你(ni)是(shi)不是(shi)也遇到過這(zhe)種情況：

• 公司采購部剛換了新供應商，結果原材料質量忽高忽低，生產線上三天兩頭出狀況；
• 行政采購的辦公用品，月初買回來月底就堆在倉庫吃灰；
• 財務部天天追著問采購成本怎么又超支了…… 這些讓人頭大的問題，說到底都是合同管理沒做到位。

這篇文(wen)章，咱們就把這個讓(rang)無數企業又(you)愛又(you)恨的合(he)同管理掰開了揉碎了講明白。

本文你將了解

1. 什么是合同管理？
2. 合同管理常見的那些坑（附自救指南）
3. 如何通過數字化實現合同管理的持續優化？
4. 為什么企業越來越依賴合同管理軟件？

一、合同管理五大核心流程？

別看“合同”倆字(zi)聽著像(xiang)法律文書，企業級的(de)合同管理可比簽(qian)個字(zi)復雜多了。

簡單說，合同管理是為了保障企業正常運營，對合同全生命周期進行系統化管理的過程。它就像(xiang)企業的(de)“法律管(guan)家”，從合同(tong)起草、審批、簽署(shu)到履約跟蹤、歸檔，既(ji)要確保合同(tong)條款(kuan)合法合規(gui)，又要通過流程優化降低風險、提升效率。

1. 合同起草與審批

核心流程：

• 需求分析與條款擬定需求部門提出合同需求（如采購、銷售、服務等），明確合同目的和關鍵要素（標的、數量、價格、交付時間等）。法務、財務、業務部門協同擬定條款，確保合規性、風險可控性及業務可行性。
• 示例：采購合同需明確交貨時間、付款條件（如預付款比例、驗收后付款）、違約責任（如逾期交付的賠償條款）。
• 多層級審核與審批審核：法務審核合法性（如條款是否符合《民法典》），財務審核經濟性（如付款周期與現金流匹配），業務部門審核可行性（如技術標準是否可實現）。
• 審批：按金額或風險等級設定審批權限（如小額合同由部門負責人審批，重大合同需總經理或董事會批準）。
• 版本控制：通過系統記錄修改痕跡（如某業某財支持版本留痕），避免爭議。

注意事項：

• 使用標準化合同模板，減少非標條款風險。
• 對方資質審查：核實營業執照、授權委托書等，確保簽約主體合法有效。

2. 合同簽署與歸檔

核心流程：

• 簽署形式紙質合同：需法定代表人或授權代表簽字并加蓋公章，雙方留存原件。
• 電子合同：通過電子簽章平臺（如法大大、上上簽）簽署，確保法律效力。
• 歸檔管理集中存儲：合同編號規則統一，分類歸檔（如采購類、銷售類、服務類）。
• 電子化存檔：使用合同管理系統（如暢捷通）實現云端存儲、關鍵詞檢索和版本備份。

注意事項：

• 紙質合同需防丟失（資料7建議“一式四份，本方執兩份”）。
• 電子合同需符合《電子簽名法》要求，確保簽署過程可追溯。

3. 履約跟蹤與預警

核心流程：

• 履約監控進度跟蹤：通過系統自動提醒關鍵節點（如交付時間、付款節點），對接ERP、訂單系統實時更新履約狀態。
• 風險預警：對方履約異常：如供應商延遲交貨，系統自動觸發預警并通知業務部門。
• 己方履約風險：如項目進度滯后，提前預警避免違約。
• 動態調整合同變更：因市場變化或不可抗力需修改條款時，通過補充協議或修訂流程處理。
• 續約管理：合同到期前（如提前30天）自動提醒續約或終止。

4. 合同分析與復盤

核心流程：

• 數據統計履約分析：統計供應商履約率、客戶回款及時率，識別高風險合作方。
• 成本分析：對比合同預算與實際支出，發現成本超支問題（如采購合同的實際到貨單價高于約定價格）。
• 后評估與改進合同后評估：對重大合同執行效果進行總結，評估條款合理性（如違約金設置是否有效）。
• 優化策略：根據分析結果調整合同模板（如增加質量驗收條款）、優化供應商庫或談判策略。

價值體現：

• 降本增效：通過數據驅動決策，減少重復性工作。
• 風險防控：發現高頻違約條款（如付款周期過長），提前規避類似風險。

5. 合同關閉與歸檔

核心流程：

• 驗收與結算驗收合同成果（如貨物驗收、服務完成），財務部門核對發票與合同條款后付款。
• 爭議解決：若履約糾紛，依據合同條款協商或通過仲裁/訴訟解決。
• 歸檔與銷號合同執行完畢后，將電子版與紙質版歸檔，標記“已關閉”狀態。重要合同長期保存（如商業秘密類合同），普通合同按年限歸檔。

注意事項：

• 關鍵合同需留存簽約對方的身份證件、授權書等證明材料。
• 定期清理過期合同，避免無效文件干擾管理。

合(he)(he)同(tong)是(shi)(shi)企業(ye)運營的基礎，無論是(shi)(shi)采購、銷售、合(he)(he)作(zuo)開(kai)發，還是(shi)(shi)人(ren)事(shi)服務(wu)，都離不開(kai)合(he)(he)同(tong)。傳(chuan)統管理(li)方式往(wang)往(wang)依(yi)賴人(ren)工操(cao)作(zuo)，導致效率(lv)低下、風險頻發。

二、如何通過數字化實現合同管理的持續優化？

1. 流程標準化，告別人情審批

傳統合同審批(pi)靠人傳人，審批(pi)人出差就(jiu)卡死，甚至因溝通不暢導(dao)致(zhi)條款被篡改。

• 數字化方案：設計固定審批流程（如“業務申請→法務審核→財務確認→領導簽字”），審批節點不可跳過。支持移動端審批，審批人隨時隨地處理，效率提升50%以上。

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2. 數據可視化，風險早發現

合同金額超支、供應商履約率低、逾期付款頻發……這些問題靠人工統計(ji)太費勁(jing)。

• 數字化方案：提供合同金額、履約狀態、供應商表現等數據看板，風險一目了然。通過圖表分析發現某供應商履約率低于80%，及時調整合作策略。

3. 智能提醒，避免“忘事”風險

忘記合同續(xu)約？忘記催款？忘記服務到期？這些低(di)級錯誤可能毀掉(diao)合作(zuo)。

• 數字化方案：設置自動提醒規則：合同到期前3天通知業務人員，付款節點前1天提醒財務。支持自定義提醒規則，避免人為疏漏。

4. 電子簽章，效率與安全并存

紙(zhi)質合(he)同(tong)郵寄慢、蓋章難，電子合(he)同(tong)又擔心(xin)法律(lv)效(xiao)力。

• 數字化方案：對接第三方電子簽章平臺（如法大大、上上簽），合同在線簽署，法律效力受認可。簽署完成后自動歸檔，無需手動整理。

五、結語

合同管理從來不是法務部門的獨角戲，它直接關系企業的資金安全、合作關系和運營效率。好的合同管理應該像“隱形的安全網”——平時看不見，但一旦出問題就能兜住風險。數字化工具的價值，正是讓合同管理從“人治”走向“法治”，從“被動救火”轉向“主動預防”。希(xi)望通(tong)過這篇文章(zhang)，大家能對合同管理有一個更清晰的(de)理解，也能在實際工作(zuo)中找(zhao)到更合適的(de)解決方案。

?? Q&A | 你可能還想問

Q1：合同管理與采購管理是一回事嗎？有什么區別？

A1：不是(shi)一(yi)回事(shi)，但關系密切。采(cai)購(gou)管理(li)是(shi)合同(tong)管理(li)的(de)一(yi)部分，合同(tong)管理(li)涵蓋采(cai)購(gou)、銷售、服務等所(suo)有涉及合同(tong)的(de)場(chang)景(jing)。例如，采(cai)購(gou)合同(tong)需要明確(que)價格和(he)交付時間，而銷售合同(tong)需關注回款條款。

Q2：如何判斷一個合同管理軟件是否適合自己？

A2：關鍵看三點：

1. 功能是否實用（能否覆蓋合同起草、審批、履約跟蹤等全流程）；
2. 操作是否便捷（能否快速上手，支持移動端操作）；
3. 擴展性如何（是否支持多組織架構、自定義字段）。