什么是库存预警机制？一文详解库存高周转企业的标配逻辑！

大家有(you)沒有(you)遇到過這種場(chang)景？

剛接了個急單，一查庫存：缺料！
客戶催著要貨，你只能眼睜睜地說：“不好意思，備貨不足”；
老板皺著眉頭罵：“不是說庫存很足嗎？為啥真要用的時候沒貨？”

又或者另一邊：

倉庫堆得像個小山，貨壓得死死的，動都動不了；
每個月幾萬的倉儲費，結果還被客戶投訴發貨慢；
財務一看表：存貨價值驚人，現金流緊張。

你(ni)可能會(hui)想： “庫(ku)存到底該(gai)多還是該(gai)少？我到底怎么知道哪天該(gai)補貨，哪天別(bie)瞎進？”

答案其實就五個字：

——庫存預警機制！它不(bu)是(shi)某個(ge)軟件的(de)“高級功能”，也(ye)不(bu)是(shi)財(cai)務部的(de)專(zhuan)屬工具，而(er)是(shi)一(yi)套貫穿(chuan)采購(gou)、銷(xiao)售、倉儲、供應鏈管理(li)的(de)“提前量控制邏輯”。

今天我(wo)們就好(hao)好(hao)聊聊庫(ku)存預警(jing)機制！

一、庫存預警到底是什么？

用最簡單的話說：

庫存預警，就是(shi)當(dang)庫存過多或過少時，系統(tong)能提前“發出信號”，提醒你及(ji)時補貨、停(ting)采、處理異常。

有點像(xiang)是“汽車儀表盤(pan)”上的油(you)量(liang)燈：

油快沒了會亮黃燈，你該加油；
油太多也得控制，不然泄漏風險高。

庫存預警也是一樣：

提醒你“快缺貨了”，要補；
也提醒你“太多壓倉了”，得停。

說白了，它就(jiu)是一套“讓你不(bu)靠拍腦袋(dai)、提前(qian)知道庫存風險”的機制(zhi)。

二、沒有庫存預警機制，會發生什么？

簡單舉幾個典型場景你就明白了：

1. 斷貨風險

銷售說(shuo)客戶催得(de)急，結果一查倉庫沒貨，供(gong)應商還(huan)要(yao)兩(liang)周發(fa)貨，眼睜睜錯(cuo)失訂單。

損失的不只是訂(ding)單，還(huan)有客戶信任。

2. 高庫存風險

計劃拍腦袋進貨(huo)，“寧(ning)可多點也別缺”，一堆貨(huo)壓在倉(cang)里不動(dong)。

結果(guo)是倉庫(ku)空間吃緊，現金流周(zhou)轉困難，還得天天盤點庫(ku)存保質(zhi)期(qi)。

3. 無法追蹤異常

庫(ku)存突然暴跌、暴漲，你根本不知道哪一環出了問(wen)題(ti)。

是不是漏(lou)掃？是不是系統(tong)沒同步？是采購失誤？沒人說得清。

而有庫(ku)存預警機制(zhi)呢(ni)？

提(ti)(ti)前一周提(ti)(ti)醒你“安全庫存要(yao)見底了(le)”；一旦(dan)某個SKU暴漲，立刻提(ti)(ti)示你“異常出庫”；系統一拉表格，你能立刻看到“哪類物(wu)料(liao)快(kuai)要(yao)積壓”。

三、庫存預警機制是怎么工作的？

別被“機制”兩個字嚇住，本質上它是靠一套數據規則+流程設置+人機聯動在運作。

常(chang)見做法包括以下(xia)幾個(ge)關鍵點(dian)：

1. 設置“安全庫存”

就是設(she)定(ding)每種物料/商(shang)品的最(zui)低庫存(cun)線：

一旦低于這個數，系統報警；
多數系統可以設置“庫存下限”、“補貨觸發點”；
有些還能設置“庫存上限”避免過度采購。

舉個例子：

某款商品的日均(jun)銷(xiao)量(liang)是(shi)(shi)20件(jian)，供貨(huo)周期是(shi)(shi)3天，安(an)全庫存(cun)可能就(jiu)是(shi)(shi)：

安全(quan)庫存(cun) = 日均銷(xiao)量 × 供貨周期 + 安全(quan)系數 = 20 × 3 + 20 = 80（件(jian)）

系統一發現(xian)你(ni)低于80件(jian)，就提示你(ni)該(gai)補貨了。

2. 聯動采購計劃

預警不只是“紅燈一閃(shan)”，還得配合(he)后(hou)續(xu)動(dong)作：

系統能自動生成請購單或采購建議；
提前通知采購員準備訂貨；
高級點的還能直接對接供應商平臺，發出自動補貨指令。

3. 區分類別、等級預警

不是所有(you)商品都(dou)一樣(yang)，有(you)些必須精(jing)細管理：

A類高價值、快進快出物料：小波動就要警惕；
B類常規物料：設寬一點的警戒線；
C類低頻慢銷品：允許一定程度積壓，但也要有提醒機制。

你也可以做ABC分類，然后設(she)不同(tong)的預警(jing)策略：

A類每日監控；
B類每周檢查；
C類每月滾動。

4. 異常變動報警

除了庫存臨界值(zhi)預警，還要監控“異(yi)常波動”：

某天突然出庫暴增；
某物料連續7天未動；
某倉庫某區域貨物堆積異常。

這些(xie)都可以通過系統自動分(fen)析，然后觸發報警或郵件提醒。

四、高周轉企業為什么更離不開庫存預警？

所(suo)謂“高(gao)周(zhou)轉”，說白了就是“庫存動得快、頻率(lv)高(gao)、變(bian)動急”。

這類企業(ye)典型特征是：

SKU多、動銷頻；
采購頻繁，銷售波動大；
供貨周期短，庫存周轉要求高；
客戶對交付穩定性要求極高。

在這(zhe)種環境下，如果沒有(you)預警機制：

一缺貨就是致命；
一爆倉就是連鎖反應；
一失誤就是客戶投訴、銷售流失。

可以說：

沒有庫存預警機(ji)制，高周(zhou)轉企業(ye)連“活下(xia)來”都困(kun)難，更別談效率和利潤了。

五、如何用進銷存系統設置庫存預警機制？

很多公司聽到“庫存預警機制”這幾個字就覺得很高級、很復雜，實際只要你用了哪怕最基礎的進銷存系統，其實就能設置庫(ku)存預警(jing)，而且非常實用。我們一步步來講：

1、新(xin)建或者進(jin)入已(yi)有的(de)儀(yi)表盤，新(xin)建統計(ji)(ji)表，選擇計(ji)(ji)算好的(de)聚合表「庫存實時(shi)統計(ji)(ji)」作為數據(ju)源：

2、圖(tu)表類型選擇透(tou)視表，并配置號透(tou)視表的維度(du)與(yu)指標(biao)，如下圖(tu)所(suo)示：

1）數據預警

使用右(you)側(ce) 數據預警(jing) 功能，對庫存預警(jing)進行具體設(she)(she)置。設(she)(she)置了提(ti)(ti)醒(xing)(xing)(xing)時(shi)間(jian)(jian)、被提(ti)(ti)醒(xing)(xing)(xing)人和提(ti)(ti)醒(xing)(xing)(xing)方式(shi)后，當數據符(fu)合(he)預警(jing)題提(ti)(ti)醒(xing)(xing)(xing)的條件時(shi)，即可按(an)照設(she)(she)定的提(ti)(ti)醒(xing)(xing)(xing)時(shi)間(jian)(jian)和提(ti)(ti)醒(xing)(xing)(xing)方式(shi)向被提(ti)(ti)醒(xing)(xing)(xing)人發(fa)出消息提(ti)(ti)醒(xing)(xing)(xing)：