“請個假還得發微信？” “月底考勤要手動抄表？” “打卡數據不對，HR和主管互相甩鍋？”
我們公司HR就一個人，每個月一到考勤日，簡直像打仗
——微信群里翻消息、Excel里拖公式、員工請假靠“口頭說”、打卡異常全靠“截圖解釋”，月底結算工資堪比一場年度大考。
有時候我在想： 這都什么年代了，咱為啥還用這么原始的方式做人事管理？
所以我動了個念頭：
能不能自己搭一個簡單實用的“人事考勤系統”？這樣從入職登記到日常打卡、請假審批、加班登記、月度匯總一個系統通通能搞定。
今天這篇文章，我就用給大家仔細說說：
- 我是為什么要做這個系統的？
- 是怎么用最短的時間從 0 到 1 搭建起來的？
- 中間踩過哪些坑、解決了哪些問題？
- 如果你也想搭，可以直接抄什么？
文章參考>> //gaoyunjjd.com
一、為什么我要搭一個人事考勤系統？
很簡單——原來的流程太依賴“人”：
員工主動請假、HR手動記賬、主管憑印象批假，數據零散、過程無痕，最終大家都不滿意：
- HR說：“月底統計最怕出錯，出錯了還得我背鍋。”
- 員工說：“我明明請了假，怎么還算我曠工？”
- 主管說：“我又不是專職批假官，天天收消息心累。”
最讓我崩潰的是：流程斷鏈 + 數據散亂 + 統計低效。
我們不是沒預算，但動輒十幾萬的HR系統，太重了，難落地。我希望有一個：
- 能跑通打卡、請假、加班這些流程，
- 不靠代碼、不等IT，HR就能自己維護，
- 可配置、可調整、上線快、改得動的系統。
沒別的意思，我就是想“把流程搬進系統里”，讓它自己跑，而不是靠人“盯著跑”。
二、一個好的人事考勤OA管理系統長什么樣？
前面我們講了為什么要自己搭建系統，那現在反過來問一個更本質的問題：
一個“好用、管得住、跑得穩”的人事考勤系統，到底應該長什么樣？
別被那些花里胡哨的系統嚇到了，真正好用的系統，講白了就四個關鍵詞：
1. 流程順：能跑通日常所有動作，不繞路
一個好的考勤OA系統，必須滿足“員工用得順，HR算得清，主管批得快”三件事。
- 員工發起請假/加班申請，一鍵提交，流程秒跑；
- 上班打卡不需要復雜操作，幾秒鐘完成，系統就自動識別異常；
- 主管審批有提醒、點一下就搞定，不用反復確認；
- HR月底一鍵導出統計數據，不用Excel復制粘貼十幾張表。
能做到這幾點，才配得上“OA”這兩個字。
2. 數據實：數據自動積累，能分析，能回溯
不要小看“數據一致”這件事。一個靠譜的人事系統，所有模塊必須數據貫通、結構一致、可溯源。
- 員工信息和打卡、請假、加班記錄全部自動關聯；
- 請假明細按類型分類，自動更新年假/調休余額；
- 打卡數據不是“截圖存檔”，而是結構化字段，隨時查、隨時分析；
- 系統生成的月度報表可直接用于績效、工資、晉升參考。
所有這些，HR只需要“看”和“點”，不用“算”和“抄”。
3. 權限清：誰能看、誰能批、誰能改，一目了然
考勤系統最忌諱權限混亂。
員工看到別人信息？主管能改打卡記錄？HR不能查看申請備注？這些都是大坑。
所以系統必須有：
- 字段級別權限（比如身份證、工資不能全員可見）
- 流程節點權限（比如員工只能提交，主管只能審批，HR只能歸檔）
- 多角色管理（員工、主管、HR、管理員權限完全隔離）
權限設得好，系統才能長久運行、穩定使用。
說到底，一個好系統就是“能用 + 想用 + 用得住”。
- 能用：不崩、不卡、不繞流程；
- 想用：界面簡單，操作直覺，員工用起來不煩；
- 用得住：流程規范、數據扎實、權限清晰，不靠人盯也能跑。
如果一個系統做到了這三點，那它就不是“系統”了，它就是你公司的一套“自運行流程”。
三、系統具體搭建了哪些模塊？
我這套“人事考勤OA系統”一共包含6個核心功能模塊，全部是按照我們實際業務場景來搭建的，沒有多余的“炫技”功能，也沒有難以上手的復雜設計。
目標就一個：流程通順，數據閉環，讓HR和員工都能省心省事。
1. 員工信息登記（入職用）
入職時，員工掃碼填寫資料：
- 姓名、手機號、身份證號、性別、郵箱
- 所屬部門、崗位、入職時間
- 緊急聯系人、合同起止時間等
細節設計：
- 員工信息自動生成員工編號
- 手機號/身份證校驗規則
- 權限設置為“僅HR可查看編輯”
亮點：HR再也不用“發表格-等填表-自己抄一遍”。
2. 每日打卡（出勤記錄）
我沒有對接釘釘打卡系統，太復雜了，直接做了個“打卡表單”：
- 員工每天點擊鏈接打卡（上班/下班）
- 系統記錄時間+地點（手機定位）
- 超時打卡自動標記為遲到/早退
- 一天只能打兩次卡（防止重復打）
亮點：簡單可控、數據統一存表格，方便后續統計。
3. 請假審批流程
請假流程走不通是HR最頭疼的事。我設計的是：
- 員工填寫請假類型（事假/病假/年假等）、起止時間、理由
- 系統自動判斷請假時長
- 超過1天就自動流轉給部門主管審批
- 主管通過后，HR自動收到提醒
- 最后數據統一匯總到考勤報表
自動化細節：
- 每人請假余額管理（比如年假 5 天，用一條減一條）
- 請假記錄自動按人歸檔，方便查閱
4. 加班+調休管理
這塊以前完全沒人管，員工也不愿意填，HR也懶得記。
我做了兩個小功能：
- 員工在線提交加班申請（時間、原因）
- 審批通過后，系統生成“調休時長”
- 后面調休時直接扣減這個額度
效果：讓加班有據可查，調休有賬可管，員工也愿意配合了。
5. 考勤月報自動生成
這個是整套系統的“亮點”。
每個月月底，HR打開系統：
- 直接生成每人當月：出勤天數、遲到早退次數、請假/加班明細
- 一鍵導出 Excel
- 可直接用于薪資核算
效果：HR從原來人工統計 2 天 → 現在半小時搞定全部考勤數據。\
四、中間踩過哪些坑？怎么解決的？
坑1：流程沒理清，邊做邊改很麻煩
一開始沒畫流程圖，導致表單字段和流程邏輯來回改。建議大家先拿紙畫出：
- 誰提請假？誰批？批完干嘛？
- 打卡什么時候算遲到？
- 加班多久能換幾小時調休？
解決方案：搭之前先理流程，再動手。
坑2：字段設計太“理想化”，不接地氣
我一開始字段設計太復雜，導致員工用起來覺得“太繁瑣”。
后來統一精簡到“必須填 + 可選填”，讓大家用得更快更順。
坑3：權限設錯，員工看到了不該看的數據
一開始權限配置沒分清，員工能看到其他人的記錄。
趕緊分角色設置權限：字段級、流程級、表單級都設清楚，一勞永逸。
五、如果你也想搭，這些可以直接抄
- 從“請假流程”入手最容易跑通 這是所有人最有感知的模塊，起步容易、效果明顯。
- 先做最小閉環：員工發起 → 審批 → HR導出 別一開始就想連接釘釘、做工資發放，流程先跑起來最重要。
- 權限一定要分清角色，尤其HR vs 主管 vs 員工 避免信息泄露或誤操作，一定設置“字段可見 + 操作限制”。
- 字段設計控制在10個以內，能選就別寫，能選項就別讓員工打字 員工體驗好，流程才用得久。
- 每月固定時間復盤一次，逐步迭代升級 不要追求一開始做得完美，邊用邊調才是正解。
總結
你可能也在經歷這些煩惱： 流程雜、人手少、數據亂、月底焦頭爛額…… 這不是你的問題，也不是HR不夠努力，而是你缺了一套“能跑起來”的系統。
我不是程序員，也不是產品經理，但我愿意嘗試、愿意動手，花2個小時搭出來的這套人事考勤系統，已經在我們部門穩定運行了一段時間—— 流程跑得順，數據看得清，人事不加班，老板也點贊。
這就是數字化的力量。
所以，如果你也正在琢磨：
- 怎么把HR流程標準化？
- 怎么不靠開發，快速做個能用的系統？
- 或者只是想試著把一個表單搭出來跑一跑……
那就從最簡單的“請假流程”開始試試吧，別等、別猶豫，動手就有答案。
最后，如果你想看看我這套系統的字段設計、流程圖、權限配置表，我可以打包出來分享； 如果你已經開始搭建，遇到卡點，也歡迎來交流。
我們都不是程序員，但我們可以讓流程自己跑起來。
