很多人一提到項目管理，腦子里冒出來的都是一堆專有名詞：WBS分解、甘特圖排程、里程碑節點、資源分配矩陣、風險管理

一聽就覺得——項目管理，好高深，好復雜，像一套(tao)大系統一樣。

但真正(zheng)在(zai)一(yi)線(xian)做過項(xiang)目的人(ren)都知道(dao)， 甭(beng)管項(xiang)目多復雜、規模多大，本質上(shang)其實就兩件(jian)事：

一是管人，二是管流程。

把人管好了，把事理順了，項目自然跑得順； 反過來，人沒管住，事沒理清，哪怕你再會畫甘特圖，再懂方法論，最后還是一(yi)地雞毛。

今天咱們就用最普通、最接地氣的話，講明白這套底層邏輯： 項目管理，到底該怎么管人、怎么管流程？

一、管人：項目成敗的第一關鍵

項目(mu)是什么？ 說白了，項目(mu)就(jiu)是一(yi)群人湊在(zai)一(yi)起，在(zai)有限(xian)的(de)時間、資源條件下，搞定一(yi)個(ge)目(mu)標。

所以，“人”才是項(xiang)目(mu)里最重(zhong)要的變(bian)量(liang)。

管人的核心，就是四個字：用對人、用好人

這事聽(ting)著簡單，做起來(lai)可不容易。 來(lai)，一步步說清楚(chu)。

1. 人員選得對，項目就成功了一半

一個項目如(ru)果人配錯了，從一開(kai)始就(jiu)注(zhu)定了結局很難看(kan)。

• 把不靠譜的人放在關鍵崗位，天天擦屁股；
• 把沒經驗的人頂到前線，出問題自己都不知道；
• 把脾氣不好的人安在協調崗位，天天吵架；

所以項目啟(qi)動第一步，必須要做“人員定位”：

• 誰適合做決策？要找判斷力強、承擔力強的人；
• 誰適合做執行？要找動手能力強、執行力高的人；
• 誰適合做支持？要找細心、善后勤保障的人。

記住，選人不能只看資歷、學歷、光環，要看他是不是能干這個事的人。

舉個例子： 之(zhi)前我帶一(yi)個(ge)(ge)系統改造項目，甲方(fang)強塞了一(yi)個(ge)(ge)“名校博(bo)士”，結果這(zhe)哥們完全不懂(dong)實操(cao)流程(cheng)，只會寫PPT，天天扯概念，項目推不動。 最后我忍痛溝通換了一(yi)個(ge)(ge)現場主管出身的人，雖然學歷普通，但做(zuo)事(shi)又快又準，項目才終(zhong)于跑(pao)起來。

所以，選對人(ren)，真的很重要。

2. 任務分得清，責任才能落地

很多項目之所以亂，是因為—— 一件事，大家都知道要做，但沒人明確知道是誰做。

所以，項目一開(kai)始，就要(yao)把每個人的(de)任(ren)務、責任(ren)、成果標準講得清清楚(chu)楚(chu)：

• 你要做什么？
• 什么時間完成？
• 完成到什么程度算達標？

最好用白紙黑字列出來，每個人(ren)簽(qian)字確認。

不要搞模棱兩可的任務，比(bi)如“協(xie)助XX部門”這種。 要明確(que)具體：協(xie)助什么(me)(me)？完成到什么(me)(me)標準？到什么(me)(me)時候？

任務明確了，責(ze)任自(zi)然就(jiu)落地(di)了。

3. 激勵到位，人心就齊了

項目期(qi)間(jian)，人(ren)都會累，都會煩，都會遇到(dao)打擊。 如果沒(mei)有(you)合理的激(ji)勵，人(ren)心很容易散。

激(ji)勵不一定非得是獎(jiang)金(jin)，哪(na)怕是：

• 及時的肯定；
• 一句簡單的“干得漂亮”；
• 在關鍵時刻給到支持和信任；

這些小動作，都能(neng)讓團隊(dui)士氣提升(sheng)很多(duo)。

當然，如果項目預算允許，物質激勵也是非常有效的。

比如，階段性(xing)完成目(mu)標(biao)后，發個(ge)小紅包(bao)，搞個(ge)小聚餐， 這些投(tou)入(ru)極(ji)小，但(dan)換回(hui)來的是團隊(dui)對項目(mu)更(geng)強的歸屬感和(he)投(tou)入(ru)感。

4. 及時發現問題人，快速干預

項目中最怕啥？ 怕“破窗效應”：

• 有人摸魚不干活；
• 有人敷衍了事交差；
• 有人推諉扯皮；

如果不及時干預，很快整個(ge)團隊風氣都會被帶壞。

所以，項目經理必須要(yao)保持高頻(pin)巡查，發現(xian)問(wen)題苗頭，第一時間介入(ru)：

• 不是簡單罵人，而是溝通，找問題原因；
• 能輔導就輔導，能調整就調整； -必要時，該換人就換人，不能心軟。

項目不是養老院，該鐵腕就得鐵腕。

二、管流程：項目成敗的第二關鍵

人有了，還不夠， 項目最重要的第二條是——理清楚“事”怎么干。

管流程，核心也是四個字：理清楚、盯到位

1. 目標要清晰，方向才不跑偏

項目(mu)剛(gang)啟動的時候，一定要讓所有人都清楚(chu)：

• 我們到底要干什么？
• 最后交付的是什么成果？
• 成果標準是什么？

別小看這一(yi)步(bu)， 很多(duo)項目(mu)做到一(yi)半發(fa)現大家(jia)理解(jie)的(de)目(mu)標根本不一(yi)樣， 有人(ren)覺得是交系(xi)統(tong)，有人(ren)覺得是交PPT，還有人(ren)覺得交個(ge)模型就行……

方向不統一(yi)，做得再努(nu)力也白搭(da)。

所以一開始就要開清楚的目標澄清會，統一口徑。

2. 過程要分階段，做項目像搭積木

大項目不要一口吃成胖子，要拆分成小階段、小節點、小交付物。

比如做一個(ge)ERP上線項目：

• 第一個階段：需求確認
• 第二個階段：系統設計
• 第三個階段：系統開發
• 第四個階段：測試上線

每個(ge)階(jie)段設小目(mu)標，小交付，每完成一個(ge)階(jie)段總結一次(ci)。

這樣做有兩個好處：

• 及時發現問題，隨時修正；
• 階段性成就感，團隊不會覺得永遠做不完。

3. 進度要跟蹤，不能靠感覺

項目最怕“感(gan)覺差不多”，“應該快好了”。

一(yi)定要量(liang)化進度，做到：

• 每周定期review進度；
• 每個任務節點標明實際完成百分比；
• 一旦偏差，立刻采取補救措施。

沒有(you)量(liang)化跟(gen)蹤的(de)項目，就(jiu)是開著(zhu)沒油表的(de)車，跑著(zhu)跑著(zhu)就(jiu)熄火了。

4. 風險要前置，問題要預判

項目管理不是只管今天(tian)，要提前考慮“明天(tian)可能出啥(sha)問(wen)題”。

比如：

• 這個關鍵崗位的人生病了怎么辦？
• 供應商交付延期怎么辦？
• 客戶需求突然變動怎么辦？

在項目一開始，就列出所有可能出現的風險，提前準備應對預案。

這樣，當風險真的(de)來(lai)臨時，不至(zhi)于(yu)手忙(mang)腳亂(luan)。

三、怎么用項目管理系統做好「管人」？

① 明確每個人的任務分工和責任

項目(mu)管理系統里，最基礎的功能之一就(jiu)是任務分(fen)派。做好管人第一步，就(jiu)是把每個人的任務和責任明確下來：

• 在系統里創建項目任務，并且明確每項任務的負責人是誰、截止日期是哪天。
• 每個人登錄系統之后，都能清晰看到自己每天、每周的任務安排。

比如，你在系統(tong)里新建任務：“網站首(shou)頁設(she)計”，明確負責人是小張(zhang)，截止日期本周五下(xia)午(wu)5點(dian)完成。這(zhe)樣，小張(zhang)一登錄就清楚地知道(dao)自己(ji)要干啥、何時(shi)交付。

② 讓每個人都清楚「誰在干什么」，增強團隊透明度

項目團隊常(chang)見的問題，就是(shi)成(cheng)員之間不知道(dao)彼(bi)此在做啥(sha)，造成(cheng)協作困難。

這(zhe)時候(hou)你要做(zuo)的，就是利用項目管(guan)理系統的「任務看板」或「甘特圖(tu)」功能：

• 看板模式下，每個人的任務狀態一目了然：哪些在進行中，哪些已經完成，哪些出了問題；
• 甘特圖能展示整體進度，每個人隨時知道項目整體進度，自己所處的位置和作用。

舉個例子(zi)，上午開站會的時候，打開系(xi)統，投屏一看(kan)：

• UI設計師的任務是進行中狀態；
• 前端開發在等待UI設計的成果；
• 后端開發正在處理接口搭建。

每個人一看就(jiu)懂，誰卡(ka)住(zhu)了(le)，誰需要幫忙，一目(mu)了(le)然。

③ 用系統管「進度」，避免拖延

項目進度管理，其實也是一種“管人”的手段。項目管理系統一般都帶有進度跟蹤和提醒功能，比如簡道云這些系統，都支持任務提醒：

• 提前一天或幾個小時，系統會自動提醒負責人：“你的任務明天截止了，請注意！”
• 項目經理能實時看到每個人的任務進展，誰的任務即將延期，誰的任務提前完成了，都能做到心中有數。

當團隊(dui)成(cheng)員發現(xian)任(ren)務進度被實時(shi)關注時(shi)，他們完成(cheng)任(ren)務的積極(ji)性自然會(hui)提高(gao)，不敢隨意拖(tuo)延。

④ 利用系統「溝通與反饋」，提升員工積極性

用好項目管(guan)理(li)系統的(de)(de)評論功能(neng)，積極反饋成(cheng)員的(de)(de)成(cheng)果：

• 比如小李提前兩天完成任務，你可以在系統留言：“小李這次進度給力！值得鼓勵！”
• 對出現問題的同事，也可以通過系統私聊功能單獨溝通：“我看你最近狀態好像不太對，是不是碰到難題了？需不需要幫忙？”

這(zhe)樣(yang)人(ren)性化的(de)溝通(tong)，能(neng)幫助(zhu)你有(you)效(xiao)地管(guan)理(li)人(ren)心，提升團隊凝聚力。

四、怎么用項目管理系統做好「管流程」？

接下來再聊聊“理事”，其實就(jiu)是(shi)明確、規范、追蹤項目任務和(he)流程。

① 用系統將復雜的項目拆解細分

項目越復雜，越要用項目管理系統(tong)把任務細(xi)分：

• 在系統中，將項目逐級拆分，形成“任務樹”或“工作分解結構”（WBS）。
• 每個大任務拆成幾個小任務，小任務再分給不同的人，明確分工。

比如要做一個APP項目，你可以(yi)在(zai)系統里這么拆：

• 前期需求分析（市場調研、用戶訪談）
• 設計階段（UI設計、交互設計、原型制作）
• 開發階段（前端開發、后端開發、接口開發）
• 測試階段（單元測試、整體聯調、性能測試）
• 上線發布（準備上線、正式發布、運營維護）

這樣一(yi)來，每個(ge)人(ren)對自(zi)己(ji)手里的任務(wu)都特別清楚，不會漏掉關(guan)鍵環節。

② 用系統進行實時進度跟蹤

理事的核心之一就是進度(du)管(guan)理。項目管(guan)理系統提供(gong)了強(qiang)大的實時進度(du)跟蹤(zong)功(gong)能：

• 用看板管理任務，任務進行到哪一步，任務負責人自己實時更新狀態；
• 用甘特圖掌控整體項目進度，什么時候該干啥，什么時候該收尾，哪些任務延期一眼就能發現；
• 每天花10分鐘看一下整體進度，做到對項目心中有數。、

舉個例子，每天(tian)早上打開(kai)系統(tong)，你(ni)看到甘特圖(tu)中“UI設計(ji)”任務落后一天(tian)了，立即(ji)跟設計(ji)師溝通原因，并及時處理。這樣(yang)，項目(mu)就(jiu)不會拖(tuo)著拖(tuo)著就(jiu)失控。

③ 利用系統管理文檔與信息，讓事情井井有條

項目過程中常見(jian)的一個問題(ti)，就(jiu)是文檔(dang)亂(luan)飛(fei)。比如：

• A版本、B版本的設計稿滿天飛；
• 項目需求變更歷史搞不清楚；
• 找個文件找半天。

用項目管(guan)(guan)理(li)系統，就(jiu)可以很(hen)好地管(guan)(guan)理(li)這(zhe)些文檔：

• 在系統內建立統一的文檔中心，所有文檔上傳并明確版本；
• 需求變更、設計變更，都要在系統中留痕，避免口頭約定；
• 誰修改了，修改了什么內容，隨時都能追溯。

這(zhe)樣一來，整個(ge)項目(mu)的信息透明度和(he)管理效(xiao)率都提升了不(bu)少(shao)。

④ 利用系統及時發現風險，提前應對

好的項(xiang)目管理，一定(ding)要(yao)有風(feng)險意識。利用項(xiang)目管理系(xi)統(tong)，你可以提前防范風(feng)險：

• 在項目系統里記錄所有風險點，并明確每個風險的負責人；
• 每周例會，用系統實時查看風險狀態，及時更新，提前應對；
• 當風險發生時，通過系統快速啟動應急流程。

比如，系統提(ti)醒你(ni)，下周可能有個任務進(jin)度風險，你(ni)就能提(ti)前溝通，安(an)排資源支(zhi)援(yuan)，而(er)不是問(wen)題來了再慌(huang)亂應對(dui)。

總結：項目管理系統不是萬能的，關鍵在用心

講了這么多(duo)，再給你一(yi)個忠(zhong)告：

項(xiang)目(mu)管(guan)理系統(tong)只是工具(ju)，真正起(qi)作用的是人和(he)流(liu)程。 只有你(ni)用心去設(she)計和(he)落(luo)實，真正把“管(guan)人”和(he)“管(guan)流(liu)程”這兩件事做到位(wei)，項(xiang)目(mu)管(guan)理系統(tong)才能發揮真正的作用。

用項目管理系統時，記住以下原則：

• 工具要簡單易用，讓團隊容易上手；
• 所有人都要養成在系統中及時反饋狀態的習慣；
• 項目經理要經常登錄查看進展，及時調整和反饋；
• 經常對系統使用情況做回顧，不斷優化流程和使用習慣。