在很多公司里(li)，行(xing)政常(chang)常(chang)是最(zui)“被忽(hu)視”的那個(ge)崗(gang)位。
出了問題，大家第一時間想到行政：
- “打印機怎么又壞了？”“會議室沒訂上誰負責？”“辦公室怎么又沒紙了？”
- 可真要建流程、立制度、提系統時，往往又覺得行政不急：“先搞銷售那邊吧，行政先等等。”
但說句實話，一個公司的運轉，拼的不是哪一個部門多拼命，而是有沒有一套穩定、清晰、規范、支撐力強的行政管理體系。
什么是行(xing)政管理體系？說白了，就是把這(zhe)些(xie)事做好：
有(you)制度可依、有(you)審批能(neng)(neng)走(zou)、有(you)采購能(neng)(neng)控(kong)、有(you)資產能(neng)(neng)追、有(you)后勤(qin)能(neng)(neng)靠。
這五件事聽(ting)起來(lai)都不難，但真要建起來(lai)、跑順了，不靠一兩個(ge)行政同(tong)事拼死扛，更靠的(de)是機制(zhi)、流程(cheng)、系統支撐。
所以今天我們就來聊聊
——企業怎么把行政管(guan)(guan)理這(zhe)套體系真正“建起來(lai)”？從(cong)制度(du)到流(liu)程，從(cong)采購(gou)到資產，從(cong)審批到后(hou)勤，怎么管(guan)(guan)得(de)(de)住(zhu)、看得(de)(de)清、跑得(de)(de)穩？
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一、制度先立起來：沒有規矩，流程就會反復扯皮
別急著談(tan)系統、談(tan)采購，行政管理的第一(yi)步(bu)，是立制(zhi)度。沒有制(zhi)度，一(yi)切靠拍腦袋。
為什么制度這么重要？
因(yin)為行(xing)政的本質，是一套“支持型、服務型”的管理機制。你不定規則，員工就(jiu)只能(neng)靠猜，部門就(jiu)只能(neng)靠推，“人治”就(jiu)成了(le)主旋律。
行政管理常見的幾類制度：
這(zhe)些制(zhi)度，聽起來瑣碎(sui)，但只要不定清楚，行政永遠在“擦(ca)屁(pi)股”。
建制度，注意這幾點：
- 別上來就搞一堆“全公司通用”的制度模板 有些HR或者行政一上來就下載一堆通用范本，什么《行政管理制度》《費用報銷制度》《車輛管理制度》……結果根本不接地氣，員工不看，老板也不批。
- 從“經常出問題”的場景下手 舉個例子，如果公司常有員工請假不走流程，那就先立個簡單的《請假管理辦法》；如果倉庫老有人“臨時借辦公桌”，就先補個《固定資產管理規范》。
- 制度別寫太死，要“落地”又“留活口” 制度不是寫給審計看的，是寫給人用的。比如“臨時加班餐補”，可以寫成：“因項目緊急，經主管審批，可酌情給予加班餐補，標準不超每人30元”。留口子但又不失控。
- 制度上墻不如進系統 再好的制度寫完放OA公告也沒人看。現在很多公司把制度內嵌到審批流、表單里，系統自動判斷是否符合，員工不用翻制度，走流程也就自然合規了。
二、審批流程要跑通：不清楚流程，容易出問題
很(hen)多行政工作，看著簡單，其實一涉及(ji)審批，就“打結”了。
比如：
- 一個新員工入職，辦公桌沒安排、電腦沒配、權限沒開；
- 一份活動策劃案，要簽字、走流、預算批，流程不清楚，拖了一星期；
- 某人臨時買了個打印機，發票一貼，行政這邊一臉懵：“你誰讓買的？”
所以第二個要做好的，就是——把“行政相關的審批流程”拉通理順，用系統跑起來。
建議覆蓋這些關鍵審批流程：
- 辦公用品申領審批 誰申請 → 部門負責人審批 → 行政審批 → 發貨記錄
- 采購審批 發起采購申請 → 審核預算 → 多輪比價 → 定供應商 → 合同審批 → 到貨驗收
- 固定資產領用/調撥/歸還 領用：審批→登記→發放 調撥：申請→確認→重新綁定 歸還：申請→查驗→出庫/維修/報廢處理
- 差旅/用車/接待申請 清楚時間、對象、用途、預計費用，有據可查
- 活動/團建/招待類審批 預算審批 + 活動后成果匯報 + 報銷對賬流程
系統化建議：
- 用一個OA/審批系統跑流程，別靠微信群 + Excel + 口頭通知；
- 審批人、抄送人、節點清晰，審批記錄留痕；
- 審批表單有結構，別自由發揮寫兩行就提交；
- 流程要標準，還要靈活，常用審批可以設“快速申請模板”。
三、行政采購不能再“誰喊就買”：流程+規范+平臺是關鍵
在(zai)很(hen)多企(qi)業(ye)里，行政采購是(shi)最容易出問(wen)題的地方(fang)：
- 誰提個需求，馬上就買，沒人核預算；
- 哪個同事熟，就給他推薦的供應商下單，沒比價；
- 買完了才報賬，財務說不合規，采購說“已經花了”……
所以第三件要管住的，就是——行政采購流程和采購資源的系統化管理。
行政采購的三步基本流程：
- 前置審批： 先提申請，再采購。 明確采購原因、預算、緊急程度、使用部門、使用周期。
- 規范流程： 標準采購清單（常用物品、預設品牌/規格） 三家比價或固定供應商池 每筆采購都要留證：詢價單、報價單、比價記錄、合同
- 平臺化下單： 最好接入一體化采購平臺或SaaS商城，統一下單、收貨、對賬、付款。
常見采購類型建議分類管理：
四、資產必須建臺賬：不登記、不綁定，一出問題就沒人認
說到(dao)資產(chan)，很多(duo)行(xing)政同事最怕的事是：
“這(zhe)臺電腦(nao)是(shi)誰(shui)的？” “這(zhe)個(ge)打(da)印機(ji)怎么(me)壞了(le)(le)？” “這(zhe)手機(ji)之前是(shi)誰(shui)用的，怎么(me)找不到(dao)了(le)(le)？” “這(zhe)個(ge)工位(wei)到(dao)底(di)有(you)沒有(you)人占？”
所以必須強調：行政資產管理的核心，是建好一張“固定資產臺賬”。
什么算行政資產？
- 辦公電腦、投影儀、打印機、攝像頭
- 工位工卡、工位號、辦公椅
- 員工用的辦公手機、電話卡
- 門禁卡、辦公鑰匙、停車證
- 公司自有的車輛、飲水機、微波爐……
怎么管資產？
1. 從入庫開始就建賬
不管是電腦、打印(yin)機、飲(yin)水機，只(zhi)要是資產(chan)類物品(pin)，采購后就(jiu)應該(gai)登(deng)記資產(chan)編碼，貼資產(chan)標簽(qian)。
2. 領用必須“簽字”
員工領用電(dian)腦、手機、鑰匙(chi)這些東西(xi)，都要簽字或系統登記，讓資產歸屬清晰。
3. 調崗、離職必須“資產交接”
不(bu)交接清楚，資產就容易(yi)丟失、重復采(cai)購。
4. 盤點要形成制度
建議半年或(huo)一(yi)(yi)年定期盤點(dian)，避免“紙面資產一(yi)(yi)大堆，現場啥也找不到(dao)”的尷(gan)尬。
5. 資產維修、報廢也要流程化
不是(shi)員工說“電腦慢了”就能直接換，要判斷(duan)是(shi)否(fou)可維修(xiu)、是(shi)否(fou)保修(xiu)期(qi)內、是(shi)否(fou)可再利用。
建議管理機制：
- 一物一碼，每個資產在系統中有唯一編號；
- 綁定責任人 + 使用部門 + 使用時間；
- 入庫/領用/調撥/維修/歸還/報廢，系統全流程留痕；
- 每半年做一次實物盤點，核賬核物一致。
一句話總結：資產不是一堆東西，而是公司的“沉沒成本”，越規范，越節省。
五、后勤：讓員工安心，領導放心
行政后(hou)勤(qin)，其實(shi)就是(shi)在“服務”和(he)“管理”之間找平衡。
好(hao)的后勤，會讓員工覺得(de)公司很貼心，領導也覺得(de)事(shi)情有序。
后勤常見問題：
- 空調壞了沒人修，拖一周員工都快崩潰；
- 飲水機沒水，投訴電話都快打爆；
- 公司門禁不靈、打印機經常掉線、洗手間沒紙……
這些看著小，但都是行政口碑的大事。
怎么提升后勤管理？
1. 建立“后勤服務臺賬”
凡(fan)是涉及員工服務的事情，都建立一份(fen)服務記錄表，包括問題(ti)、響應時間(jian)、處理人(ren)、完成時間(jian)。
2. 設“問題反饋入口”
現在(zai)很多公(gong)司直(zhi)接在(zai)企業微信建一個“后勤報(bao)修(xiu)”小流程，誰有問(wen)題隨時提，行政可以按輕重緩急安排處理。
3. 找好外包合作方，簽服務協議
保(bao)潔、綠(lv)植、設備(bei)維修等(deng)建(jian)議找有資質(zhi)的第三方，明確服務(wu)內容、時間、責(ze)任。
4. 提升“無感服務”能力
比如會(hui)議(yi)室提(ti)前布置好、訪客(ke)系統自(zi)動(dong)登(deng)記、節假日福利提(ti)前準備……這些做得(de)細致了，員(yuan)工滿意度自(zi)然上來。
一句話總結：后勤不是雜事堆積，而是企業運轉的潤滑劑，越細致越顯專業。
六、如何用OA系統提升行政管理效率？別再靠Excel和微信群了
說實話，現在很多行政工作看著瑣碎，其實不是工作量真的大，而是——沒用系統，把簡單的事搞復雜了。
比如：
- 一份申請，來來回回找人簽字；
- 一次采購，表格傳了三輪，內容還不一致；
- 一項資產調撥，紙質單找不到了；
- 一場接待活動，人手統計名單、發微信、貼便簽，最后還是有人忘來。
這些事(shi)，用行(xing)政OA系(xi)統(tong)（辦公自(zi)動化(hua)系(xi)統(tong)）一建好流程，效率(lv)能提高好幾倍(bei)。
那么問題來了：OA系統到底能怎么幫行政提升效率？
我們就從“行政五件事(shi)”出(chu)發，拆解一(yi)下。
1. 流程跑得起來：審批不靠催，自動流轉+狀態可查
傳統做法：行(xing)政流程靠人(ren)推，“A不簽，B就(jiu)不能批(pi)”，最后(hou)只(zhi)能電話催、微信催。
用OA系統之后：
- 行政類審批流程可視化配置：誰發起、誰審核、誰抄送，一眼明了；
- 自動流轉：A批完自動到B，不用來回傳表格；
- 提醒機制：超期未處理自動提醒，催得住；
- 可回查：批過了沒？批的誰？啥意見？系統里全有記錄，隨時調；
典型適配場景：
2. 信息統一規范：流程、物資、資產都能建“臺賬”
OA系統的另一個核心作用是：信息集中化管理，避(bi)免“信(xin)息漂在外面(mian)、責任(ren)沒(mei)人背”。
比如你可以做這些：
- 辦公用品臺賬：每個月領了啥，誰領的，庫存還有多少，系統自動記錄；
- 固定資產管理臺賬：物資編號、領用人、領用時間、歸還狀態、維修記錄；
- 合同與供應商臺賬：每個行政采購的報價、合同、付款信息都有電子留檔；
- 訪客登記記錄：誰來過、誰接待的、什么時候、進了哪里，一查就有；
- 活動執行記錄：預算、審批單、花費報銷、照片記錄都能留在一頁上。
不需(xu)要“翻Excel、找郵箱、問同(tong)事(shi)”，系統里(li)一查就有，行(xing)政工作(zuo)效(xiao)率立(li)刻上臺階(jie)。
3. 移動辦公：手機上就能審批、領用、報修
現(xian)在(zai)很多公司都有分支機構、遠程辦(ban)公，行政(zheng)需(xu)求不是在(zai)辦(ban)公室才能提出(chu)。
有了OA系統，員工在手機端就(jiu)能處理很(hen)多行(xing)政相(xiang)關事宜：
- 填表申請辦公用品；
- 發起車輛申請、會議室預約；
- 提交報修請求，附上照片；
- 掃碼領用資產，自動綁定責任人；
- 實時查看審批進度，誰批到哪一步一目了然。
尤其適(shi)合(he)一線部門、外勤(qin)團隊，不用再等(deng)人回公(gong)司，隨(sui)時隨(sui)地“線上辦事”。
4. 業務自動觸發：系統連著系統，不靠人力對接
如果企(qi)業上了ERP、HR系統、費控系統，OA可以跟它(ta)們(men)打通，做“自動(dong)觸發 + 數據同步”。
舉幾個實用例子：
- 新員工入職后，自動觸發辦公用品準備流程 HR系統確認入職 → OA系統提醒行政：準備電腦、工位、門卡
- 行政采購審批通過后，自動生成采購單推送給ERP系統 審批人確認無誤 → OA發接口指令 → ERP生成采購訂單
- 資產調撥成功后，自動同步更新WMS或資產系統數據 管理臺賬始終是最新，不靠人手補錄
系(xi)統聯動起來(lai)，行(xing)政流程就成(cheng)了“自動閉環”，效(xiao)率(lv)和準確率(lv)都上來(lai)了。
5. 數據沉淀+可視化，讓行政工作有“數”可講
很多人覺得行政工作“做了沒人看，不做被人罵”。這很大程度是因為沒有形成數據閉環。
但OA系統一旦建立起來(lai)，所有工作都(dou)會(hui)形(xing)成數(shu)據沉(chen)淀，可以(yi)做可視化看板，比如：
- 每月各部門辦公用品領用金額；
- 固定資產當前使用率、盤點差異；
- 行政審批平均耗時；
- 行政采購累計金額、供應商分布；
- 活動支出統計、到場率分析……
最后一句話：
真正穩的行政管理，不是干了多少事，而是系統化讓大家“有事可依、有據可循”。
企業(ye)越(yue)(yue)(yue)大，行(xing)政(zheng)越(yue)(yue)(yue)不能“人盯(ding)事”；企業(ye)越(yue)(yue)(yue)快(kuai)，行(xing)政(zheng)越(yue)(yue)(yue)要“制度穩”。
把(ba)(ba)制度定起來，把(ba)(ba)流程跑起來，把(ba)(ba)責任(ren)落下(xia)去，行政(zheng)體系(xi)才能穩穩撐(cheng)住這家公司。
