這幾年，我接觸過很多公司的報銷流程，真是五花八門，有的靠表格走流程，有的靠Excel手動填單，還有人用釘釘套模板、用郵件拉審批。乍一看都能用，但真正執行起來，能讓人抓狂：

• 報銷流程繞來繞去，一不小心走錯流程就要重來
• 發票貼錯、憑證丟了、審批晚了一天，財務直接打回
• 報銷單寫完了，審批人出差、老板不在線，一拖就是半個月
• 報的時候沒人說不行，過了兩月報銷時突然說“政策變了、額度超了、預算沒了”……

很多老板說，“我們不是不愿意給員工報銷，是怕流程亂、制度管不住、財務出問題。” 很多員工說，“我不是想報得多，是想報得快，別老折騰人。”

今天我就徹底梳理一次“費用報銷”這件事的底層邏輯，從流程到實操，從系統搭建到人員職責，給大家一個能落地、能上線、能省事的方法。

一、報銷流程為什么這么容易出問題？

1.1 報銷流程不是財務的事，而是全公司的流程協同問題

很多公司以為：“報銷流程歸財務管就好。” 其實真正的報銷從申請、預算、審批、付款、歸檔，涉及到財務、行政、用款人、直接上級、預算主管、法人代表……

只要一個人掉鏈子，整單就可能掛掉。

1.2 常見的五大問題：

• 流程混亂：到底先報銷還是先借款？預算需不需要審批？差旅誰先批？
• 規則模糊：同樣是吃飯，有人能報200，有人只能報50；員工說“以前都可以”，財務說“現在不行了”
• 數據斷層：實際支出早就發生，預算還沒審批完；系統數據對不上實際發票
• 審批反復：打回一遍、重新填一遍，原來領導換了一個，流程全作廢
• 效率極低：審批一輪一輪走，慢則半個月，最后員工都不想報了

二、一個靠譜的報銷流程應該是怎樣的？

我給你一句話總結：

“事前申請 → 事中控制 → 事后報銷 → 自動歸檔”，每一步(bu)都有據可依，有流程可查。

下面我們(men)來拆開(kai)講清楚：

2.1 第一步：事前申請（預算+借款）

所有支出最好都能在發生之前先提出“申請”：

• 差旅前申請：去哪、干嘛、預算多少、計劃花幾天
• 采購前申請：要買啥、哪個部門用、有沒有預算、誰批準
• 臨時借款：寫清楚事由、借款金額、預計什么時候報銷歸還

好處：

• 領導能提前知道用錢意圖
• 財務能判斷是否有預算、是否違規
• 員工有底，知道批了多少錢、后續能不能報

2.2 第二步：事中控制（預算+流程規則）

這一部分非常關鍵，決定你報銷流程是否可控可管理。

• 每類費用要有明確的“報銷范圍+單據要求+報銷標準”
• 不同費用類別走不同審批流，比如： 差旅費：員工→部門主管→預算主管→財務 福利費：員工→人事→部門經理→總經辦→財務 采購報銷：采購員→部門主管→倉庫驗收→財務
• 超預算/超限額的支出要強制預警 比如“單人工作餐超過100元”、“單項預算超支20%”，自動打紅燈。

2.3 第三步：事后報銷（填單+上傳+審批）

這一(yi)步就是員工提(ti)交(jiao)發票、填單據，系統記錄流程。

一個合格的報銷單需要這些要素：

2.4 第四步：自動歸檔 + 財務對賬 + 入賬

員工一旦(dan)完成報銷，系(xi)統應該(gai)能自(zi)動(dong)把(ba)數據流轉給財務：

• 系統對接財務憑證模塊，自動生成付款記錄
• 自動計算應還借款、已還金額，提示員工處理
• 報銷單+附件歸檔存入文檔庫，隨時查、隨時審計

三、在OA系統中如何做好費用報銷管理？

說句實在話，很多公司“報銷難”“審批煩”，不是因為沒系統，而是把OA當成“打印機”用了——流程設了，單據傳(chuan)了，但沒(mei)人看、沒(mei)人算(suan)、沒(mei)人負責。接下來我就和大家(jia)分享一下，在(zai)OA系(xi)統中設置費用(yong)報銷管(guan)理的詳細流程：

在OA系統中，企業能夠借助員工提交的報(bao)銷單(dan)，實時(shi)追蹤并嚴(yan)密(mi)監(jian)控各項費用(yong)的支出動態，從而保障資金運用(yong)的合理(li)性與合規性。「費用(yong)報(bao)銷單(dan)」表單(dan)組成如下(xia)圖所(suo)示(shi)：

1 公式編輯

「票據金額匯總/元」、「票據金額大寫」等字段均通過 公式編輯 功能進行字段計算，以「票據金額匯總/元」為例，設置公式編輯為：票據金額匯總/元=SUM(票據錄入.發票金額/元)，設置步驟如下圖所(suo)示：

各字段公式設(she)置如(ru)下：

2 關聯其他表單數據

票(piao)據(ju)信息中「會計科目」字段通過 關(guan)聯(lian)其他表(biao)單數據(ju)，與(yu)「會計科目」表(biao)單關(guan)聯(lian)，設(she)置步驟(zou)如下圖所(suo)示：

3 選擇數據

支(zhi)付信(xin)息、收款信(xin)息均通(tong)過 選擇數據(ju) 從「資金賬戶」表單中選擇對應的賬戶信(xin)息。

以(yi)支付信息通過(guo)選擇「資金賬(zhang)戶(hu)」表單，查詢并展示(shi)賬(zhang)戶(hu)相(xiang)關(guan)信息為(wei)例，設置步(bu)驟(zou)如下圖(tu)所示(shi)：

4 數據聯動

支付(fu)信息(xi)中(zhong)，賬(zhang)戶(hu)余(yu)額/元通(tong)過 數據聯動 功(gong)能，關聯了「資金(jin)賬(zhang)戶(hu)實時(shi)統計」表單(dan)中(zhong)對應的賬(zhang)戶(hu)余(yu)額數據，設置步驟如下圖所(suo)示：

5 流程設置

員(yuan)工因公產生費用支(zhi)出(chu)可發起(qi)費用報銷，報銷需得到業務負(fu)責人審(shen)批同意后并(bing)出(chu)納付(fu)款(kuan)，因此在流程中(zhong)添加業務負(fu)責人審(shen)批節點、出(chu)納付(fu)款(kuan)節點，并(bing)開放表單(dan)中(zhong)的審(shen)批相關的 字段權限 ，如(ru)：報銷審(shen)核結果。

以業務負責人審批(pi)節(jie)點為例，具(ju)體設置步驟如下圖所(suo)示：

這樣(yang)，一套費用報(bao)銷流程(cheng)就設置好了！

真正(zheng)好的OA報銷系(xi)統(tong)，不(bu)是讓(rang)員工“跑流(liu)程”，而是讓(rang)流(liu)程自動“跑起(qi)來”。

所以(yi)別再問“為什么(me)(me)員工不愛報銷”“為什么(me)(me)財務(wu)老出(chu)錯(cuo)”，先看看你家(jia)的OA，做到(dao)這5點了嗎？

• 流程分類清晰嗎？
• 報銷標準系統校驗了嗎？
• 發票自動識別了嗎？
• 數據沉淀了嗎？
• 與財務系統閉環了嗎？