我記得那天周例會，

• 領導問：“上周項目推進到哪一步了？”
• 項目經理翻著PPT，半天才找到一張過時的甘特圖。
• 有人說已經完成，
• 有人說還在等物料。

結果一圈問下來，沒人能給出一句準話。

那一刻我突然意識到——不是我們沒干活，而是沒人能一眼看懂項目進度。

于是我決定，用兩小時，自己做一套人人能看懂的項目進度看板。

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一、為什么要做這套看板

做項目的人都知道，最怕的不是項目延期，而是沒人知道它到底延到哪兒去了。

項目匯報的時候，總是三不清：

• 誰負責的不清、
• 進展到哪不清、
• 問題在哪更不清。

Excel表一堆、群消息一堆、會議紀要一堆，真正要查的時候，全靠人去問、去翻、去猜。

我以前也做過很多看板，但要么太花哨、要么沒人更新。

后來我想明白，看板的價值不在炫酷，而在于它能不能讓復雜的事變得一眼可見、讓責任落實到人。

所以我定了三個要求：

• 第一，一屏能看到所有項目狀態，不用翻頁；
• 第二，各部門能實時更新，不靠手動同步；
• 第三，任務延誤能自動預警，誰拖了誰知道。

說白了，就是要讓看板顯示項目的實時狀態，哪塊進度滯后、哪步出現問題，都能一眼看出來。

二、我怎么在兩小時內搭出來的

1.先定結構：項目—階段—任務三級清單

我先建了一個主表，把所有項目拆成“階段→任務→子任務”三級結構。

每一行都有責任人、開始時間、截止時間、狀態。

這個結構一旦定好，整個看板的邏輯就清晰了。

很多人做看板失敗，就是沒想清楚結構：

• 任務寫得太散，
• 部門分不清，
• 更新靠人記。

我做的第一步，就是讓所有任務都能被裝進一個框里，每一層都能追溯到人。

核心思路很簡單：一切都能被結構化，才能被看懂。

2. 設置字段：讓狀態有邏輯

以前我們的項目表里，常見的進度欄是完成百分比，看著精確，其實最沒用。

• 有的人隨便填個70%，
• 有的人拖了兩周還寫90%，
• 完全沒有參考價值。

所以我干脆把進度百分比廢掉，換成五個標準狀態：未啟動、進行中、風險、暫停、已完成。

狀態不是隨意填的，而是系統選項，只要有人更新狀態，顏色就自動變化：

• 綠色代表正常、
• 黃色代表風險、
• 紅色代表延誤。

領導不用看數字，掃一眼顏色就知道哪塊出問題。

我特別喜歡這種邏輯化的結構，它不靠主觀判斷，而是用狀態驅動決策。

這時候，看板就不再是展示工具，而是早期預警系統。

3.連上時間軸：自動生成甘特圖

項目要看得懂，時間關系一定得連上。

我在表里加了時間字段和依賴邏輯，比如“設計結束才能采購”、“采購完成才能生產”。

系統會自動生成一條甘特圖，把所有任務串成一條時間鏈。

這一步特別關鍵。

• 因為只要有依賴關系，一旦上游延誤，下游就會自動標紅。
• 不用人匯總、不用Excel重畫，系統自己告訴你哪兒在拖節奏。

有了這個功能，我們第一次在周會上能直觀看出——哪個環節卡了，誰該處理。

這就是我常說的項目管理的現場感：不是等出問題再匯報，而是提前看出哪塊要爆雷。

4.加預警機制：讓系統自己提醒

項目經理最累的工作是什么？不是管人，而是天天催。

• “這任務做完了嗎？”
• “進度更新下？”

如果沒有提醒機制，這個催促就永遠停不下來。

我在系統里設了觸發條件：

• 任務到期前兩天未完成，系統自動@責任人并推送提醒；
• 任務標紅后，項目負責人會收到自動匯總。

這就讓提醒從人工變成了機制，系統自己當監督員，我不用扮黑臉。

時間久了，大家的自覺性反而更強，因為沒人想被系統點名。

5.做展示層：一屏總覽，全員透明

結構搭好、邏輯跑通、預警上線，最后就是怎么給人看。

我做了兩個視圖：

• 一個是公司級總看板，用來給領導看全局；
• 一個是部門級看板，展示自己團隊的任務。

所有人登錄系統后，首頁就是看板。

不用翻文件、不用問項目經理，自己的任務、上級任務、依賴關系，一眼全明白。

過去項目例會要四十分鐘，現在十五分鐘就能搞定。

因為看板上紅的地方一目了然，

再也沒有人說“我以為那部分還沒到我這兒”。

三、這中間的坑，我都踩過

剛開始做看板的時候，我犯了兩個大錯：

• 一個是圖做太花哨，各種顏色、進度條、動態圖，結果沒人更新；
• 另一個是字段太多，填一次表比干活還累。

后來我才明白，看板要能活，不是靠功能多，而是用得順。

所以我給后來想做系統的人提幾個經驗：

• 看板別一上來就搞復雜，從一張主表開始就夠了；
• 狀態一定要標準化，不要讓人自由填；
• 權限要清晰，誰能改任務，誰能看全局，都要分明；
• 提醒頻率要控制，不然團隊會麻木；

還有最重要的一點——甘特圖一定要自動生成，手工維護是災難。

這些坑我都踩過一遍，填完之后系統才真正能運轉起來。

四、結尾

我常說，做系統不是炫技，是解題。

一個看板做得好不好，不在于你用了多少工具，而在于它能不能讓項目自己動起來。

別再靠喊、靠表格、靠會議維持項目節奏。

兩小時搭個系統，讓進度自己說話

項目管理，不該是控制，而該是讓所有人看得懂、跟得上。

當你把項目進展真正掛在墻上，團隊才會明白——推進，不只是責任，更是節奏。

這就是我用兩小時搭出來的項目進度看板，簡單、直接、有效。