團隊管理方法

作為一個團隊的主管，你有兩大任務：「員工(gong)管(guan)(guan)理(li)」和「業務(wu)管(guan)(guan)理(li)」，即對工作(zuo)本身(shen)的管理(li)和對人的管理(li)，那(nei)么具體的內容(rong)都有什么？

上圖(tu)摘自《10 人以(yi)下小(xiao)團(tuan)隊管(guan)理(li)手冊(ce)》， (日) 堀(ku)之內克彥 著（文(wen)末有(you)分(fen)享這本書的(de)電子版，如有(you)需要(yao)可以(yi)自行下載），這個圖(tu)上寫的(de)很細，拎幾個重點出來講。

一、員工管理——“掌控”下屬

1.了解下屬和團隊

團隊是(shi)人組成的(de)，要(yao)想管(guan)理(li)好一個團隊，就要(yao)了解團隊里的(de)人，關(guan)注不同層次員工(gong)的(de)需求，這些需求關(guan)系(xi)到員工(gong)的(de)工(gong)作熱情和(he)工(gong)作績效。只(zhi)有知己知彼的(de)管(guan)理(li)者(zhe)和(he)知己知彼的(de)下(xia)屬相(xiang)結合，才能充分發揮戰斗(dou)力(li)。所以，多了(le)解下屬想要什么，并根(gen)據(ju)不(bu)同的點提供幫助。

2.制定清晰的目標—目標不清晰，下屬不行動

公司是追求利潤的地方，所以公司需要有年度經營計劃，還有需要舉全公司之力去實現的利潤目標。 想必你管理的部門也要根據公司的經營方針制定部門的目標，主管的定義是“通過下屬實現經營目標的人”。

主管最先應該實現的是部門的目標，如何實現？當然不能“靠自己拼命干”，說到底目標還是需要“通過下屬”來實現的。 “通過下屬”完成目標關鍵在于要給每名下屬制定具體的目標。 假設(she)部門(men)年銷售額(e)目標(biao)是5億(yi)，如(ru)果(guo)(guo)你只(zhi)是說“大(da)家 一起努(nu)力完成5億(yi)的(de)目標(biao)吧(ba)”，恐怕(pa)沒有人聽了就(jiu)會去干活，如(ru)果(guo)(guo)有 5名(ming)下屬，就(jiu)必須給他(ta)們(men)分別制定具體(ti)的(de)銷售額(e)目標(biao)，這樣下屬才會行動(dong)起來。

3.學會激勵下屬，將團隊力發揮到極致

當一(yi)個員(yuan)工(gong)完成某(mou)項工(gong)作時，他最(zui)需要的(de)是老(lao)板對(dui)自(zi)己工作的(de)肯定和激勵。研究發現，在(zai)員工心目中，管(guan)理者對員工的認(ren)可是提高員工工作動(dong)機、提高員工滿意(yi)度(du)的重要途徑。員工在(zai)真誠的欣(xin)賞和(he)評(ping)價(jia)下，可以感受到鼓(gu)勵，發揮更大的工作熱情，所以不要吝(lin)嗇于你的表揚。

注意，這里所謂(wei)激(ji)勵不一定(ding)是物質獎勵，更重要(yao)的(de)是，它是來自內心的(de)肯定(ding)，有(you)助(zhu)于保(bao)持團隊強大的(de)戰斗(dou)力。

4. 信任下屬，權力下放

權利的(de)下(xia)放，并不代表(biao)做(zuo)一個甩手掌柜。最重要的(de)事情還是(shi)由你(ni)來負責，次重要的(de)任務(wu)下(xia)放給組長，不干預他們的(de)工(gong)作，更不指手畫(hua)腳(jiao)，讓他們按(an)照自己的(de)風格去做(zuo)事，事情能做(zuo)成就好，和過(guo)程(cheng)相比，更關注結果，畢竟條(tiao)條(tiao)大路通羅馬。因(yin)為(wei)信任，所以簡單。

5. 減少盲目的外部施壓，幫助提升自我驅動力

很多時候管理者都認為“壓力就是動力”，但有時候“壓力也會是兇手”。如果壓力始終來自外部，那就會帶來反效果，作為一個部門的領導者，有時候不斷的去通過業績或者目標對員工施壓（這里和第二點并不矛盾，目標要有，但不可盲目施壓），不如通過提升員工的自我驅動力來讓其對自己施壓效果更好。

6. 信息可視化

團隊大了，最大的問題就是：你看不到問題。即使團隊還小，組建一個可視化的工具和工作流程也是必須的，這(zhe)樣你(ni)的(de)(de)團隊(dui)(dui)才有(you)足夠的(de)(de)可(ke)擴(kuo)展性。作為管(guan)理者(zhe)，你(ni)并不需(xu)要真的(de)(de)跟蹤(zong)團隊(dui)(dui)的(de)(de)每(mei)一個人每(mei)天(tian)在干嘛(ma)，但(dan)是，你(ni)需(xu)要有(you)看(kan)到這(zhe)些的(de)(de)能(neng)力(li)。這(zhe)樣才能(neng)在出問題的(de)(de)時候掌(zhang)握第(di)一手的(de)(de)材(cai)料，而團隊(dui)(dui)成員知道他的(de)(de)東西“可(ke)能(neng)會被看(kan)見(jian)”，執行的(de)(de)效率和質量，也會有(you)提升。

可視化還意味著“信息的對稱和同步”，上面所用(yong)到的工(gong)具和流程可以(yi)保證團隊成員用(yong)最低的成本(ben)了(le)解(jie)“項(xiang)目中的新(xin)鮮事”。保證快速(su)準(zhun)確的響應。

提到可視化工具，正好引出第二部分，善用工具進行業務管理

二、“業務管理”——善用工具

俗話說“工欲善其事，必先利其器”，對團隊管理者尤其如此，在(zai)數字化時代，很多高(gao)效(xiao)能的在(zai)線辦公(gong)工(gong)具(ju)可以讓(rang)管理(li)者(zhe)的(de)工作(zuo)更高效，讓(rang)管理(li)更簡單，讓(rang)工作(zuo)更輕松。問了(le)身邊(bian)的(de)一些中高層管理(li)者(zhe)，用啥的(de)都有，經過(guo)對比，總結(jie)了(le)以下(xia)幾個管理(li)工具：

1. 甘特圖—把控項目進度

先科普一下，甘特圖（Gantt chart）又稱為橫道圖、條狀圖，是最常用的項目圖表之一，它可以直觀表明：計劃何時進行、進展與要求的對比，便于任務或項目管理者弄清項目的剩余任務，評估工作進度。可以說，只要涉及時間進展，都離不開它。

對于團隊管理(li)者來說，甘特圖可以幫助管理(li)者弄清項目的剩余任務，評估工作進(jin)度。除此之外，甘特(te)圖還可以應用在(zai)各(ge)類預約(yue)場景(jing)的數(shu)據展(zhan)示，如會議室預約(yue)情(qing)況、課程預約(yue)情(qing)況等。

2. 知識庫——沉淀團隊知識

在團隊管理(li)中，知識(shi)庫可(ke)以用(yong)于項目(mu)計劃(hua)、項目(mu)進度、個(ge)人周(zhou)報、部門周(zhou)報、會(hui)議(yi)紀要、產品說明、公司制(zhi)度、業(ye)(ye)務規(gui)范等多個(ge)方面，管理(li)者可(ke)以通過知識(shi)庫梳理(li)業(ye)(ye)務資料，沉淀業(ye)(ye)務知識(shi)，制(zhi)定業(ye)(ye)務規(gui)范，從而讓(rang)團隊的業(ye)(ye)務更(geng)進一步。

老員工(gong)可(ke)以在知(zhi)識(shi)(shi)(shi)庫(ku)中分(fen)享知(zhi)識(shi)(shi)(shi)與(yu)經驗，新(xin)員工(gong)能夠快速自行(xing)查找與(yu)學習(xi)，從(cong)而(er)降低培訓(xun)成本，為每(mei)個團(tuan)隊解決知(zhi)識(shi)(shi)(shi)管理(li)的問題。

除此(ci)之外(wai)，通(tong)過向(xiang)企業員(yuan)工提(ti)供相互評論分享、思維碰(peng)撞的(de)(de)平(ping)臺(tai)，讓企業員(yuan)工對有權限的(de)(de)文檔(dang)進行編輯、評論，從而(er)形(xing)成(cheng)員(yuan)工間的(de)(de)共享聯動、調動企業員(yuan)工分享知識的(de)(de)積極性(xing)、形(xing)成(cheng)知識分享的(de)(de)良(liang)性(xing)氛圍(wei)，對團隊的(de)(de)建(jian)設與管理(li)來說(shuo)也(ye)是非常重要的(de)(de)。

3.在線表單—數據高效協作

每個團隊管理者應該都遇到過類似的問題：處理下屬的報銷/請假/出差申請很復雜、協作困難、紙質審批單不易保存、歸檔困難、無法宏觀統計當月情況，這時候就需要用到表單了，管理(li)者可以根據(ju)自己的需(xu)求設(she)計流程，整個(ge)工作都能被(bei)串起來。

（1）普通表單——數據收集：

普通表單主要用來收集數據、基礎信息記錄、合(he)同管(guan)(guan)(guan)理、進銷存管(guan)(guan)(guan)理、OA管(guan)(guan)(guan)理等，還可以對數據進行(xing)分(fen)權(quan)協作管理(li)。

例如：

在進銷存管理中(zhong)，可(ke)以(yi)通過普通表單制(zhi)作基礎信息(xi)表，錄(lu)入企業產品、供應(ying)商(shang)、倉庫(ku)等信息(xi)，記錄(lu)數據的同時(shi)，還能提供給其他表單進行調用(yong)。

（2）流程表單——數據協作

流程(cheng)表單(dan)適用于(yu)申請、審批(pi)、工單(dan)處理等(deng)場景(jing)，通過設(she)置讓數據(ju)在不同的(de)流程(cheng)負責人之間進行審批(pi)提交，最后完成數據(ju)自下而上的(de)流轉。

不(bu)同(tong)(tong)類(lei)型的申(shen)請表(biao)所(suo)走流程各(ge)不(bu)相(xiang)同(tong)(tong)，如：辦(ban)公用品(pin)申(shen)請需要經(jing)過(guo)領導(dao)、行政的雙重(zhong)審(shen)批，而(er)會議室申(shen)請只需通知參會人。通過(guo)這樣的流程表(biao)單(dan)，可為不(bu)同(tong)(tong)申(shen)請單(dan)設計(ji)獨有的流程，數(shu)據協作(zuo)全部線上完成(cheng)。

4. 儀表盤——數據可視化分析

儀表盤主要是(shi)做數據的(de)(de)(de)呈現，利(li)用多種圖(tu)表來(lai)分(fen)析表單收集來(lai)的(de)(de)(de)數據，比如匯(hui)總、平均或者直接(jie)展現等等。員工不(bu)需要寫任何(he)代碼，就能可以快速創建(jian)不(bu)同類(lei)型的(de)(de)(de)報表，達到從(cong)不(bu)同維(wei)度(du)觀察數據的(de)(de)(de)效果(guo)。

圖表的類型也很多，可以滿足不同的分析需求，避免繁重的數據處理工作、數據變動后的重復工作，實現自動分析，大大提高了工作和管理的效率。

5.流程分析（BPA）

BPA是為企業(ye)(ye)調整、優化(hua)業(ye)(ye)務流程提供數(shu)據(ju)依據(ju)和(he)支撐的統計分析方法和(he)工(gong)具(ju)，一圖看懂它的應(ying)用場景↓

對于團隊管理者來說，可以(yi)通過(guo)流(liu)程效(xiao)率分析企業運行的(de)流(liu)程時間成本與(yu)效(xiao)率偏(pian)差、跨部門間協作效(xiao)率與(yu)績效(xiao)、崗位間協作效(xiao)率與(yu)績效(xiao)，甚至可以(yi)通過(guo)歷史數(shu)據洞察(cha)未來趨勢(shi)。

以(yi)上5個工具均來自簡道云，任意行業、任意工種的(de)用戶都可(ke)通過表(biao)單、流(liu)程(cheng)、儀表(biao)盤的(de)組合搭配，實現任意場景的(de)數(shu)據在線收集(ji)、流(liu)程(cheng)實時流(liu)轉、數(shu)據自動分析、內部知識沉淀(dian)，對工作和團隊進行有序管理。

總結：管(guan)理(li)好(hao)團隊，既要(yao)做(zuo)好(hao)“員工(gong)(gong)管(guan)理(li)”，又要(yao)善(shan)用管(guan)理(li)工(gong)(gong)具(ju)做(zuo)好(hao)“業務(wu)管(guan)理(li)”。