過去很多企業在談供應商管理(li)系統時，往往陷入兩個誤區：

• 要么把它埋在ERP里，流程復雜、權限混亂，沒人愿意用；
• 要么包裝成“數字化戰略項目”，動輒半年上線，培訓幾輪，最后還是回到微信群溝通、Excel對表。

這些我見得太多了。

尤(you)其在制造企(qi)業、工程項目型公司(si)，采購、技術、質檢(jian)、財務各(ge)管一(yi)(yi)段，信息(xi)口徑不統一(yi)(yi)，一(yi)(yi)旦出問題，沒人能(neng)說清(qing)楚到底是(shi)誰(shui)的問題。

• 問一個供應商的資料，三個部門說法不一，還得翻歷史文件夾和Excel表；
• 打過樣、評過審，卻找不到誰評的、評了什么、是否通過；
• 老板問：“這家供應商合作表現怎么樣？”大家都憑感覺，缺乏數據依據。

所以我想清楚了，搭系統的目的不是“有個工具”，而是讓每一條供應商動作都有據可依、每一個責任節點都落得下去。

這次我(wo)選擇(ze)從業務出發，用(yong)最小(xiao)可行架(jia)構(gou)搭建一套供應商管理(li)系統。不求高大(da)上(shang)，但(dan)求結果清(qing)楚(chu)、責(ze)任到位、流程順暢。

文章參考的系統>> 供應商管理系統（即開即用）

一、供應商管理到底在管什么？

在搭系統之前，得先把一件事說清楚：供應商管理，到底是管什么的？

供應商管理(li)系(xi)統，說白(bai)了就是(shi)一套“能把合作對(dui)象從初次接觸一直管到(dao)績(ji)效(xiao)評價(jia)”的流程工具。

它的目標不是(shi)(shi)做多大、多全，而(er)是(shi)(shi)把下面幾件事做扎實(shi)：

• 把供應商信息集中管理（注冊、檔案、聯系人、產品）
• 把合作過程標準化（準入流程、打樣記錄、報價歸檔）
• 把合作結果量化分析（交期、質量、響應、打分）

本質是三件事：信息收起來，流程跑起來，結果留痕跡。

只(zhi)有系統化、結構化、自動化地管(guan)理，才能避免“供(gong)應商越(yue)多越(yue)亂(luan)”的(de)問題

二、搭系統前，先搞清楚這5個根本問題

在(zai)下(xia)手搭建之前(qian)，我先問了自己(ji)5個關鍵問題，這也是所有(you)產品(pin)設計的通用起點：

1. 現在的痛點在哪里？

• 供應商雜亂、檔案無統一入口；
• 合格證、證照、檢測報告分散在各處；
• 缺料、質量、延遲交付情況沒預警。

2. 誰會用這個系統？他們有多忙？

• 內部：采購、質檢、財務，都嫌系統復雜；
• 外部：供應商直接接單報證照，最好能自助。

3. 哪些流程必須跑？哪些能簡化或跳過？

• 注冊 → 審核 → 下單 → 驗收 → 績效，但可以合并“下單對接”環節，先用Excel+通知補位。

4. 數據里我們想要哪些指標？

• 質量合格率、交付及時率、響應速度；
• 平均報價水平、證照有效期提醒、黑名單原因，量化管理；

5. 系統上線后，會有什么變化？

• 倒查證照更快；
• 績效不佳的供應商及時清理；
• 高質量、準時供應商更清晰，談判有底氣。

這5個(ge)問(wen)題一一想(xiang)過后(hou)，就能明確(que)系(xi)統的邊界和最小可用范圍(wei)（MVP）：

• 誰注冊、誰審核、什么算“通過” → 注冊和準入模塊；
• 怎么接單、怎么對接ERP/Excel → 下單模塊；
• 怎么統計準時率/合格率 → 考核/預警模塊；
• 證照過期怎么提醒 → 風控/合規模塊；
• 一個多少錢、哪個便宜 → 供應商比價/績效模塊。

三、如何快速搭建供應商管理系統？

1. 供應商注冊 & 資質上傳

先做一個“供應商注(zhu)冊”表單，放在對外入口。字段(duan)包括(kuo)：

• 企業全稱（必填，唯一）
• 營業執照上傳（文件上傳組件）
• 法人代表、開戶銀行、聯系人信息
• 提供的物料/服務類別（多選）
• 是否合作過（是/否）

流程設定：

• 填完后自動進入“待審核”狀態；
• HR/采購主管可從系統內看到未審核列表，點擊后進行初審通過或駁回。

注意細節：

• 設置字段必填校驗，減少來回溝通；
• 營業執照設置有效期提醒，到期前30天自動預警。

2.準入評分 & 自動分類

注冊后還(huan)不能(neng)直(zhi)接合作，要走“準入評分”環節(jie)。

我設計了一個評分表，包含以下維度：

• 價格競爭力（滿分10）
• 交付穩定性（滿分10）
• 資質完整度（滿分5）
• 響應速度（滿分5）
• 推薦人打分（滿分10）

系統設置：

• 每個字段由不同角色填寫（如采購、質量部、技術部）；
• 系統自動匯總打分，設置準入門檻，比如總分≥30分才進入“合格供應商庫”。

分類結果自動生成：

• A類：核心供應商，可優先派單；
• B類：備選，交叉驗證中；
• C類：觀察期，慎用或停用。

3. 下單對接 &訂單記錄

我搭了一個(ge)簡易“下單單據”模板：

• 物料名稱、規格型號、數量
• 希望交期、到貨地址
• 指定供應商（下拉選擇“合格供應商”名單）
• 附件上傳（如圖紙、樣品照片）

系統動作：

• 提交后生成“訂單編號”；
• 自動通知該供應商聯系人；
• 后臺可查看訂單狀態，手動更新“已發貨 / 到貨 / 質檢中”。

4. 到貨驗收 & 績效打分

每一筆訂單，到貨之后必須完成一次驗收，這不只是入庫操作，更是對供應商績效的核心記錄。

主要(yao)圍繞(rao)三項核心指(zhi)標(biao)來設(she)計考(kao)核：

• 交貨及時率： 實際到貨時間 vs 計劃交期 → 自動計算“準時率”；遲到一天就扣分，系統留痕。
• 品質合格率： 到貨是否合格、有無退貨記錄 → 形成“合格率”數據，質檢結果直接同步。
• 回復及時率： 響應是否及時、處理是否專業。

績效評分不只是數(shu)據，而(er)要形成閉環：

• 系統按月、按季度自動生成績效報表；
• 每家供應商的績效趨勢圖清晰可見，方便對比；
• 績效優先影響下次訂單分配權重，高分優先合作，低分淘汰或限單。

5. 風險提醒

最后，我加了(le)一個(ge)自(zi)動觸發機(ji)制：

• 營業執照即將到期 → 系統通知供應商上傳新版；
• 連續績效不達標 → 自動推送至“暫停合作”列表；

這個小(xiao)細節不一定(ding)馬上用上，但提早鋪路，未來會省(sheng)掉(diao)大麻煩。

四、系統能不能活下去，還要看這3個關鍵細節

系(xi)統搭好了，并(bing)不代表它能自然跑起來。

很多公司OA、ERP、SRM都上線了(le)，但最后沒人用(yong)(yong)(yong)、用(yong)(yong)(yong)不(bu)對、用(yong)(yong)(yong)一半，其實問題不(bu)在(zai)技術，而在(zai)這幾個最容易忽(hu)視的(de)“運營細(xi)節”上。

1. 員工不愿填，供應商不愿用

很(hen)多系統最后爛尾(wei)，不是功能不全，而是沒(mei)人愿意點開：

• 內部員工覺得“又是個系統”，“填表占時間”、“流程太繁瑣”；
• 外部供應商嫌棄“賬號太多”、“操作太復雜”、“還不如發微信”。

解決辦法是：系統別太重，流程設計三步之內能走完； 注冊頁面(mian)最好能(neng)(neng)(neng)直接(jie)掃碼鏈接(jie) + 一(yi)鍵(jian)上傳； 操作界面(mian)清爽直觀，能(neng)(neng)(neng)點就(jiu)別讓人輸字，能(neng)(neng)(neng)自(zi)動帶出就(jiu)別要求(qiu)記憶。

2. 數據只進不出，填完沒人看

這是真實發生的情況(kuang)：采購(gou)每次認真錄入到貨信(xin)息、打績效分，但管理層(ceng)從來(lai)不看報表，沒人根據數據說話。久(jiu)而久(jiu)之，大(da)家(jia)開始敷(fu)衍，“形式主義”又回來(lai)了。

所以必須明確：數據錄入是為了業務決策服務。

• 每月績效報告能不能自動匯總并發給負責人？
• 季度會議有沒有把績效作為選/淘汰供應商的參考？
• 一張圖能不能清楚展示“誰該獎勵，誰該清退”？

只有數(shu)據真正“被用上”，大家才會(hui)認(ren)真“往(wang)里(li)填”。

3. 流程剛上線就“卡殼”，沒人推動

系統(tong)剛上線時，最(zui)怕沒人負責推。HR說不(bu)歸我，采購說系統(tong)太新，供應商說你們還(huan)在(zai)試運行(xing)……流程跑著(zhu)跑著(zhu)就斷了，大家又退(tui)回微信群(qun)溝通，系統(tong)“擺(bai)設化(hua)”。

解決辦法只有一個：明確一個推動人 + 一條鐵律。

• “每月必須提交一次績效評價，不做就發提醒”；
• 系統推動人（通常是采購或項目負責人）要盯住流程節奏，尤其在前三個月。

這三個細節(jie)，不(bu)是技術(shu)問題，是“系統能不(bu)能融入(ru)日(ri)常動作”的(de)問題。如果忽略了(le)，系統再好看也只是空殼。

五、寫在最后

做這套系(xi)統，不(bu)是為了“看上去有(you)流程”，而是實打實地解決(jue)我們這些小(xiao)團隊常見的老問題：

• 供應商越來越多，但找資料越來越亂；
• 誰好誰差，靠印象記不住，換人全斷檔；
• 訂單出了問題，回頭找不到責任點，大家互相甩鍋。

過去靠Excel和微信群能扛(kang)一陣，但扛(kang)不(bu)住長(chang)期； 靠人(ren)記得(de)住、盯得(de)緊，也不(bu)是長(chang)久之計。

最后一句話：不是非得“全功能”，而是得“真閉環”。這才是系統的價值。