整理了幾款我自己用過、或者身邊同事和朋友在用的或者推薦的免費辦公室文檔管理軟件，包括：簡道云、Notion、飛書(shu)文(wen)檔(dang)、OnlyOffice、騰訊文(wen)檔(dang)、石墨文(wen)檔(dang)、釘釘文(wen)檔(dang)、Nextcloud。
從功能(neng)，應用場景(jing)，適合的團隊(dui)類型去詳細(xi)給大家介紹下(xia)，大家可以(yi)根據自己的需(xu)求(qiu)，選擇(ze)適合自己的工具，當然如果各位有更好的工具也歡迎一起分(fen)享，希望對大家有幫(bang)助。
1. 簡道云 ：可視化、自動化、還能表單+流程管理
你可(ke)以把(ba)它(ta)理(li)解成“Excel + 數(shu)據庫(ku) + 表單 + 工(gong)作(zuo)流”的綜(zong)合體，而且操作(zuo)起來(lai)比Excel簡單多(duo)了！
優點：
- 自定義靈活：你可以像搭積木一樣搭建“文檔管理系統”，比如上傳資料、歸檔合同、設定審批流程、權限管理等。
- 自動化流程：比如上傳了某個合同，系統自動發通知給上級審批，審批完再歸檔。這些流程你都可以自己拖拖拽拽設置。
- 權限清晰：誰能看、誰能改、誰能審批，設置得很細致。
- 多人協作+版本記錄：不用擔心誰改了什么，系統自動記錄每次操作。
免費額度：
- 免費版用戶可以創建應用和工作表，適合小團隊（比如 10人以內）日常使用。
- 數據量不大時基本夠用，升級版適合數據量大的公司。
適合誰：
- 重視流程+權限控制的團隊
- 需要收集資料（比如員工上傳文檔、客戶提交表單）的團隊
- 需要自己定制流程和表單的管理崗、小老板
舉個實際使用的例子——
比如你是一(yi)個行政，負(fu)責公司所有(you)合同文檔管理。你可(ke)以在(zai)簡道(dao)云里做一(yi)個“合同資料庫(ku)”應用：
- 部門負責人上傳合同 → 系統通知你審查 → 審查后進入“已歸檔”狀態
- 合同到期30天自動提醒你續簽
- 財務部只看到財務合同，HR只看到人事資料
這玩(wan)意兒真比(bi)Excel靠(kao)譜太多了！
2. Notion：寫文檔+管理項目+知識庫
像一個超級文檔本，能寫、能排版、能插表格、還能做數據庫。它的自由度超高(gao)。
比如你可以建(jian)一(yi)個“項(xiang)(xiang)目(mu)管理系統(tong)”，把(ba)每(mei)個項(xiang)(xiang)目(mu)作為一(yi)個頁面(mian)，里面(mian)包含(han)項(xiang)(xiang)目(mu)背景(jing)、任(ren)務分(fen)工(gong)、會議紀要、文件(jian)鏈接……
每(mei)周開(kai)會前(qian)拉出(chu)來(lai)一(yi)看(kan)，誰干了啥(sha)一(yi)目(mu)了然。 還能用來(lai)做“公司內(nei)部手冊”或(huo)“員(yuan)(yuan)工入職指南”，新員(yuan)(yuan)工一(yi)看(kan)就懂(dong)，省了你反復解釋。
優點：
- 多功能集成：寫文檔、任務清單、項目看板、數據庫，全能。
- 界面清爽：比傳統文檔更有“內容管理”的味道，很適合做知識庫。
- 嵌套功能強：你可以在一個頁面里插入另一個頁面，還能引用內容，做鏈接導航。
- 多人實時協作：幾個人一起編輯、評論、分工，很方便。
免費額度：
- 免費版已經非常夠用，小團隊（5人以內）毫無壓力。
- 有付費版，但多數團隊不需要。
適合誰：
- 創業團隊
- 內容創作者
- 做內部知識庫、項目文檔的人
3. 飛書文檔：文檔+即時溝通
字節跳動家的辦(ban)公平(ping)臺，集文檔(dang)、表(biao)格(ge)、表(biao)單、協作聊天于一體。
最常見的用法就(jiu)是，你寫個(ge)“銷售周報”，分享給領導(dao)，領導(dao)直接在文檔上評論某個(ge)數據，@你提問，你收到飛書(shu)提醒，點進(jin)去就(jiu)能改(gai)，完全(quan)不需要跳來跳去。
優點：
- 文檔和聊天融合：你寫文檔，別人評論，你在飛書上直接收到消息，點進去就能回復。
- 思維筆記/多種格式支持：支持Markdown、腦圖、演示PPT等，展示方式豐富。
- AI助手功能很貼心：比如自動生成會議紀要（真的挺準的）。
免費額度：
- 免費版功能就挺全，小團隊完全夠用。
- 企業版需要申請，但也不貴。
適合誰：
- 對溝通效率有要求的團隊
- 日常會議多、協作文檔多的公司
4. 騰訊文檔：輕便好用，適合文件快速協作
QQ和微信家族的文檔協作工具，最大的優勢是(shi)“上手快(kuai)”。
比如老(lao)板臨時要(yao)你拉一(yi)(yi)個“年會節目清單”，直接建一(yi)(yi)個騰訊表格，一(yi)(yi)人一(yi)(yi)行(xing)填寫，五分鐘搞(gao)定(ding)，比微信(xin)群里你一(yi)(yi)句我一(yi)(yi)句有效多了！
優點：
- 免注冊使用：分享鏈接給別人，點開就能用。
- 支持多人同時編輯：表格、文檔都支持，適合臨時匯總、做計劃。
- 聊天工具集成好：微信里直接用，文件自動同步。
免費額度：
- 免費不限人數，不限使用時間。
- 有微信生態的背書，接入非常自然。
適合誰：
- 輕量級使用場景，比如項目匯報、臨時文件共享
- 微信工作群為主的公司/團隊
5. 石墨文檔：國產在線協作文檔的“老兵”
最早一批國產在線文檔協作工具(ju)，主打輕量、實用。
優點：
- 和Office風格接近：Word用戶遷移過來基本沒有門檻。
- 版本歷史記錄詳細：改了啥、誰改的，一目了然。
- 權限控制靈活：分享可查看/可編輯/可評論
免費額度：
- 免費版支持基本編輯、協作、分享
- 部分高級功能需付費，比如更大的存儲空間
適合誰：
- 對排版比較講究的用戶
- 需要多人審閱、審批文檔的公司
6. OnlyOffice：想要“類Office體驗”的開源神器
這玩意兒就(jiu)是(shi)你(ni)在用(yong)的Office Word/Excel/PPT的“網頁版+開(kai)源版”。
優點：
- 和Office兼容性強：Word、Excel打開不走樣。
- 本地部署支持：適合對數據安全敏感的公司。
- 多人同時編輯、評論：協作功能齊全。
免費額度：
- 開源版免費（可自己部署）
- 云服務部分有試用限制
適合誰：
- 技術團隊
- 企業內網部署文檔系統的需求
7. 釘釘文檔：整合釘釘生態，適合用釘釘辦公的公司
阿(a)里家的(de)產(chan)品，深度整(zheng)合釘釘，文檔-審批-考勤-通知(zhi)一條龍。
優點：
- 深度打通辦公流程：比如文檔里設置審批流程、釘釘群發提醒。
- 權限控制細致：企業內部控制文檔流轉更放心。
- 表格、文檔、知識庫集成：一站式辦公平臺。
免費額度：
- 普通企業用戶免費
- 超大組織可以升級釘釘專業版
適合誰：
- 已經在用釘釘辦公的企業
- 有流程審批、會議紀要需求的單位
最后總結一下，不同團隊應該怎么選擇這些工具
