我見過太多(duo)小(xiao)團隊剛開始搞項目管理的(de)時(shi)候，最容易掉坑(keng)里的(de)一(yi)件事就是：

啥都沒想清楚，就先跑去找工具。

看著花里胡哨的項目管理軟件、協作平臺、甘特圖、任務看板……結果流程(cheng)沒(mei)想明白，分工沒(mei)定清楚(chu)，最后就成了(le)擺設，項目還是一團糟。

尤其是對10人(ren)以內的(de)創業小團隊，最該搞明(ming)白的(de)從來不是“我要選(xuan)哪個工具(ju)”，而是先(xian)把(ba)這5件事整明(ming)白。

注：文中所參考的項目管理系統>> 簡道云項目管理管理系統

一、項目目標沒定死

別以為項(xiang)目目標(biao)只是(shi)個 PPT 里的標(biao)題，做項(xiang)目管理的時候(hou)，目標(biao)沒定死(si)，一切都白搭。

小團隊常見的坑就是：

• 目標說得模模糊糊，“咱們要做一個XX產品”，那什么是完成？什么時候上線？做到什么程度算合格？
• 目標說一套，干的時候又加需求、改方向，結果干著干著大家都不認識這項目了。

所以，第一件事就是，把目標拆成能落地、可量化的成果，并且所有相關(guan)人都(dou)對齊。

比如：

• 產品要做什么核心功能？
• MVP 必須包含哪幾塊？
• 預計上線時間？
• 哪些需求是「非做不可」？哪些是「能砍就砍」？

項(xiang)目負責人一(yi)定要把(ba)這件事盯(ding)死，不對(dui)齊，后(hou)面一(yi)定亂套。

二、角色分工沒定清楚

角色(se)分(fen)工沒定清楚，溝通(tong)成本直接翻倍

小團隊一個好處是人少，好調度，但壞處是人少往往一人多崗，很多事說不清楚誰該干，最后沒人干。典型場景：

• 新需求出來了，誰跟進？
• 客戶反饋要修改，誰對接？
• 設計稿要改，產品說等，設計說沒收到
• ……

久而久之，全靠老板催，沒人主動。所以，第二件事就是把項目里每個人的角色和邊界定清楚：

• 誰是 Owner（事情的最終負責人）
• 誰是參與者（配合支持）
• 誰是決策拍板人（遇到扯皮誰拍板）

舉個簡(jian)單的例子，一個小程序開發(fa)：

• 產品經理負責需求梳理和原型
• UI 負責設計和切圖
• 開發負責前后端對接
• 測試負責驗收上線

一頁 PPT 或(huo)者一個 Notion 文檔就能寫清楚，別(bie)覺得(de)麻煩，這個明確了，后面所有(you)溝通(tong)都會順得(de)多。

三、關鍵里程碑不畫出來

關鍵里(li)程碑不畫出來，節奏就容易崩(beng)，項目管理里(li)最怕“開頭猛如虎，后(hou)面拖成(cheng)蝸(gua)牛”。

尤其是小團隊，干著(zhu)(zhu)干著(zhu)(zhu)就：

• 中途插隊別的事
• 需求變動
• 進度一推再推

最有效的辦法就是把項目拆成幾個關鍵里程碑：

• 初版需求凍結日
• 原型評審日
• UI交付日
• 開發聯調日
• 內測驗收日
• 正式上線日

這些節點(dian)就像是路上的一個個檢(jian)查點(dian)，大家都清楚：

• 到某個時間，必須完成某個階段的事情；
• 沒完成，就要拉出來說；
• 完成了，才能往下走。

一(yi)旦畫出來，整個團(tuan)隊就會(hui)有(you)緊(jin)迫感，領導也能盯得住。別把(ba)整個項(xiang)目只當(dang)一(yi)個死線，拆出來效果好一(yi)百倍。

四、會議多不如高效

很多小團隊一旦意識到“要管理”，就開始搞天(tian)天(tian)例會(hui)(hui)(hui)、周(zhou)會(hui)(hui)(hui)、復盤會(hui)(hui)(hui)、對齊會(hui)(hui)(hui)……這事(shi)太常(chang)見了，最(zui)后(hou)結果：

• 每天開會 1 小時，真干活時間越來越少
• 會議結論沒人記
• 開完誰干什么也模糊

怎么破？

• 日常例會能不超過 15 分鐘絕不多開
• 用可視化任務看板（后面我會講）快速過進展
• 每次會議一定要有結論 + ToDo
• 誰干、干到什么時候完成，當場定。

把(ba)會議當成(cheng)問題(ti)解(jie)決場，而不是聊天(tian)場，這個(ge)思維要釘死。

五、流程跟蹤要可視化，別靠腦子記

前面這 4 件事搞(gao)明白了，還要落地到可視化執(zhi)行(xing)。不然再清晰也會(hui)變成(cheng)“過了腦子就沒了”。

這里我(wo)強烈建(jian)議，哪怕(pa)是 5 人(ren)小團隊，也至少做 2 個動(dong)作：

• 做一個「流程圖」把項目流程畫出來
• 誰先做什么，產出什么，給誰，誰審批，誰對接
• 有了這張圖，新人進來 10 分鐘就知道怎么走，老成員也能對齊
• 用一個「任務看板」代替微信群里喊
• 把所有任務拆出來，卡片化（誰負責、截止日期、狀態）
• 重要的是要可視化：大家一眼看到哪些事卡住了
• 哪怕你用飛書、Trello、Notion、釘釘，隨便都能做

別再指望靠微信群喊來推進，一旦復雜度超過 5 條任務，靠腦子記就是事故源頭。

最后，工具不是萬能，但能補位

聊(liao)了(le)這么多(duo)，你會發現：

小團隊項目管理，最怕的(de)不(bu)是工(gong)具不(bu)好用，而是流程和分工(gong)沒想(xiang)明白。

有(you)了清晰(xi)的：目標、分工(gong)、里(li)程碑、高效(xiao)會議、可視(shi)化流程，這(zhe)時候再(zai)找個順手(shou)的工(gong)具去配(pei)合(he)，才真正發揮(hui)作用(yong)。

比如：

• 用 流程圖（墨刀、飛書畫表、白板）把執行流走通
• 用 任務看板（Trello、Jira、Notion）盯住進展
• 用 文檔協作（飛書、Notion、石墨）把信息沉淀下來

這三板(ban)斧，足夠覆蓋(gai) 80% 的小(xiao)團隊項(xiang)目管理場(chang)景(jing)，省(sheng)事、省(sheng)心、省(sheng)口水。

小團隊搞項目管理，說白了就是一件事：

把該想清楚的想清楚，把該說清楚的說清楚，把該看的流程可視化，剩下的交給工具補位。

別一上來就被(bei) PPT 里(li)那些(xie)花里(li)胡哨的(de)詞忽悠了(le)，實(shi)打實(shi)搞(gao)清楚流程、分(fen)工(gong)、進度和節點，才是真正的(de)“管理”。

如(ru)果你現在手里正(zheng)帶(dai)著(zhu)一個小(xiao)項目，別著(zhu)急下單買(mai)個復(fu)雜(za)軟(ruan)件，先回去問(wen)(wen)問(wen)(wen)自己：

• 這 5 件事都想清楚了嗎？
• 團隊都知道各自該干啥了嗎？
• 項目哪天上線，你心里真的有數嗎？

都(dou)想清楚了，工具自(zi)然是錦(jin)上添花，而(er)不是救命稻草(cao)。