“我們流程也不差啊(a)，每個訂單都(dou)有(you)審批、每個物(wu)料都(dou)有(you)詢價，怎(zen)么效率還(huan)是這(zhe)么低？”
最近有(you)位做設備配套的客戶跟我吐槽，他(ta)的采購團隊(dui)天天加班(ban)，報(bao)價一做就一整天，但(dan)業務(wu)部(bu)門還是覺得他(ta)們“拖節奏、耽誤進度”。
我們去現場一看，問題還真不在“下單太慢”或者“談判不行”，而是前面這張“小小的報價單”，拖住了整條采購鏈。
今天這篇文章，我們(men)就來拆(chai)一(yi)拆(chai)：每天都在發的報(bao)價單，到底藏(zang)著哪些(xie)“效(xiao)率問題”？怎么用三步快速(su)做(zuo)好一(yi)套供應鏈自動詢報(bao)價流程？
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一、大部分工廠的報價流程，還是靠“人扛”
雖然大家都(dou)在(zai)講“數智(zhi)采購”“流程(cheng)再造”，但(dan)很多企業的詢報價(jia)流程(cheng)，還是這個套(tao)路(lu)：
- 采購從ERP導出一個總需求Excel；
- 手動拆分給不同供應商，每家發一封郵件；
- 供應商下載、填寫、發回；
- 采購一封封收郵件，一個個整理，匯總比價。
這還算是(shi)“中(zhong)規中(zhong)矩”的，有些企業(ye)還在用微信傳表(biao)、電話詢價，甚至(zhi)紙(zhi)質打印(yin)、人工抄寫報價。
問題在哪？
- 協同斷層：發出去了沒人跟，供應商報不報、什么時候報，全靠催。
- 人工出錯：表格格式五花八門，粘貼匯總容易出錯，比價不準。
- 過程不透明：沒人知道誰什么時候報的，決策缺數據支撐。
- 無法追溯：回頭追溯價格、報價人、備注信息，一片混亂。
一句話：報價流程不是“跑”，是“扛”出來的。
二、你不是缺流程，是缺一套能自動化的供應鏈詢報價系統
既然很多(duo)工廠都是人工報價，怎么樣(yang)才能(neng)做好一套高效的報價流程？
很多老板看到這(zhe)個問題(ti)，第一(yi)反應(ying)是(shi)：“那是(shi)不(bu)是(shi)建個模板，發統一(yi)格式的報(bao)價(jia)單就好了？”
其實根本不是表格的事，而是你的報價流程壓根不是協同邏輯：
- 需求信息分發方式落后；
- 供應商響應鏈條沒有打通；
- 報價比價決策靠人工；
- 價格審批流程脫節滯后。
說白了，不(bu)管你Excel做得多規(gui)范(fan)，只要還靠人來發、收、拼(pin)、盯——效率都(dou)上不(bu)去(qu)。
我們(men)接觸過一(yi)家主機廠，年采購額幾十億，報價(jia)還靠3個助理天天發(fa)郵件回收表格。一(yi)個招標項目光詢報價(jia)周期就要跑10天以上，計劃一(yi)改(gai)還得重來一(yi)遍。
他們以(yi)為問題是“供(gong)應(ying)(ying)商響應(ying)(ying)慢”，其實流(liu)程本身就不具備高(gao)效協(xie)同的條(tiao)件。
所以你要解決的，不是怎么讓人更勤快，而是怎么讓流程自己能跑起來。
三、報價不只是“發個表”，是一整套采購詢價鏈路
真正高(gao)效的采購詢價流程，必須是一條鏈，從“創建需求(qiu)”一直到“核價確認”，每一步都(dou)在(zai)線、協同(tong)、留痕。
這里給大家演示一(yi)下，如何在供應商(shang)管理系統中(zhong)優(you)化好一(yi)個完整的采購(gou)詢(xun)價流程：
1）創建詢價需求
創建詢價需求（結(jie)構(gou)化信(xin)息）
- 填寫商品信息、規格型號、數量、交付要求等；
- 采購員可直接從商品庫調取，避免重復錄入，字段統一。
2）發起詢價流程
- 供應商管理系統系統支持選擇多個供應商，一鍵通知發出；
- 支持多渠道通知：郵箱、企業微信、釘釘等；
- 每個供應商收到鏈接即可進入專屬報價入口，無需注冊。
3）供應商在線報價
- 支持自動帶出歷史報價作為參考；
- 報價區間預警，防止誤報極端值；
- 附件、備注、替代方案等支持上傳，信息齊全。
4）系統生成比價分析表
- 自動匯總所有報價，按價格、交期、付款條件等維度對比；
- 支持一鍵導出PDF/Excel，報表隨時調閱；
- 可設置觸發審批流程，系統推送提醒。
5）核價與審批
- 超預算、超限報價自動進審批；
- 價格決策、審批意見全程留痕；
- 審批結束，直接轉入采購計劃，無需重復錄入。
這才是(shi)真正的“報價鏈路閉(bi)環”，不是(shi)停在報價那(nei)一張表上，而是(shi)從“誰來報”到(dao)“怎么決(jue)策”全流程打通(tong)。
四、不靠堆人，不靠Excel，報價效率一樣翻倍
說實話，這(zhe)套流程一(yi)旦跑通，采(cai)購(gou)團隊最直(zhi)接的感受就是——終于不用靠“收表+拼(pin)表”熬人力了(le)。
- 節奏提速：原來一輪報價3~5天，現在最快半天就能收齊；
- 數據規范：所有報價字段、格式都統一，再也不會因為格式錯浪費時間；
- 過程透明：誰什么時候報了什么，全部自動記錄，方便回查；
- 責任清晰：歷史報價、比價、審批意見都留痕，避免扯皮；
- 聯動協同：報價結果還能自動生成訂單、觸發采購流程，徹底減少“斷檔”。
更重要的是——采購團隊終于可以把精力放在“選供應商”“控成本”這種高價值事情上，而不是“收表格、貼單元格”這些機械活上。
這才是真正的效率釋放。
五、寫在最后：別小看報價單，它是你采購流程的“起跑線”
很多企業做數字化采購，總喜歡從“合同審批”“付款節點”這些大流程下手，卻忽略了最前面這個關鍵點——報價機制是否高效。
你不(bu)把前(qian)面的(de)“起跑線”拉平整(zheng)，后(hou)面的(de)流程再快也會被卡住(zhu)。
所以想提升采購效率，別光看大單流程圖，先看你每天那張報價單跑得順不順、快不快、準不準。
這張表不是采購填表的工具，而是打通協同、節奏、決策的第一入口。
小表背(bei)后，是流(liu)程邏輯(ji)。 改好這一張(zhang)單，整個采購(gou)鏈就能順起來。
