很多公司用(yong)了(le)OA系統，流程卻(que)還是亂(luan)、審(shen)批還是慢(man)。
請假(jia)、報(bao)銷(xiao)、合同，一堆單子跑不動，要么卡在審批人(ren)，要么沒(mei)人(ren)盯。
員(yuan)工嫌(xian)麻(ma)煩，老(lao)板看不見，IT也嫌(xian)改(gai)流程太費勁。
說到底，不(bu)是不(bu)會用OA，而(er)是流(liu)程沒梳理、系統不(bu)好用、自(zi)動化太弱。
這次，就拆給你看，如何快速搭好一套智能無紙化OA系統，流程清(qing)楚、審批順、小(xiao)白也能搞定。
文章參考的系統>> OA系統（即開即用）
一、傳統OA會遇到什么問題？
行政管理這件事，有個最大的難題——事太多、太雜、太瑣碎。
從公(gong)司政策、會議安排(pai)，到請假報銷、辦(ban)公(gong)采購，再小到打印(yin)紙、快遞單，都在(zai)人事行政的管理范疇(chou)里。
每天(tian)的工作(zuo)，說大(da)不(bu)大(da)、說小不(bu)少： 上(shang)午(wu)盯會議(yi)紀要，下(xia)午(wu)忙報銷單據(ju)，晚上(shang)還(huan)得盤點庫存、整理合同。
做(zuo)得好沒(mei)人注意，出了錯卻是全公司都來問責。
更麻煩的是，這些流程大多還靠手工、紙質、郵件、微信來(lai)運轉，流程長、效率低、易出(chu)錯，天天疲于(yu)奔命。
到最后，很多行政人都(dou)會問(wen)一句： “為什么這些事，不(bu)(bu)能(neng)更簡單一點？ 為什么流程(cheng)不(bu)(bu)能(neng)自動走，單據不(bu)(bu)用來回(hui)傳？”
所以，我開始動念頭：搭一套無紙化、自動審批的管理系統，把這些流程徹底梳理清楚。
二、搭建平臺怎么選？
想做無紙化、自動審批，第一步不是選平臺，而是先搞清楚市面上到底有哪些主流搭建方法。
大致分四種(zhong)，每種(zhong)方法適(shi)合的企業、預算、業務階段(duan)都不同：
① 傳統代碼開發——最靈活，最燒錢
這就是找技術團隊從頭開發，所有功能(neng)、界面(mian)、流(liu)程全定制。
優點：靈活(huo)度極高，想怎么做都行；功(gong)能、界面、數(shu)據集成完全按(an)需
缺點：成本極高，開發費用少(shao)則幾(ji)十萬，多則幾(ji)百萬；周(zhou)期(qi)長，從(cong)幾(ji)個(ge)月到一年(nian)不(bu)等(deng)；后(hou)期(qi)維(wei)護依賴技術團隊(dui)，長期(qi)投入(ru)大
價格參考： 中小型項目基本起步30萬~50萬，復雜系(xi)統(tong)動(dong)輒百萬起。
② SaaS現成工具——開箱即用，最快但最死板
這類工(gong)具按年付費(fei)、開箱即用(yong)，適合標準化需求，比(bi)如請假、報(bao)銷(xiao)、用(yong)章審批。
優點：上(shang)手(shou)快，注(zhu)冊(ce)賬號就能用；功(gong)能齊(qi)全，常規場(chang)景全覆蓋(gai)
缺點：靈(ling)活(huo)度(du)(du)低，流程基本固定；一旦(dan)業務變(bian)化(hua)，適應(ying)性差(cha)，換系統麻(ma)煩；數據(ju)大多在廠商(shang)，難(nan)做深(shen)度(du)(du)定制
價格參考： 一般按用戶數或功能模塊收費，小企業版一年大約幾千元，大企業版可達數萬元起。
③ 零代碼/低代碼平臺——快速高效，適合敏捷辦公
這類平臺主打“拖拽+配置”，無需代碼，行政、財務(wu)也能搭流程、改表單，復雜時可少(shao)量技術(shu)介入(ru)。
優點：搭建快，基本流程1~3天(tian)就能上線；易用，非技(ji)術人員也能操作；成本相對低，按年(nian)付費，靈(ling)活透明
缺點：特別復雜的邏輯或跨系統(tong)集成，可(ke)能有限制；初期可(ke)能需要花點時間學習操作(zuo)
價格參考： 小企業版一年幾千元起，中型企業版通常在1萬~5萬/年左右，有些高級版(ban)還按(an)用量(liang)計費。
我考慮了幾個因素：
1. 流程好搭、好改、好調
行政工作最大的特點，就是事情雜、變化快。 今天可能是請假、報銷，明天可能多了合同、用章。 所以，平臺必須能自由設計流程，節(jie)點、條件(jian)、審批人隨時能調整。
2. 支持無紙化操作、電子留痕
既然目標是無紙化，平臺必須滿足電子單據、電子簽名、附件上傳、流程留痕這些基(ji)本操(cao)作。 所(suo)有(you)申(shen)請、審批、附件，在線就能搞(gao)定，不用再打印、跑腿(tui)、傳紙(zhi)質單據。
3. 移動端好用、消息自動提醒
現在的辦公，離不開手機和消息提醒，所以必須支持移動端，不管是APP、微信、釘釘，都能處理審批。 而且要有自動提醒，申請(qing)提交、審批通過、逾期預警，自動(dong)推(tui)送，別再靠人催。
綜合下來，我選擇了零代碼平臺，上線快、成本低、我自己就能搭，不靠技術(shu)團隊。
三、如何快速搭建？
搭行政OA系統，很(hen)多(duo)人一上來就想拉流程(cheng)、做表單，但實(shi)際(ji)上，這條路很(hen)容易越(yue)(yue)走(zou)(zou)越(yue)(yue)亂。 真正靠譜的搭建步(bu)驟，永遠是三(san)步(bu)走(zou)(zou)：
- 先問清楚需求，明確要管哪些事；
- 把基礎數據準備好，鋪好底層地基；
- 再動手搭建模塊，流程自然就順了。
第一步：問清楚需求，梳理業務模塊
行政事(shi)務雖然瑣碎，但(dan)本質上，所(suo)有流程其實都圍(wei)繞六大模塊在轉：
- 應付管理（合同付款、發票、付款單）
- 應收管理（合同收款、發票、收款單）
- 費用報銷管理（員工報銷、發票上傳、付款）
- 辦公用品管理（申購、入庫、領用、歸還、報廢）
- 車輛管理（用車、歸還、維修、加油、保險）
- 用印管理（用印申請、審批、留痕）
你先(xian)把這六個(ge)模塊(kuai)里的流程(cheng)，一(yi)個(ge)個(ge)列出來，看(kan)清楚：
- 誰發起申請？
- 誰審批？
- 流程順序是怎樣的？
- 有哪些高頻、容易出問題的流程？
建議先挑最常用、最容易出問題的2-3個流程，優先搭建，比如： 報銷審批、辦公用品采購、用車申請，這些流程(cheng)最常見、落地最快(kuai)。
第二步：錄入基礎數據，先把“底層信息”鋪好
很多人在搭建流程時會發現，“選不出供應商”“選不了辦公用品”“車輛也找不到”，問題往往就卡在基礎數據沒錄好。
行政OA系統，離不(bu)開以(yi)下這些“底(di)層數據”，必須先(xian)錄好：
操作方法很簡單：準備好這些信息的Excel表格，通過系統的批量導入功能一次性導(dao)入。 導(dao)完之后(hou)，表單里(li)的(de)下拉選項、關(guan)聯數據、流程選擇(ze)才會正常顯示。
記住：基礎數據不錄，流程根本跑不起來。
第三步：開始搭建模塊，按流程一塊塊落地
業務流程理清、基礎(chu)數據備好，接下來就(jiu)能開始搭建。搭建流程其實只有三件事：
1. 設計表單：把單據先做出來
每個流程，都從一張表(biao)單開始。你需要(yao)做(zuo)的，就是把流程里(li)的“申請單”轉成表(biao)單字段。
比如：
- 報銷單 → 報銷人、部門、金額、發票、費用類別、事由
- 合同付款單 → 供應商、合同編號、金額、付款方式、發票信息
- 用車申請單 → 用車人、時間、用途、歸還情況、公里數等
原則：
- 字段越少越好，保留最核心的必要信息；
- 能自動帶出的字段（如申請人、部門、當前日期）一定自動帶。
2. 設置流程：讓單子跑起來
這里(li)直接照(zhao)業(ye)務邏(luo)輯走：
- 應付管理 → 合同審批 → 發票驗證 → 付款審批
- 報銷管理 → 報銷申請 → 主管審批 → 財務審批 → 財務付款
- 用品管理 → 申購 → 入庫 → 領用 → 歸還 → 報修/處置
- 車輛管理 → 用車申請 → 歸還 → 維修/保養/加油登記
流程搭(da)建時(shi)，重(zhong)點處理(li)三個問題：
- 審批人怎么定？按崗位、按金額、按部門自動分配。
- 審批順序怎么排？單層、串行、并行、條件分支。
- 需不需要抄送？哪些人不批但要收到通知。
3. 配置權限：誰能發、誰能批、誰能查？
權限設置，是整(zheng)個系統落地(di)的關鍵。 建議一律按角色(se)來配置，不要綁定具體(ti)人名：
- 行政部 → 辦公用品、用車、用印模塊的操作和審批
- 財務部 → 報銷、付款、收款模塊的操作和審批
- 部門主管 → 各自部門的審批權限
- 老板/高管 → 大額合同、關鍵審批的終審權限
建議： 審批(pi)權(quan)(quan)限、數據權(quan)(quan)限分開設(she)置，避免信(xin)息(xi)過度暴(bao)露；權(quan)(quan)限分類越(yue)清(qing)楚，后續維護越(yue)輕松。
四、上線以后怎么用？這些細節決定系統成敗
很多人以為，OA系統搭完就算結束了，其實搭完只是開始。 真正考驗(yan)系統效果的，永遠是上(shang)線后的使用(yong)、推廣和(he)優化。
第一步：先小范圍試運行，邊用邊調
上線初期，千萬不要全公司一刀切。 最穩妥的方法，是先選一兩個部門、2~3個流程做小范圍試運行。
- 流程有卡頓嗎？哪里卡？
- 表單是不是太復雜，員工填起來有沒有障礙？
- 審批人是否明確，流程有沒有多余環節？
- 自動提醒、逾期預警有沒有生效？
跑一段時間后，結合反饋，優化表單字段、簡化流程節點、調整權限設置，讓流程跑得更順。
第二步：推廣到全員使用，培養使用習慣
試運行調順了，就可(ke)以(yi)正式推(tui)廣到全員。推(tui)廣時，重點做三(san)件事(shi)：
- 講清楚“為什么用”：OA不是為了多做流程，是為了少跑腿、少出錯、流程清楚。
- 手把手教“怎么用”：拍個操作小視頻、做個圖文教程，越簡單越好，保證員工能快速學會。
- 抓住關鍵人帶頭用：部門主管、財務、行政負責人，先用起來，員工自然跟上。
同時，配合系統里的自動提醒功能，比如微信、釘(ding)釘(ding)、郵(you)箱推送，讓(rang)員工養成“流程線上走”的習慣。
第三步：用數據看效果，持續優化
系統跑起來之后，數據看板就是你的好幫手。
重點關(guan)注(zhu)這些數(shu)據指標：
- 每個流程的審批時長，哪里耗時最多？
- 哪些流程申請最多，最頻繁？
- 哪些部門流程最慢，最容易堵？
- 哪些單據退回、駁回率高，需要優化？
這些數據，會自動幫你(ni)(ni)找到流程的瓶頸，讓(rang)你(ni)(ni)后續優化(hua)有(you)方向(xiang)。
五、寫在最后
很多人對(dui)OA系統(tong)有誤(wu)解(jie)，總覺得搭系統(tong)是件高大上(shang)的事，似乎非得搞得復(fu)雜(za)、花(hua)大錢、上(shang)大項(xiang)目才(cai)行。
但實際做下來你就會發現，行政管理說到底，核心還是那四件事： 把人管順、把事辦妥、把物用好、把錢算清楚。
搭行政OA，不是為了堆功能，不是為了炫技術，而是為了把這些事理清楚、跑順暢、少出錯。
流程順了，審批就(jiu)(jiu)快了；流程清楚(chu)了，管理(li)就(jiu)(jiu)輕松了。 系(xi)統搭得(de)越(yue)(yue)簡潔、用(yong)起來越(yue)(yue)自然，才越(yue)(yue)能省下(xia)時間、精力，去做更重要的事。
一句話總結： OA系統的價值，不是“搭得多好”，而是“讓事跑得好”。
