重(zhong)心就落在如何(he)表述(shu)上(shang)，建議參(can)照目標管理(li)中的SMART原則(ze)去做(zuo)匯(hui)報(bao)表述(shu)。?

對(dui)(dui)于(yu)已(yi)完成(cheng)的(de)工作，則(ze)采用“事件+數據(ju)+對(dui)(dui)比”的(de)方式匯報，最好做點功(gong)課，保證能夠應對領導的提問(wen)。

“數據”：是(shi)指將工作結果以數據的形式(shi)量化(hua)，制成(cheng)可(ke)視化(hua)的數據圖表(biao)。

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建(jian)議從以下幾(ji)個維度(du)進行數據分析：

不用(yong)擔(dan)心這種數據(ju)分析(xi)的(de)圖表難做，直接套(tao)用(yong)模板，簡單(dan)的(de)拖拉拽(zhuai)，幾(ji)分鐘就可以完成一個豐(feng)富的(de)數據(ju)圖表，可參考可視化儀(yi)表盤(pan)模板

“對比”：匯報出(chu)(chu)彩的(de)地方。當工(gong)作完成較好時，可以通(tong)過對比把工(gong)作成績凸顯出(chu)(chu)來。

注意：對比時(shi)需(xu)要謹記，通(tong)常只做自(zi)我(wo)的同比和環比，或(huo)與公司的競(jing)爭(zheng)對手去比，不要跟部門(men)同事(shi)對比，一是容易招來(lai)同事(shi)猜疑和反(fan)感，二是容易讓領導覺(jue)得你好勝心過強。

總之，不要當一(yi)個純粹的(de)數據搬運工，做信(xin)息的(de)整合(he)者和分析者，最好是問題的(de)解決(jue)者。

3）借用PDCA模型，梳理匯報邏輯

很多人向上(shang)匯報，無法取(qu)得好的結果，很大(da)可(ke)能是領導(dao)根本沒(mei)(mei)聽(ting)懂你真(zhen)正的意(yi)思，覺得既然沒(mei)(mei)有說明白(bai)，怎么可(ke)能做明白(bai)？所以，梳(shu)理(li)好邏(luo)輯很重要(yao)。

4）明確匯(hui)報(bao)對象及其態度

在向(xiang)上匯報中，了(le)解(jie)匯報對象是工作重點。在做匯(hui)(hui)報前(qian)，首(shou)先需要了解參加匯(hui)(hui)報的(de)領導有哪些，誰是拍(pai)(pai)板的(de)人，拍(pai)(pai)板領導對匯(hui)(hui)報相關事項(xiang)的(de)態度。

而一(yi)般來說領(ling)導(dao)的態度(du)分為三(san)類(lei)：支持，反(fan)對(dui)，模(mo)棱兩可。

祝(zhu)每一位職場人(ren)都能贏得領導的贊識，走出精(jing)彩的職業發展(zhan)之路。