公司用什么樣的審批標準和流程，如何保證安全又高效？

這題我會。

公司業務、員工都越來越多，管理上的難題就開始凸顯。 剛開始管理比較簡單，大家都能保持著“心照不宣”的態度，可一旦公司大了，事情就變得復雜了，特別是審批流程這檔子事。

在很(hen)多(duo)公司，剛開始大家都覺得： “審(shen)批(pi)不就(jiu)是簽個字嘛，挺簡單的。”

但是慢慢的，審批變得越來越復雜，層層審(shen)批，領導批，部門批，HR 批，最后(hou)一層的審(shen)批往往成了瓶(ping)頸(jing)。

問題來了：

• 你想要“安全”，流程清晰、合規，但一上來層級過多，效率就低得讓人抓狂。
• 你想要“高效”，審批簡化、快捷，但又怕“放松了標準”出事。

那，到底該怎么平衡呢？答案就是：優化審批流程，借助現代化的OA系統，提升安全和高效并存。

文章參考>> 行政OA管理

一、審批流程通常遇到哪些坑？

1. 流程太復雜，拖慢了速度

很多(duo)公司的一開始(shi)的審批流程都是這樣的：

• 一份簡單的報銷單，要經過部門經理、財務、審核、總經理、再到財務支付……
• 每個審批人忙自己的事，通常還需要等待別人審批的狀態，每個環節都得等，一天過去了，審批也沒動靜。

結果，老板有時(shi)候也只能眼睜(zheng)睜(zheng)看(kan)著審批(pi)進度條慢慢走，搞得像在拖延時(shi)間。

2. 信息傳遞不順，容易出錯

傳統(tong)的審(shen)批方式，常常用郵件、微信群(qun)、Excel 表格、紙質單據(ju)等手段。

每次審批，數據一來一去，容易漏信息、丟文件、甚至錯發報表，最后沒搞清楚到底批準了什么，差錯頻出。

3. 審批標準不清晰，容易“看人下菜”

不(bu)(bu)同部(bu)門(men)、不(bu)(bu)同崗(gang)位人員(yuan)對(dui)“審批”的理(li)解(jie)不(bu)(bu)一(yi)。

• 銷售部門覺得可以快速審批某個客戶的折扣；
• 財務覺得報銷和付款一定要逐一核對；
• HR 覺得沒有完全的審批流程，沒法通過。

這種標準不統一，往往讓審批時沒(mei)法統一，也容(rong)易出問題。

二、如何平衡“安全”和“高效”？

第一步：明確審批標準

如果一(yi)個(ge)公司(si)沒(mei)有明確(que)的標準，每個(ge)審批環節可能都會變成(cheng)個(ge)人(ren)的決定。

你(ni)可能(neng)覺得(de)“這(zhe)個(ge)項目(mu)經(jing)理經(jing)驗豐(feng)富，可以直接(jie)批準”，但另一個(ge)部門又(you)覺得(de)“不行，得(de)走流程”。

所以，第一步是：給每個審批環節設定明確的規則，比如：

• 銷售折扣審批權限是什么？
• 采購物料上限是多少？
• 出差預算審批額度是多少？

第二步：精簡審批流程，避免無效層級

企業(ye)要靈活、反應迅速，避免每個(ge)事(shi)項都走層(ceng)層(ceng)審批。

你可以通過OA系統來(lai)自動設(she)定門檻，像(xiang)報(bao)銷、加班等小(xiao)事務，可以(yi)快速批準，只有(you)大額(e)的支(zhi)出或重(zhong)要(yao)事項才(cai)需要(yao)多層審批。

打個比方：你可以讓系統先判斷是否符合標準，比(bi)如超過(guo)500元的報(bao)銷才需要審批(pi)，符合的直接通過(guo)。

這樣可以讓審批更(geng)加靈活(huo)、效率更(geng)高。

第三步：自動化審批，提升效率

傳統人工審批慢，信息滯后，而且經常出錯。 有了 OA 系統，你就能實現：

• 一鍵提交：員工一鍵上傳文件，自動流轉審批。
• 自動提醒：系統自動推送任務到審批人的待辦事項列表，讓審批人一看就知道自己要處理哪些。
• 實時反饋：審批狀態一目了然，減少了“審批在哪兒？”的疑問。
• 審批歷史存檔：每次審批都有清晰記錄，可以隨時查看，避免了誤操作和無法追溯的問題。

第四步：透明化管理，監督有保障

通過(guo) OA 系統，管理層可以(yi)隨時查看(kan)公司各部(bu)門的審(shen)批情況，哪些(xie)正在審(shen)批，哪些(xie)被拖延(yan)。

這不僅僅是“追進度”，也是一個監督管理工具，避(bi)免(mian)了(le)審批的“拖沓(ta)”和“看(kan)人下菜”的情況(kuang)，確保流(liu)程的統(tong)一性和透明性。

第三步：自動化審批，提升效率

說到(dao)“自動化(hua)審批”，聽上(shang)去有點抽象，但其實它能幫你解(jie)決(jue)很(hen)多(duo)實際(ji)問題，讓你從繁瑣(suo)的手動審批中解(jie)放出(chu)來。

1. 一鍵提交，省去麻煩

以(yi)前員(yuan)工需要填寫一(yi)堆紙質表單，跑去找(zhao)經理(li)簽(qian)字(zi)，文件(jian)可能會丟，審核(he)過(guo)一(yi)遍還(huan)要回來再(zai)改。

現在有了OA系統，員工只需要在系統里提交申請，上傳必要的資料，自動流轉到審批人。

不管你在不在辦公室，審批都能自動處理掉，避免了文件來回折騰的麻煩。

2. 自動提醒，防止遺漏

傳統手工審(shen)批最(zui)頭痛的一點就是，忙著其他事(shi)兒，忘記(ji)審(shen)批。

系統化后，審批人每次有待辦事項時，都會收到系統自動提醒。沒時間審(shen)批(pi)也能看到提(ti)醒，提(ti)前做好準(zhun)備。

這樣(yang)一來，系統會時刻提醒：“這個還沒批！那個需(xu)要處理了！”

你的郵件(jian)箱(xiang)里，就(jiu)再(zai)也不會堆滿沒處(chu)理的審批任務(wu)了~

3. 實時反饋，心里有數

申請(qing)提交后，員(yuan)工就(jiu)能隨時看到(dao)自(zi)己審批(pi)的狀態(tai)。進(jin)度條顯示得清清楚(chu)(chu)楚(chu)(chu)。

• 是否已經通過？
• 在哪個環節被卡住了？ 這些都能一目了然。以前的“審批不知道在哪里”這種困境，不再存在。

管理者同樣可以隨時查看審批狀態，提前做調整，避免延誤。

每一步都透明，進度(du)可控，大(da)家心里有(you)數，工作也更有(you)動力。

4. 無紙化，減少錯誤

從手動(dong)審批到電子化，不(bu)僅(jin)僅(jin)是方(fang)便，更重(zhong)要的是減少了很(hen)多人為錯誤。

傳統的紙質(zhi)審(shen)批(pi)容易出(chu)錯(cuo)(cuo)——簽名漏掉，文件丟失，記錯(cuo)(cuo)金額。

而通過OA系統，每個環節都有記錄，所有審批都留痕，再也不用擔心丟失(shi)數據、錯誤操作(zuo)或(huo)者信息不對稱(cheng)的問題。

5. 審批流程自動流轉，減少干預

在OA系統中，審批流是自動配置的，員工一提交，系統會根據不同的權限自動分配到下一環節，自動向下流轉。

比如，某個報銷單通過部門經理審批后，系統會自動推送給財務主管，確保審批不被人為中斷。無縫銜接，減少(shao)了人工操作，流程也(ye)更順暢。

四、總結

審批流(liu)程的管(guan)理，看似小事(shi)，實則影響企業的日常運營(ying)和效率。

安全是前提，高效是關鍵，透明是保障。

通過合適的 OA 系統，你可以在提高(gao)工作(zuo)效率的同(tong)時，確保(bao)每個環(huan)節都(dou)不出(chu)差(cha)錯。 讓流程(cheng)變得自動化，員工從(cong)繁(fan)瑣的審(shen)(shen)批(pi)中解放出(chu)來，管理層也(ye)能實(shi)時掌(zhang)握審(shen)(shen)批(pi)進度(du)，做(zuo)到事半(ban)功倍。

最終，你會發現，審批不再是個“繁瑣”的過程，而是“流暢”的運作環節。