提到項目管理(li)，就繞(rao)不(bu)開一個核(he)心工具(ju)——WBS。

它不僅是項(xiang)目計劃的起(qi)點，更是任(ren)務(wu)落地、責任(ren)分配、進度管控的底層(ceng)結構。

可以說，不會做WBS，項目就沒法精細化管理。

那WBS到底是什么？和普通任務清單有什么區別？項目經理在實際工作中，又該如何從0創建一套真正可執行、可追蹤、能落地的WBS結構？

這篇文章就帶你從基礎(chu)概念、常見誤(wu)區到(dao)多級分解(jie)，手把手講(jiang)清楚：WBS到(dao)底怎(zen)么(me)做。

下文所涉及到的WBS分解方案來源于項目管理系統： //gaoyunjjd.com

一、WBS是什么？

WBS，全稱是Work Breakdown Structure，中文叫工作分解結構。

WBS 的特點：

• 一是結構性分解；
• 二是要給分解的內容賦唯一的 WBS 編碼；
• 三就是保證分解后的任務有唯一的責任人或組織

WBS和任務清單有什么不同？

很多人做項(xiang)目(mu)管理時，把任務列表往Excel里一(yi)列，覺得這就是WBS，其實這只是“待辦(ban)事項(xiang)”。

真正的WBS，拆的不是動作，而是交付物，比如：

• 一期上線系統 → 拆成系統搭建、數據準備、測試培訓等階段交付
• 一場展會落地 → 拆成場地確認、物料制作、人員統籌、執行反饋

不是誰來做什么，而是項目必須交付什么，再反推怎么做、誰來做。

二、如何制作WBS？有哪些常見問題

1.如何制作WBS：

WBS本(ben)質(zhi)上是(shi)一張數據表單，呈現像是(shi)下面這種格式(shi)：

所以構建表單的時(shi)候，配置(zhi)好(hao)項(xiang)目編(bian)號、單位(wei)工(gong)(gong)程、分(fen)部工(gong)(gong)程、分(fen)項(xiang)工(gong)(gong)程這幾個字段即可(ke)。

WBS 每個節點的唯一性，所以一定要配(pei)置一個 流(liu)水號 字段，命(ming)名(ming)為“節點流(liu)水號”

這(zhe)么(me)一張表構建好，就可以通過 Excel 導入的(de)方(fang)式、或者逐條增加的(de)方(fang)式來(lai)編制 WBS 了。

2.常見問題：

WBS 的層級通常包(bao)含 3～6 級，每個層級下(xia)包(bao)含 3～7 個子項。

所以在實際進行 WBS 分解時(shi)，常常面臨(lin)以下痛點問題(ti)：

• 無法自動化編號：項目復雜，任務、子任務多的情況下，人工編號容易跳號、重復。
• 無法結構化展示：每個項目有多個里程碑任務，每個里程碑任務又包含多個子任務，子任務下面還可能繼續往下分解，如果分解后的任務不能按照項目的結構有序展示，將會增加項目的管理難度。

下面我就給大家演示，在項(xiang)目管(guan)理系統中，通過公式自動編號以及視圖結構化展示這兩(liang)大核心(xin)能力，讓多層(ceng)級復(fu)雜(za)項(xiang)目易(yi)管(guan)理、易(yi)控制、易(yi)跟蹤。

三、多級WBS分解實現思路和方案

1. 實現思路

多級 WBS 分(fen)解方案的(de)實現思路如(ru)下(xia)：

• 新建一張任務管理表和一張任務創建表
• 任務創建表中根據任務管理表的數據，以及任務層級類型，自動完成 WBS 編號
• 任務創建表中完成WBS編號并提交任務以后，將任務自動同步至任務管理表中統一管理
• 通過表格視圖自定義排序，將任務按照編號順序自動排序，使項目結構清晰呈現

2. 預期效果

在項目(mu)管(guan)理系統中通過 WBS 編號及排序，可以(yi)在表格視圖中，直觀(guan)體現項目(mu)層級關系，讓項目(mu)管(guan)理更加有序、高效：

3.實現步驟

第一步：創建表單

1）任務管理表單

創建(jian)一張任務(wu)管(guan)理表單，用(yong)于(yu)(yu)集中(zhong)管(guan)理所有類型的任務(wu)，在任務(wu)管(guan)理表單中(zhong)創建(jian)一個文本輔助字段，用(yong)于(yu)(yu)創建(jian)任務(wu)時計算 WBS 編號：

2）創建任務表單

創(chuang)(chuang)建(jian)任(ren)(ren)務(wu)表(biao)單主要用于創(chuang)(chuang)建(jian)子(zi)(zi)(zi)任(ren)(ren)務(wu)以及子(zi)(zi)(zi)子(zi)(zi)(zi)任(ren)(ren)務(wu)，選擇創(chuang)(chuang)建(jian)子(zi)(zi)(zi)任(ren)(ren)務(wu)，則關(guan)(guan)聯對應的里程(cheng)碑任(ren)(ren)務(wu)相(xiang)關(guan)(guan)信(xin)息；選擇創(chuang)(chuang)建(jian)子(zi)(zi)(zi)子(zi)(zi)(zi)任(ren)(ren)務(wu)，除了關(guan)(guan)聯里程(cheng)碑任(ren)(ren)務(wu)，還(huan)需要關(guan)(guan)聯子(zi)(zi)(zi)任(ren)(ren)務(wu)相(xiang)關(guan)(guan)信(xin)息。

通過(guo)關聯的對應的上(shang)級(ji)任(ren)務信息，計算出本任(ren)務的 WBS 編(bian)號。

第二步： 計算 WBS 編號

1）新建輔助字段

在創建任(ren)務(wu)(wu)的時候新建一(yi)個(ge)輔助字段，計算公式為：CONCATENATE(任(ren)務(wu)(wu)類型,里程碑任(ren)務(wu)(wu)編號,子任(ren)務(wu)(wu)編號)

這樣就可以(yi)把同一類型的任務(wu)統一編碼，后續(xu)可以(yi)通過計算個數來進行 WBS 編號。

2）計算 WBS 編號

若選(xuan)(xuan)擇了(le)子(zi)(zi)任務(wu)進(jin)行創建，需要(yao)選(xuan)(xuan)擇對應(ying)的上(shang)級里(li)程(cheng)碑任務(wu)，選(xuan)(xuan)擇后自動(dong)聯動(dong)出里(li)程(cheng)碑任務(wu)編號，子(zi)(zi)子(zi)(zi)任務(wu)不(bu)需要(yao)關聯，所以子(zi)(zi)子(zi)(zi)任務(wu)編號為空。

實現邏輯為：先求出該任(ren)(ren)(ren)務(wu)在(zai)同一上(shang)級(ji)任(ren)(ren)(ren)務(wu)下的(de)個(ge)數，在(zai)與上(shang)級(ji)任(ren)(ren)(ren)務(wu)的(de) WBS 相連接，拼接為本任(ren)(ren)(ren)務(wu)的(de) WBS 編(bian)號。

第三步：任務排序

在管理任務的表單視圖中，將(jiang)任務按(an)照 WBS 編號“升序”進(jin)行排(pai)序，任務即(ji)可有序展示(shi)在表格中：

TIP：

如果你想更(geng)快捷的完成任(ren)務創建(jian)(jian)，還(huan)可以(yi)在任(ren)務管理處，創建(jian)(jian)自定(ding)義按鈕(niu)，用(yong)于快捷創建(jian)(jian)子任(ren)務以(yi)及子子任(ren)務。

最終成果：

WBS的動態效果演示

四、結語

項目越復雜，越不能靠經驗推進，結構化管理才是底層能力。

而讓WBS真正用起來(lai)，必須依托系統，將結構、編號、責任與進度打通(tong)，形成閉環。

如果(guo)您的項目管理(li)(li)比較簡單，僅需兩級 WBS 分(fen)解即可，那么推薦項目管理(li)(li)方案，內置 2 級 WBS 結構：