幾(ji)乎(hu)每(mei)個采購和供應商，都繞不(bu)開(kai)詢價、報價這件事(shi)。

• 有新需求，采購得去找供應商報價格；
• 同一個產品，得多家供應商對比；
• 供應商報價回來，還得人工匯總、比價、選價，再確認單價、生效日期、付款條款……

于(yu)是，我(wo)做了(le)一個自動詢(xun)報價系統。

采購隨時(shi)在線上(shang)一鍵批量發起(qi)詢(xun)價(jia)，并(bing)自動通知(zhi)到每個供(gong)應商，供(gong)應商點(dian)開詢(xun)價(jia)通知(zhi)，輸入價(jia)格(ge)即(ji)可(ke)完成報(bao)價(jia)，系統自動匯(hui)總(zong)生成比價(jia)單。

效果圖如下，具體(ti)怎么(me)做、怎么(me)搭，接下來(lai)一節節拆給你看。

文章參考的系統>> //gaoyunjjd.com

一、傳統供應商詢報價的弊端

1. 詢報價沒有統一入口

• 采購申請單上寫了一部分需求，微信又補發了圖紙，電話里還說了交期要求。
• 有些是緊急插單，甚至連申請都沒走，直接拉個群發個截圖。
• 最后到底要報哪些產品？哪些是同一批？哪些還在改？誰也說不清。

問題本質：需求信息沒集中，詢價范圍就不清楚。一旦信息源(yuan)頭混亂(luan)，后續全是連(lian)鎖反應。

2. 供應商報價回收混亂

• 有的供應商報的是不含稅價格，有的是含稅價，還沒寫明白稅率；
• 有的把產品名稱寫錯，有的報價和數量單位不一致；
• 圖紙和技術要求沒看懂，電話來回確認半天還不一定準。

問題本質：沒有規范報價入口，供應商各填各的，采購疲于對齊數據。而且回合(he)多，容(rong)易出錯。

3. 采購比價靠人工

在很(hen)多公司，采購是(shi)這么操作(zuo)的(de)：

• 先從ERP系統導出一個報價需求總表 Excel；
• 再根據供應商逐一拆分成不同的報價表；
• 一封封郵件發給每家供應商，讓對方填寫報價；
• 供應商收到郵件、下載Excel、手動錄入，再回傳郵件；
• 采購再一封封下載回來，再人工匯總生成一個總比價表。

問題本質：缺乏統一比價與核價機制，靠人記、靠人算、靠人盯，過程風險極高。

以上三個問題，就是我做系統的出發點：不是為了讓供應商和采購多做事，而是少出錯、少重復、能交賬。

二、如何搭建一個自動化的詢價和報價系統？

搭(da)建這個系統(tong)，其實就抓(zhua)住幾件事：

收需求 、發詢價 、報價格 、自動比 、確認價

第一步：搭建「詢價需求池」——把要報的需求收進來

這一(yi)塊(kuai)相(xiang)當于建立一(yi)個“詢(xun)價任務(wu)池”，所有要(yao)詢(xun)價的(de)產品行集中管理。

操作要點：

• 建一個“詢價需求”表單，從采購申請表中同步字段（或人工錄入）。
• 主要字段包括： 采購申請編號（來源表關聯） 產品名稱、產品編號、規格型號 需求數量、單位、期望交期 需求狀態（未詢價/已發起/已核價） 最近一次核價單價（可選）

這個表就是(shi)后續發起詢價的基(ji)礎池子，用來篩選未處理的需求行，避免漏項。

第二步：建立「采購發起詢價」——誰報什么，系統發出去

在這個表單中，采購(gou)選擇要發起詢(xun)價的產品(pin) + 對應的供(gong)應商，一鍵(jian)觸發報價流程(cheng)。

操作要點：

• 建一個“發起詢價”表單，核心字段有： 關聯的詢價需求行（多選） 選擇的供應商（多選） 報價截止時間 附件上傳（圖紙、技術參數）
• 表單提交后，觸發流程： 給每個供應商創建獨立報價待辦（只看得到自己的需求行） 限時提醒，超時不能提交

目的(de)是讓(rang)所有供應商都在系(xi)統內(nei)接單(dan)、報(bao)單(dan)，不(bu)靠郵件(jian)和電話。

第三步：搭建「供應商報價」入口——報什么、怎么報、哪里填

每個(ge)供應商都會收到一個(ge)專屬報(bao)價待(dai)辦，點進(jin)去之后，直(zhi)接看到要報(bao)的(de)產品清單。

操作要點：

• “供應商報價”表單以供應商維度創建，字段包括： 產品名稱、數量（只讀） 含稅單價、不含稅單價、稅率 品牌、預計交期、最小起訂量 附件上傳（品牌授權、報價單蓋章PDF）

詢報價(jia)系統支(zhi)持多次修(xiu)改(gai)報價(jia)，但在截止(zhi)時(shi)間之后鎖定，不再接受修(xiu)改(gai)。

第四步：構建「比價分析表」儀表盤——誰報了什么，一目了然

過(guo)去做(zuo)比價(jia)，要不(bu)就是人(ren)工做(zuo)個Excel，要不(bu)PPT里畫(hua)一堆對比圖，既花時間還容易出錯。

現在供應商一提交報價，系統就自動生成比價分析表，幾個核心(xin)看板 + 兩張明細表，一眼就(jiu)能看出誰(shui)(shui)優誰(shui)(shui)劣。

圖表看板區：看趨勢、看波動、看分布

系統(tong)自動生(sheng)成以下幾個圖表，讓(rang)采(cai)購一眼看出市場走勢：

• 報價商品數：這次一共對幾個品類報價；
• 報價次數分布：哪個產品供應商報得多、哪個少，一圖了然；
• 商品報價均值：各產品的平均報價，用柱狀圖直觀看價格帶；
• 最大值/最小值曲線：價格區間一拉，誰報得離譜、誰報得穩，一目了然。

這些圖表不用人(ren)工做，系統自(zi)動更新，適合老板快速瀏(liu)覽(lan)、采(cai)購直觀比對。

表格明細區：按物料維度和按供應商維度，雙重比價

圖表看宏觀，表格看細節(jie)。

系統提供了兩(liang)張明細(xi)表：

• 物料維度比價表：同一個產品，各供應商報價一行行列出來，配合采購申請編號、產品編碼、需求數量等字段，方便快速定位；
• 供應商維度比價表：某個供應商給多個產品報價匯總，可以看出某個供應商的整體性價比、配合度。

每張表(biao)都支持(chi)導出、排(pai)序、篩選、翻頁(ye)，數據量再大也能快速處(chu)理。

第五步：落地「核價確認表」——把價格定下來，用得上、查得到

比完價(jia)，不(bu)代表就結束了(le)，最終還得有人定價(jia)。“核價(jia)確認(ren)”模(mo)塊，是(shi)讓你(ni)把(ba)報價(jia)結果落地成可執行價(jia)格。

操作要點：

• 新建一個“核價確認”表單，字段包括： 產品編號、名稱、規格型號 供應商 采用的報價輪次（第幾次報價） 確定價格（含稅/不含稅） 價格開始日期、結束日期 定價依據（備注）
• 核價記錄提交后自動寫入“產品-供應商價格表”，供后續采購訂單自動引用價格。
• 同時保留歷史定價記錄，便于對賬、對數、審核留痕。

三、上線后，采購和供應商有什么變化

對采(cai)購來說，是(shi)少干活、干得(de)準；對供應商來說，是(shi)報得(de)快、交(jiao)得(de)穩。

1. 采購：從“反復確認”變成“只做判斷”

以(yi)前發詢價(jia)，要催報價(jia)、查郵件、找附件、對(dui)格式、填比價(jia)，什么都得自己(ji)來。現(xian)在只需要做一件事：判斷誰報得合適、定哪個價(jia)格。

系統上線后：

• 不用再手動拆報價表、發郵件，直接多選產品+多選供應商，一鍵發起；
• 不用再一封封下供應商的Excel，系統自動歸集；
• 不用再手動做比價表，系統自動比價、標紅最低、提示超期；
• 不用擔心錯行漏項，每一條數據都來自系統字段，邏輯清晰可查。

核心變化：把“事務性動作”交給系統，采購只專注在“判斷和決策”。

2. 供應商：從“格式不清”變成“填報標準”

以前供應商報(bao)價(jia)格，各自(zi)一個模板、一個說法。不(bu)是格式錯就是內(nei)容(rong)缺，一輪(lun)輪(lun)補、不(bu)停回頭(tou)。

現(xian)在(zai)統一(yi)報價(jia)入口(kou)、標準字段，供應(ying)商打開頁面(mian)，就(jiu)知道該報什(shen)么、必須填什(shen)么、什(shen)么時候(hou)截止。

• 不用再擔心漏項，系統自動生成報價清單；
• 不用再問規格、附件，所有資料都附在待辦中；
• 不用擔心“報價填錯”，字段控制+歷史報價提醒，直接規避錯誤；
• 不用擔心“報了沒人理”，是否報送、系統實時顯示；

核心變化：供應商報得清楚、報得輕松，也更愿意配合。

3. 管理：從“靠人管流程”變成“用數據控過程”

以前一輪詢報價，從發起(qi)到核(he)價，流程沒人記(ji)錄，中(zhong)途換人就斷，出了(le)問(wen)題都(dou)不知道誰(shui)改過(guo)什么。

現(xian)在，每(mei)一(yi)步(bu)有(you)數據、有(you)記錄(lu)、有(you)時間(jian)戳，后(hou)續溯源很清晰：

• 誰發起的詢價、詢了誰、什么時候報的，一條條清楚；
• 多輪報價的每一次內容都有留痕，可對比、可復盤；
• 最終核價結果歸檔進價格表，系統自動調取歷史價格；
• 審批流程固定、權限清晰，報價到核價形成閉環。

核心變化：從“靠經驗”走流程，變成“靠系統”控流程。

四、結語

這(zhe)個采(cai)購和供應商(shang)自動詢(xun)報價系統，說到底并不(bu)復雜。五個模塊、幾個表單(dan)、一些流程聯動，就能(neng)搭個基礎版本。

搭這個系統不是為了“炫(xuan)功能”，而是讓事(shi)情變得更(geng)簡(jian)單、更(geng)標準、更(geng)好交賬。

它能真正落地，是因為我(wo)把每一(yi)步流程(cheng)都(dou)拆清(qing)楚了，把責(ze)任鏈條都(dou)串起來了，把人工反復干的(de)動作(zuo)都(dou)自動化了。

只(zhi)要一(yi)個公司還(huan)在做采購，就(jiu)繞不開“詢報價”。

既然每天都要做，那就把這套流程搭(da)成一(yi)個(ge)可復用的系(xi)統模板(ban)，讓以后每一(yi)次都輕一(yi)點、準(zhun)一(yi)點、省一(yi)點。