有個(ge)朋友做食品(pin)(pin)加工的，廠子不小(xiao)，SKU 上(shang)百種，原料、半成品(pin)(pin)、成品(pin)(pin)在庫(ku)里來回轉(zhuan)。

前陣子因為沒清掉一批臨期貨，結果發給了連鎖超市，被投訴、被索賠，直接虧了 18 萬(wan)，還(huan)丟了一個年采購額(e) 300 萬(wan)的大客戶。

像(xiang)食品(pin)、藥品(pin)、快消品(pin)這些對(dui)“保質(zhi)期”極(ji)度(du)敏感的(de)行業，最(zui)怕的(de)不是(shi)賣不出去，而是(shi)：

• 庫存過期了沒人發現，一盤點全是損耗；
• 臨期產品堆在角落，等發現時只能報廢；
• 手工記錄生產日期，Excel對不上實物批次；
• 客戶投訴“產品過期”，查了半天找不到責任人。

聽完他講的這堆糟心事，我用2小時幫他搭建了一套智能庫存管理系統，專門解決保質期管理難題。

產品到期(qi)一目了然(ran)，臨期(qi)提醒自動發，誰出錯一查就知道。

今天就來手把手講一下我怎么做的，你要是也在管產品、管庫存、管追溯，這篇(pian)文章(zhang)的邏輯你一定能用得(de)上。

我把我做好的模板也放在這里，懶的人可以直接用： - 場景方案

一、保質期管理混亂，到底坑在哪？

在搭系統前，我(wo)調研了幾家食品加工(gong)企業(ye)，發現他們的痛點高(gao)度一致(zhi)，集中在以下四個方面：

1、臨期產品藏在庫存深處

沒有預警機(ji)制，臨(lin)期批次被壓(ya)在(zai)角(jiao)落(luo)沒人(ren)管。

等發現時(shi)，不(bu)是(shi)臨(lin)期(qi)就是(shi)直(zhi)接過期(qi)，只好整批報廢。

2、出庫全靠人工“自覺”

理論上講要“先進先出”，但(dan)實際操(cao)作中(zhong)誰方便誰拿，

早生產的(de)貨壓箱底(di)，結果新貨出(chu)完(wan)了，舊貨還在庫里躺(tang)。

3、損耗分析拍腦袋

每(mei)月報廢(fei)多少？哪些品(pin)類(lei)最易(yi)過期？供應商有沒有責任？

沒(mei)人(ren)說(shuo)得清，缺數據支(zhi)撐，只(zhi)能靠經驗猜。

4、手工算日期，錯誤率高

生產日期靠(kao)倉管手寫，保質(zhi)期靠(kao)Excel算(suan)，稍一(yi)疏(shu)忽(hu)就漏掉臨界批次。

老板(ban)問(wen)：“這批(pi)貨(huo)哪天到期？” 員(yuan)工：“等我翻下表格……”

問題出在哪？ 六個字：沒系統化管理。

所以需要所以需要一套標準化、自動化、可視化的保質期管(guan)理系統(tong)，從根本上(shang)解決 “靠(kao)人盯” 的低效與風險(xian)。

二、如何快速搭出保質期管理系統？

別被 “系統(tong)搭建” 的專業術(shu)語嚇退(tui)！

借助模(mo)板(ban)，通(tong)過簡單的(de)拖拽，就能快速搭建一(yi)套高效的(de)保質期自(zi)動管理系統(tong)。

第一步：添加生產日期與保質期信息

就像給每件商品發(fa)一張專(zhuan)屬 “身份證”，先在【產品分類(lei)】表格里，加一列 “存放月數” ，比如牛(niu)奶寫(xie)(xie) 6 個月，餅(bing)干寫(xie)(xie) 12 個月。

再到(dao)【產品(pin)信息】表格里，把每(mei)個產品(pin)對(dui)應的 “存放(fang)月(yue)數” 自動關(guan)聯過來。

這樣每件產(chan)品能(neng)放多久，一看便知(zhi)。后續入庫時(shi)只填生產(chan)日(ri)(ri)期(qi)，系(xi)統就能(neng)自(zi)動(dong)計(ji)算出到期(qi)日(ri)(ri)。

第二步：讓系統自動算好到期時間

當產品(pin)入庫時，系統會(hui)自動拿(na)著(zhu)產品(pin) “存放月數” 的信息，結合入庫時登記的生產日期，算出具體哪(na)天(tian)到期。

為了(le)方便整理數據，系統會把算出(chu)來的到期(qi)日(ri)期(qi)變成(cheng)文字格式。

然后在【庫存實時統計(ji)（批次）】這個匯(hui)總(zong)表格(ge)里，把到期日(ri)期放到表格(ge)最上面一行(xing)。

這樣所有產品什么時候到期(qi)，掃一眼(yan)就清楚，后續找數(shu)據(ju)也更(geng)方便。

第三步：出庫添加“過期”分類

為(wei)了及(ji)時清(qing)理倉庫(ku)里到期的產品，在【其他出庫(ku)表】里，給(gei) “出庫(ku)原因” 加一(yi)個 “過(guo)期”選項。

當產品到期要清庫(ku)(ku)存時，在填(tian)寫出庫(ku)(ku)記錄時，直接選 “過期”，系統就會自動(dong)記錄下來并處(chu)理數(shu)(shu)據(ju)，保證(zheng)倉庫(ku)(ku)的(de)庫(ku)(ku)存數(shu)(shu)據(ju)永(yong)遠是(shi)準確的(de)。

第四步： 儀表盤統計展示

在數據看(kan)板里，添加一個統計表，把【庫存實(shi)時統計（批次）】這個匯總表格的數據導進來。

然(ran)后設置(zhi)成按照到期時間從(cong)小到大排序，這樣那些快過期的產(chan)品就(jiu)會齊刷刷排在最前面(mian)。

管理(li)人員打開看板一眼(yan)就(jiu)能看到哪些產(chan)品要趕(gan)緊處理(li)，再(zai)也不(bu)用(yong)擔心錯過(guo)處理(li)時間了。

三、這套系統能解決哪些痛點？

一句話總結(jie)：讓系統自(zi)動算(suan)日期、管庫(ku)存、防過期！

1、給產品“上戶口”

在系統里登記(ji)每個產品的生產日期和保(bao)質期

系統自動算出(chu)到期日期，并(bing)生成文字(zi)提醒(xing)

再也不用翻本子(zi)、按計算器，所(suo)有(you)日(ri)期自動生成！

2. 讓庫存“自己說話”

用聚(ju)合表自動統計(ji)：當前還剩(sheng)多少庫存(cun)、每批貨什么時候到(dao)期(qi)、哪些貨快過(guo)期(qi)了(le)

打開(kai)系統一眼就知道——哪(na)批貨(huo)該優先賣(mai)、哪(na)批貨(huo)快(kuai)報廢了！

3. 出庫入庫“自動化”

入庫時(shi)：掃(sao)碼(ma)/填寫批次信息，系(xi)統自動(dong)記(ji)錄生產(chan)日期(qi)、到期(qi)時(shi)間

出(chu)(chu)庫時(shi)：系統優先(xian)推薦(jian)最(zui)早生(sheng)產(chan)的貨（先(xian)進先(xian)出(chu)(chu)）、如果貨已過期，直(zhi)接選 “過期出(chu)(chu)庫” 分(fen)類，避免誤(wu)發

倉(cang)庫小弟(di)再(zai)(zai)也(ye)不會“隨手(shou)拿貨”，過(guo)期品再(zai)(zai)也(ye)混(hun)不出去！

4. 老板最愛看的“儀表盤”

一(yi)個(ge)頁面搞(gao)定(ding)所有(you)關鍵數據：庫(ku)存總量、臨期(qi)產品(pin)列表、過期(qi)報廢統計

不用反復催問，打開手機(ji)或電(dian)腦即可實時查(cha)看(kan)庫存和(he)臨(lin)期(qi)風險。

四、小結

不(bu)(bu)是管不(bu)(bu)好庫存(cun)，而是工(gong)具太落后(hou)！

不是員工不盡心，而是流程太混亂！

別再讓過期(qi)損耗 “吃掉(diao)” 利(li)潤，別等客戶投訴才(cai)追悔(hui)莫(mo)及！

這套兩小時就能(neng)落地的產品保質期管理(li)系統，一個(ge)人就能(neng)操(cao)作，三五人輕松協同，中(zhong)小微(wei)企業也(ye)能(neng)擁有大廠級管理(li)能(neng)力！

你可以自己搭，也可以照我這結構找人幫你建，但核心邏輯就一句話：哪個產品、在哪個庫、什么狀態、還剩幾天，全鏈條可查、可控、可預警！