很多小企業的老板都會面臨的一個財務管理不透明難題：
錢去哪了，總(zong)是(shi)算不清。賬面有(you)利潤(run)，現金(jin)卻緊張；倉庫有(you)貨，銷售卻說沒貨；采購天天要(yao)錢，財(cai)務卻說資金(jin)不足。
之前，我們(men)企業還處于(yu)發展初(chu)期的(de)時(shi)候，也是(shi)面臨同樣的(de)問題，后面隨(sui)著企業規模的(de)逐(zhu)漸擴大，我發現問題并(bing)不在于(yu)企業規模太小(xiao)，而是(shi)缺少一套能讓業務和財務對得上的(de)管理方(fang)式。
財務透明的核心是：企業的業務流、資金流和信息流，能不能統一起來。
我們企業(ye)(ye)初期發展遇到(dao)瓶頸的時候(hou)，就上了(le)一(yi)套進(jin)銷存系統，幫助我們打通了(le)業(ye)(ye)務和資金的數據，這里不做產(chan)品推(tui)薦，僅供參考，我以之(zhi)前使用的經歷為切入點，跟大家分享一(yi)些企業(ye)(ye)初期遇到(dao)相似難題的解決辦法。
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一、為什么小企業賬目不清？
在談進(jin)銷存之前，先看小企業常見的幾(ji)個痛(tong)點：
- 采購無計劃，花錢沒數
小企(qi)業通(tong)常采(cai)購隨(sui)叫(jiao)隨(sui)買，沒有(you)完整(zheng)的采(cai)購計(ji)劃。采(cai)購人(ren)員(yuan)憑經驗下單，結(jie)果就是(shi)資金占用大、庫存積(ji)壓嚴重(zhong)。財務只能事后算賬，根本控制不住。
- 庫存數據混亂，貨與賬對不上
很多小企業倉庫(ku)只靠(kao)人工記賬，出入庫(ku)不(bu)及時(shi)登記，等月底才來核算。賬面一套，實際一套，差異(yi)永遠說不(bu)清。
- 銷售環節脫節，收入確認滯后
訂單接了(le)，出(chu)貨(huo)了(le)，但開票(piao)和收(shou)(shou)款延(yan)遲。財務不知道什么時候該(gai)確認收(shou)(shou)入，資金回籠節奏全(quan)靠銷售嘴上報。
- 財務獨立運轉，缺少業務支持
財務(wu)每天忙著記賬、做憑(ping)證，但數據(ju)來源分散。業務(wu)部門給(gei)的(de)(de)單據(ju)不完整，結(jie)果財務(wu)只能憑(ping)經驗拼(pin)湊。老板想(xiang)看真實的(de)(de)利(li)潤和(he)現金流，永遠慢半拍。
這些問(wen)題的(de)共同點，就(jiu)是業(ye)務和財務是分(fen)離(li)的(de)，數據(ju)不(bu)能實時打(da)通。小企業(ye)沒(mei)有(you)條(tiao)件上完整的(de)ERP，但完全可(ke)以(yi)從進銷存(cun)做起，用它作為(wei)業(ye)務和財務的(de)橋梁。
二、進銷存系統在財務透明中的作用
進(jin)銷存(cun)不是一個花哨的(de)概念，它解決的(de)就是三(san)個字：進(jin)、銷、存(cun)。把這三(san)條(tiao)線打通，財(cai)務自然清晰。
- 進：采購有計劃，資金有依據
系(xi)統里能生成采(cai)購(gou)申請、采(cai)購(gou)訂(ding)單(dan)，所有(you)(you)的進貨都有(you)(you)單(dan)據(ju)，有(you)(you)審批，有(you)(you)記(ji)錄。財務清楚知道每一筆采(cai)購(gou)為什(shen)么發生，金額(e)多(duo)少，是否超預(yu)算。
- 銷：銷售可追溯，收入可核對
從報價(jia)、訂單到出(chu)庫，系(xi)統(tong)都(dou)有完(wan)整鏈(lian)路。財(cai)務能及時知道哪(na)(na)些(xie)單子(zi)已經發貨，哪(na)(na)些(xie)還沒開票，哪(na)(na)些(xie)已收款(kuan)，收入(ru)和現(xian)金一一對應。
- 存：庫存實時掌握，賬實相符
系統(tong)里每(mei)一(yi)次(ci)入庫、出庫都(dou)有單(dan)據，自(zi)動生(sheng)成庫存(cun)臺賬。倉(cang)庫和財務看到的是同一(yi)份數據，不存(cun)在一(yi)邊缺貨(huo)一(yi)邊積壓(ya)的情況(kuang)。
通過進(jin)銷存，企(qi)業就能做到業務、庫存、資金一體(ti)化，財(cai)務數據不再是(shi)孤立的，而是(shi)基于業務實時生成。
三、如何通過進銷存實現財務透明？
1. 單據驅動
小企業(ye)最大的(de)問題是(shi)口頭溝通太多，缺(que)乏(fa)標準化(hua)單據(ju)。進銷存(cun)的(de)第(di)一步，就(jiu)是(shi)強制所有(you)業(ye)務(wu)都要(yao)有(you)單據(ju)。
- 采購要有采購單
- 銷售要有銷售單
- 出入庫要有出庫單、入庫單
- 退貨要有退貨單
單據是(shi)數據的起點。只要所有業務(wu)(wu)環(huan)節都以單據為驅動，財務(wu)(wu)就能清楚地跟(gen)蹤每一筆錢的來龍去脈。
2. 采購和資金掛鉤
采(cai)購最容易失控(kong)。用進銷存(cun)，可以把采(cai)購計劃和庫存(cun)、銷售結合起(qi)來(lai)。
- 系統根據庫存預警生成采購建議
- 采購訂單需要審批
- 財務看到訂單就知道未來的資金需求
這樣(yang)一來，財務不是(shi)事(shi)后算賬，而(er)是(shi)提前介入，做到資金心中有(you)數。
3. 庫存與財務對賬
庫存(cun)是企業最容易(yi)出(chu)問題的環節。進銷存(cun)系統(tong)里，所有入庫、出(chu)庫都會自動(dong)生成臺賬，期末系統(tong)能(neng)直接(jie)算出(chu)結(jie)存(cun)。財務只要和倉庫數據一對，就(jiu)能(neng)知道有沒有差(cha)異。
- 庫存盤點直接在系統里完成
- 財務不需要自己再建賬，直接用庫存數據生成成本
這樣財務成本核算才有(you)依據，不(bu)會出(chu)現賬實(shi)不(bu)符。
4. 銷售收入和收款匹配
進銷存系統能完整記錄訂單、發貨、收款的過程。
- 出貨后生成應收賬款
- 收款后系統自動核銷
財務(wu)透明(ming)不只是(shi)(shi)利潤清晰，更是(shi)(shi)現金(jin)流可見。
5. 自動生成財務數據
很(hen)多小(xiao)企業(ye)財(cai)務(wu)最(zui)痛苦的是(shi)重復錄入(ru)。業(ye)務(wu)部門做(zuo)單(dan)據，財(cai)務(wu)再錄一遍。進(jin)銷存的好處是(shi)，所(suo)有業(ye)務(wu)單(dan)據都能(neng)直接生成財(cai)務(wu)憑證。
- 入庫對應采購成本
- 出庫對應銷售成本
- 收付款對應現金流
這(zhe)樣，財務數(shu)據不是事后算(suan)出來的，而是業務發生的同時就形成的，效率和準確性大幅提升(sheng)。
四、小企業如何落地進銷存？
很多(duo)老(lao)板會(hui)擔心：系統會(hui)不會(hui)太復雜？人員能不能用得(de)起來(lai)？其(qi)實，小企(qi)業(ye)用進銷存(cun)，關(guan)鍵在于簡單可執行。
- 選輕量化系統 不需要大而全的ERP，找一款適合小企業的進銷存即可。重點看三點：易上手、能移動操作、財務數據能導出。
- 流程別貪多 一開始不要上太多模塊，核心先跑起來：采購、庫存、銷售三條線。后面再逐步加上應收應付、財務對接。
- 老板要親自推動 小企業最大的阻力是習慣。老板要明確要求：所有業務必須走系統，不能私下繞流程。否則系統只是一擺設。
- 定期做復盤 用系統一段時間后，要對照財務報表，看看哪些環節還有漏洞。比如訂單漏錄、收款沒核銷，及時糾正，逐步養成習慣。
對小企業(ye)來說，財務(wu)透(tou)明的根本，不(bu)在(zai)(zai)于(yu)(yu)請(qing)多(duo)少(shao)會計，不(bu)在(zai)(zai)于(yu)(yu)報表做得多(duo)復雜，而(er)在(zai)(zai)于(yu)(yu)有沒有把業(ye)務(wu)和財務(wu)打通(tong)。
讓資金變得(de)可控，讓管(guan)理變得(de)高效，進(jin)銷存(cun)是一(yi)個簡單直接(jie)的(de)抓手。用好了進(jin)銷存(cun)，小企業完全(quan)可以做到(dao)財(cai)務透明，哪怕(pa)沒有龐大的(de)ERP和專(zhuan)業的(de)財(cai)務團(tuan)隊。
小企業要想財務透明，不是算賬算出來的，而是管業務管出來的。
