在很(hen)多制(zhi)造企業(ye)里，你可能聽過這樣的(de)對(dui)話：

• 生產抱怨：“關鍵物料不到，產線只能停。”
• 倉庫搖頭：“堆得滿滿當當，全是用不掉的料。”

一邊缺料停工，一邊倉庫爆滿。聽起來很矛盾，但幾乎是很多企業的日常。

不少人第一反應是：“采購沒盯緊啊。” 可事實真的是這樣嗎？ 真相是：問題并不是采購不努力，而是需求計劃、庫存管理、跨部門協同出了問題。

如果(guo)你(ni)回顧一下(xia)企業里的供應鏈流程，就會發(fa)現(xian)：

• 缺料，往往是因為需求沒預測準。
• 壓料，則是因為沒有合理控制庫存。
• 信息不同步，更是常見。

這些問題(ti)加在一起，最終(zhong)就形成了“兩邊(bian)都出問題(ti)”的(de)局(ju)面。

那么，怎么才能避免呢？關鍵有三點：需求計劃、庫存管理、跨部門協同。今天，我們就聊聊，如何一個采購管理系統解決供應鏈中這種“缺的缺、壓的壓”的兩難局面。

解讀中所用到的采購管理系統，已經做成了完整的模板，可直接下載使用： //gaoyunjjd.com

一、建立科學的需求計劃

在很多企業里，需求計劃往往靠經驗。銷售報個數字，生產再自己調一調，最后采購去想辦法補貨。這種做法很容易出問題，要么買多了堆在倉庫里，要么買少了產線停工。

我當時就在想，如果能讓計劃基于數據，而不是憑感覺，是不是就能避免很多缺料？

01用數據來預測需求

系統會統計過去的銷售量和生產量，還會結合季節變化、訂單波動等因素，來預測未來需求。

舉個例(li)子(zi)：有(you)的產品(pin)三(san)四月份銷(xiao)量(liang)高，七八(ba)月份銷(xiao)量(liang)低，系統可以提(ti)前(qian)顯示這些規律，采購和(he)生產就能(neng)提(ti)前(qian)準備。

另外，系統還能分析每個客戶和每條產品線的波動情況，比如某些客戶訂單不穩定，系統會給出平均值和安全庫存建議，讓預測更可靠。

02建立滾動計劃

另外，需(xu)求總是(shi)會(hui)變(bian)的，所(suo)以(yi)計劃(hua)不(bu)能一成(cheng)不(bu)變(bian)。我們用了(le)“月度計劃(hua)”的方(fang)式：

• 訂單量有變化，系統會自動提醒相關部門；
• 每次調整都會記錄在系統里，方便回頭分析效果；
• 這樣生產、采購就不會頻繁被突發訂單打亂節奏。

03自動生成物料需求計劃（MRP）

當銷售訂單和生產計劃確定后，系統(tong)還能自動算出需要哪(na)些物(wu)料、數量和時間，考慮(lv)庫(ku)存和在途量，避免重復(fu)下(xia)單。生(sheng)成的(de)物(wu)料清(qing)單一目了然，采(cai)購(gou)和倉庫(ku)都(dou)清(qing)楚自己該做什么，也(ye)減少了人工計算的(de)錯誤，省下(xia)不少時間。

總(zong)的來說(shuo)，只(zhi)要需求計劃做得準，缺料的問題(ti)自(zi)然就會少很多(duo)，整個(ge)供(gong)應鏈的節奏也(ye)會順暢(chang)得多(duo)。

當銷售訂單和生產計劃確定后，系統會自動算出需要哪些物料、數量和時間。

• 考慮庫存和在途量，避免重復下單；
• 自動生成物料清單，讓采購和倉庫一目了然；
• 減少人工計算錯誤，也節省了大量時間。

簡單來說，需求計劃做得準，缺料的問題自然就會少很多。

二、優化庫存管理

庫存管理不到位，往往是壓料的直接原因。我以前在(zai)現場(chang)就看到過(guo)這樣(yang)的情(qing)況：

• 有的倉庫堆得滿滿當當，但關鍵物料根本找不到；
• 有的倉庫幾乎空空如也，產線停得正歡。

這時候，我才真正意識到，問題不是員工不努力，而是庫存本身沒有科學管理，也沒有透明度。

01設置安全庫存

我做的第一件事，就是給關鍵物料設定安全庫存。

• 以前，我們常常等到缺料了才慌忙找貨，生產停工，影響很大。
• 現在系統會自動監控庫存，當數量低于安全庫存時，提前提醒相關人員。
• 安全庫存也不是固定的，它會根據歷史消耗和采購周期自動調整。

不同物料策略不同：關鍵物料的安全庫存高一點，消耗慢的低一點。這樣既保證產線不會停工，也避免資金被壓在倉庫里(li)。

02關注庫存周轉率

我還親自去跟倉庫和采購溝通，把庫存周轉率指標引入系統。

• 以前很多壓料問題，就是因為周轉率沒算清楚。
• 有些物料三個月都沒動，卻一直占著倉庫空間。

現在，系統可以幫我們實時計算周轉率，不僅能調整采購計劃，還能發現供應商供貨是否穩定。

03實時監控庫存

最讓我感受深刻的，是實時庫存監控的便利。以前倉庫靠人工登記，數據滯后，經常出錯。我親自操作系統，掃碼入庫、出庫，庫存立即更新。

• 現有庫存、在途物料和安全庫存一目了然。
• 系統還能設置預警，比如庫存過低或過高，提前提醒我去處理，這樣生產就不會被影響。

說實話，當(dang)我看到(dao)庫存透(tou)明可控，缺料和壓料的(de)(de)問題明顯減少(shao)時，我才(cai)真正(zheng)體會(hui)到(dao)系(xi)統化(hua)管理的(de)(de)價值。

倉庫不再只是記錄員，而是真正融入到整個供應鏈運轉中，每一次收發料動作都能即時反映在系統里，為采購補貨、生產排產提供準確依據。

三、跨部門信息打通

供應鏈不是某一個部門的事，而是一個鏈條。

我以前在幾個企業調研時，發現很多問題都是因為信息沒打通。

• 研發改了設計，生產不知道；
• 采購忙著下單，倉庫卻還按舊數據發料。
• 大家各自忙，結果是缺料、積壓、返工接連出現。

我記得有一次，生產線快要停了，車間主任跑來找我，說(shuo)：“這個料我們明明領過了，可(ke)系(xi)統(tong)里顯示還是空的(de)。”

我去倉庫一看，

• 原來研發改了圖紙，但信息沒及時同步，
• 采購按舊BOM下了訂單，倉庫也沒收到最新指令。

那一刻，我才徹底明白，供應鏈的節奏，真的靠信息在串聯。

于是，我把系統作為信息樞紐，把研發、生產、采購和倉庫都連起來。

01研發 → 變更同步

研發一旦改了BOM，系統會自動生成新版本號并推送通知給相關部門。以前研發還得發郵件、打電話，現在不用了，大家看到(dao)的都是同(tong)一版本(ben)。

02生產 → 排產與物料聯動

生產環節也方便很多。MBOM（制造BOM）和工藝路線會在系統里自動校驗，工人領料掃碼時，系統會提示是否是最新物料。

曾經有工人告訴我，他以前(qian)領錯(cuo)料，半天功(gong)夫都白干了，現在有了系統(tong)提(ti)醒，他就(jiu)能安心干活，不用擔心返工。

03采購/倉庫 → 實時反饋

采購也不再被動。我親眼看到，系統會根據最新BOM自動生成物料缺口，采購人員在系統里直接確認下單。下單信息還能同步到供應商管理模塊，避免人工重復錄入。這樣，采購既能減少缺料，又不會造成積壓。

倉庫更是徹底融入整個鏈條。

• 系統會自動生成發料單，數量和物料編碼清清楚楚，入庫、出庫掃碼完成，數據和實物保持一致。
• 庫存實時可查，無論是現有庫存、在途物料還是安全庫存，都一目了然。

最關鍵的一點是：不要再依賴 Excel 或微信去傳遞信息，這種方式容易出錯。統一的平臺把所有信息整合在一起，跨部門協作才順暢。

四、寫在最后

“缺的缺、壓的壓”，表面上看是采購的問題，但本質上是整個供應鏈沒有協同好。

• 需求計劃不準，導致缺料；
• 庫存管理不科學，導致壓料；
• 信息不透明，導致部門各自為政。

所以，解決問題不能只盯著采購，而是要從需求計劃、庫存管理、跨部門協同三個方向入手。

要避免“缺的缺、壓的壓”，就要考慮用系統化的方法，把需求、庫存、采購、生產真正打通。

一旦供應鏈透明了，缺料會提前看到，呆滯料會提前預警，跨部門協作也會順暢得多。那時候，供應鏈才不再是企業的痛點，而是企業競爭力的保障。