說到進銷存，大伙都不陌生。現在這玩意兒早就不是“上不上”的問題了，“上了有沒有用”才是關鍵。

說個實話，現在很多老板一提“進銷存”，腦子里想的不是效率，而是麻煩：庫存對不上、采購漏了、銷售數據亂得一塌糊涂……更可怕的是——系統上了，問題還在，甚至更復雜了。

過(guo)去(qu)兩年，我(wo)們公司試了三套進銷存系統(tong)，從“能用(yong)就行”到“怎(zen)(zen)么沒人(ren)用(yong)”，最后到現在算是穩(wen)定運行，踩過(guo)的坑和交的學費不少。今天借這(zhe)篇文章總結一(yi)下，聊聊中(zhong)小企業在用(yong)進銷存系統(tong)時最常見(jian)的幾(ji)個誤區，以及怎(zen)(zen)么用(yong)得順、用(yong)得值。

文章系統參考>> 進銷存系統

一、為什么很多企業上了進銷存，反而更亂了？

說一個真實例子：有家公司剛上進銷存系統，老板拍板，財務對接，倉庫跟著改流程。

結(jie)果三個月后，采(cai)購說：我還不如回去(qu)用Excel；

倉庫說(shuo)：我(wo)們這單(dan)到底出沒出？

老板智能抓狂：這軟件到底有啥用？！

這不是個例。

很(hen)多(duo)人以為(wei)問題出在(zai)系統，其(qi)實根子在(zai)下面幾個點上。

二、常見的進銷存使用誤區

1. 把進銷存當成“倉庫管理工具”

一上(shang)來(lai)就(jiu)讓倉庫(ku)管理員學軟件(jian)，采(cai)購銷售(shou)完全當看戲的。

可問題是(shi)，進(jin)銷(xiao)存本質是(shi)“供應鏈協作系統(tong)”，不只是(shi)記個庫存，更重要是(shi)把人、貨、單(dan)，串成一條線。

實際操作中——

• 采購下單要看銷售預測
• 銷售報價要參考庫存動態
• 倉庫發貨要對接財務結算

如果只有倉庫在填系統(tong)，那就(jiu)是(shi)瞎忙。

建議：系統(tong)上線前先開個協(xie)同流程梳理會(hui)，把(ba)采購、銷售、倉儲、財務至少拉(la)一次通。

2. 一開始就想“全功能覆蓋”

你可能聽(ting)銷(xiao)售說：我們這套系統支持BOM、多單位、批次管理、條碼打印(yin)、掃碼入庫、財(cai)務對接……

聽著很美，一上線，沒人用。

實際中小企業不需要那么復雜的模塊，尤其起步階段，核心目標應該是：先跑通“采購→入庫→銷售→出庫”的閉環，再慢(man)慢(man)加高級(ji)功(gong)能。

建議：先確定自己最迫切解決的問題，是庫存不清？是訂單易錯？是對賬難？按需上線，別貪全功能。

3. 數據錄進系統，沒人用，也沒人看

這(zhe)個問題(ti)特別常見。老板要求用系統，員(yuan)工(gong)就“打(da)卡式”填數據，比如：

• 銷售下單 → “先在系統錄一下，后面發貨再說”
• 倉庫出貨 → “系統我點了，但紙質單為準”
• 財務做對賬 → “系統不準，我自己再拉個Excel”

時間久了，系統成了“第二(er)套(tao)賬”，然(ran)后(hou)被全員拋棄(qi)。

建議：必須明確誰在用系統看(kan)數(shu)據(ju)。

比如老板(ban)開會只用系統看銷售(shou)報表(biao)，倉庫以(yi)系統庫存為唯一標準。

否(fou)則(ze)大(da)家都(dou)“填完就(jiu)扔”，沒意義(yi)。

4. 把KPI放在“有沒有填”而不是“有沒有用”

很多管理者會上線(xian)后做KPI考核：每天不錄(lu)單，扣績效(xiao)。員工干脆(cui)亂填，數據失真(zhen)，一(yi)塌糊涂。結果成了“應付(fu)式系統”。

正確的做法應該是：

• 考核庫存準確率（賬實差異）
• 考核訂單完整率（采購單有沒有到貨，有沒有及時入庫）
• 考核出庫及時率（發貨是否延誤）

建議：少考核操作動(dong)作，多考核結果(guo)指標。

5. 系統成了“信息孤島”，上下游對不上

最典型的現象：進銷(xiao)存系統有庫(ku)存、訂(ding)單，但采購審批在OA，發貨用快遞系統，財務用Excel對賬(zhang)，各管(guan)一攤(tan)，全靠人工(gong)溝通(tong)。

結果就是：

• 銷售不知道庫存啥時候能補上
• 倉庫不知道發貨優先級
• 老板想看毛利率，數據根本湊不全

建議：找一(yi)款支持無代碼集成、能串聯(lian)OA審批、財(cai)務接口的(de)(de)系統，或(huo)者從一(yi)開始(shi)就選“能搭平臺(tai)”的(de)(de)工具(ju)來(lai)做中臺(tai)。

三、那進銷存系統到底能給企業帶來啥？

說實話，剛上線那(nei)會我也不太信“數字化”這些(xie)詞……

直到(dao)經歷過“人工錯(cuo)貨(huo)發(fa)(fa)錯(cuo)地”、“客戶說(shuo)沒收到(dao)我說(shuo)已發(fa)(fa)”、“年末盤(pan)點發(fa)(fa)現賬(zhang)面(mian)庫存跟(gen)實物差(cha)10萬”這些情況(kuang)，真(zhen)的崩潰過之后(hou)，才(cai)意識到(dao)系(xi)統(tong)真(zhen)能救命。

下面這些，是我們后來慢慢跑順后的收獲。

1. 庫存透明，發貨效率提升

以前發貨靠紙質(zhi)單據、微信群截圖。

現在系統里一看庫存狀(zhuang)態，銷售下單(dan)后自動(dong)同步到倉(cang)庫，倉(cang)庫掃碼揀(jian)貨(huo)、打包(bao)、自動(dong)生成發貨(huo)單(dan)，效(xiao)率(lv)起碼提(ti)升兩倍。

2. 異常提前預警，不靠“人盯”

比如設置：

• 某SKU庫存低于10，自動提醒采購補貨
• 客戶訂單超過72小時未出庫，系統報警
• 財務對賬發現異常金額，自動生成待處理工單

以前(qian)這些都靠人經驗和記憶，現在系統提醒(xing)，基(ji)本(ben)不(bu)會漏。

3. 老板不再靠“感覺”管生意

以(yi)前(qian)問庫存(cun)，倉庫說“差不多”；問銷售額，財(cai)務說“我下周給你算”。

現在開例會，系統一拉，庫存周轉率、出入庫明細、滯銷商品、毛利率一目了然。

老板不用(yong)再“拍(pai)腦袋”做決策，團隊協作也(ye)高(gao)效(xiao)了不少。

4. 員工離職交接更輕松

• 銷售離職帶走客戶？
• 倉庫離職沒人知道哪個貨在哪？

這些在系統化之后基本不再是大問(wen)題。

操作留痕，權限交接，流程有據，整個公司抗風險能力提升。

最后總結一句：

進銷存不是上了系統就能解決問題的，而是你有沒有用“系統思維”去管人、貨、單。

選系統(tong)只是起點(dian)，能不能用(yong)起來、用(yong)得(de)(de)好，關(guan)鍵還得(de)(de)看你(ni)的流程(cheng)有(you)沒有(you)理清、團隊(dui)有(you)沒有(you)配(pei)合、有(you)沒有(you)人(ren)真正用(yong)系統(tong)去“經營數(shu)據(ju)”。

少看(kan)功能演示，多(duo)想場景落地；少講“大而(er)全”，多(duo)看(kan)“小而(er)精”。

踩(cai)過的(de)坑不少，希望你別再踩(cai)一(yi)遍(bian)。