在我之前的(de)從業(ye)經歷里，采購(gou)環節幾乎是(shi)最(zui)容易出問題的(de)地方。這也是(shi)很多企(qi)業(ye)都會遇見(jian)的(de)問題。

老(lao)板經常抱怨，貨總(zong)是(shi)(shi)缺，采購(gou)總(zong)是(shi)(shi)多，供應商對賬老(lao)是(shi)(shi)對不(bu)(bu)上，現(xian)金流壓力越(yue)來越(yue)大(da)。這(zhe)種場景我之前屢見不(bu)(bu)鮮。

采購是企業運營的源頭，環節多、責任重，一旦出錯，庫存、資金、銷售都會(hui)受到(dao)影(ying)響。

但我(wo)發(fa)現，現在(zai)還(huan)有很多企業的采購流程(cheng)還(huan)停(ting)留在(zai) Excel 或紙質單(dan)據的階段(duan)，出了問題只能靠人(ren)力兜(dou)底。

今(jin)天我結合一(yi)些常見問題，聊(liao)聊(liao)進銷存是怎么做采購管理(li)的，幫助(zhu)大家(jia)理(li)清(qing)思路(lu)。

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一、采購環節為什么總有問題？

大多數企(qi)業的采購環(huan)節問題，歸根結底就是信(xin)息不清、流程不順、管(guan)控不到位(wei)。具體來看，有這幾(ji)種情況：

• 采購計劃靠感覺

很多(duo)公司(si)采(cai)購完(wan)全(quan)依賴經(jing)驗，缺貨(huo)了趕緊補(bu)，多(duo)了壓庫存。沒有庫存動態數據做支撐，采(cai)購人員只能差不多(duo)就行。結(jie)果不是缺就是擠壓，永遠在被動調整。

• 流程斷點多

采購(gou)申請、審批(pi)(pi)、下單、到貨、入庫、付款，這里面任何一個(ge)環節(jie)出問(wen)題，都會導致后續混亂。比如審批(pi)(pi)延誤、單據遺失、信息傳遞不及時，最終庫存(cun)賬和財務賬都亂。

• 供應商信息混亂

同(tong)一個(ge)供應商可(ke)能(neng)有多(duo)個(ge)聯系人、多(duo)個(ge)付款賬號，歷史交易(yi)記錄散落在(zai)不同(tong)人手里。遇(yu)到(dao)對賬，雙方一邊(bian)說一邊(bian)翻，效率極低，還容(rong)易(yi)出現(xian)扯(che)皮。

• 對賬難、數據不透明

采(cai)購(gou)、倉庫、財(cai)務(wu)各管一攤子，缺乏(fa)統一系(xi)統。采(cai)購(gou)單、入庫單、付款單之間難以自動(dong)對應，等月底(di)或者年(nian)底(di)一算賬，才發現對不(bu)上。

這些問題看似瑣碎，但影響非常大。庫存不準，銷售受影響；賬務不清，資金鏈緊張；流程不順，內部摩擦不斷。

二、進銷存系統能帶來什么？

進銷存系統里，采購模塊的作用就在于把這些亂象梳理清楚，讓整個采購環節變得可控。

• 采購有數據依據

系(xi)統會(hui)把庫(ku)存、銷售、訂單數(shu)據(ju)打通，采購不再是憑(ping)經驗，而是基(ji)于實時數(shu)據(ju)。哪些貨(huo)快賣(mai)完了，哪些貨(huo)滯銷，系(xi)統都(dou)會(hui)給出參考。這樣既能減少(shao)缺(que)貨(huo)，又能降低庫(ku)存積(ji)壓(ya)。

• 流程跑順

從申請、審批、下單，到收貨、入(ru)庫、付款，每一步都有標準化流程，系統自動(dong)生成單據并流轉。信息不再靠人(ren)傳話，減少了丟單、延誤、重復操作的問(wen)題。

• 供應商管理清晰

進銷存系統(tong)能統(tong)一管理供(gong)應商(shang)(shang)信息(xi)，所有(you)交易記錄(lu)都沉(chen)淀在系統(tong)里。到對賬的時候，直接調出歷史(shi)數據(ju)，一目了然。還可以按供(gong)應商(shang)(shang)維度分析價格、交貨周(zhou)期，幫(bang)助企業挑出靠譜的合(he)作方。

• 對賬自動化

采購單、入(ru)庫(ku)單、付(fu)款單自動對(dui)應，財務不用再人工對(dui)賬(zhang)，差異能及時暴露。這(zhe)樣資金流和物流能匹配起來，避(bi)免年底一堆爛(lan)賬(zhang)。

• 數據透明，責任清晰

每個(ge)環節的(de)數據都(dou)(dou)能(neng)追溯，出(chu)了(le)問題能(neng)找到(dao)具體責任點。老板想看整體采購支出(chu)、供應商集中度，系統里都(dou)(dou)能(neng)隨時(shi)拉報表，不用等月底靠(kao)人(ren)統計。

三、落地過程中的關鍵點

很多企業上過系統，但最后采購環節依然混亂，原因在于系統功能有，流程沒跑順。落地時，幾(ji)個關鍵點不能忽視：

• 流程要統一

系(xi)統上線前(qian)，必須(xu)先統一采(cai)購(gou)流程。比如誰發起申請(qing)，誰審(shen)批，入(ru)庫和(he)付(fu)款怎么銜接。沒有(you)統一規(gui)則，系(xi)統也管不住(zhu)。

• 權限要分清

采(cai)購、倉庫(ku)、財(cai)務各有職責，權限設計(ji)要到位。采(cai)購能(neng)(neng)(neng)下(xia)單(dan)但不能(neng)(neng)(neng)隨便改價(jia)，倉庫(ku)能(neng)(neng)(neng)確認收貨但不能(neng)(neng)(neng)調(diao)整采(cai)購單(dan)，財(cai)務能(neng)(neng)(neng)付款但要有對應單(dan)據。這樣才能(neng)(neng)(neng)保證(zheng)數據真實(shi)。

• 供應商信息要錄全

一(yi)開始(shi)就(jiu)要把供應商的基本(ben)信(xin)息、付款方式、歷史(shi)交易記(ji)錄錄入(ru)清楚。否則系統再(zai)好，數據殘(can)缺，也無(wu)法形成閉環。

• 要堅持用，不要夾生飯

很多(duo)企業用系統(tong)是三天(tian)熱，發(fa)現操作不(bu)熟練就回到Excel。結果(guo)數據一半在系統(tong)、一半在線下，永(yong)遠跑不(bu)順。必須要求采購、倉庫、財務(wu)都(dou)堅(jian)持用系統(tong)，哪怕一開始慢一點，習慣(guan)了才有價值(zhi)。

四、進銷存采購模塊的價值在哪里？

從本質上看，采購(gou)模塊(kuai)的價值不是(shi)讓企業少幾個人，也(ye)不是(shi)單純提高效率，而是(shi)讓企業的業務更(geng)穩定、更(geng)可(ke)控(kong)。

• 對老板來說，能清楚地看到采購花了多少錢，庫存壓了多少錢，現金流是不是健康。
• 對采購人員來說，有數據參考，不用天天背鍋。
• 對財務來說，對賬清晰，不用加班熬夜核單。
• 對倉庫來說，入庫出庫都能追溯，減少扯皮。

最終的收益是：企(qi)業不再(zai)靠人救火，而是靠系統建立(li)一套穩(wen)定的運行機制。這是很多(duo)企(qi)業進入規模擴張之后，必須(xu)要(yao)走的一步。

采購環節的問題，說到底是企業管理的基礎問題。靠經(jing)驗(yan)、靠人工維系，總有一天會出大亂子。進(jin)銷存(cun)系統的采購(gou)模塊，并不(bu)是萬(wan)能的，但它能把(ba)流程跑順(shun)，把(ba)數據沉淀下(xia)來，讓(rang)企業少(shao)走(zou)彎路(lu)。

很多企業在信息化的起點(dian)，都(dou)覺得先管清庫存就行，采(cai)購無所(suo)謂。但實(shi)際情(qing)況是，采(cai)購環節如果不(bu)打通，庫存永遠管不(bu)準，財務也會一團亂麻。

一句話：采購環節能不能跑順，決定了企業能不能穩住基本盤。

進(jin)銷存(cun)系統不是(shi)錦上添(tian)花，而是(shi)把(ba)企業經營基礎夯(hang)實的工具(ju)。