說真的，這幾年做采購相關的項目越來越有一個感覺：企業采購不是沒流程，而是沒人真整明白流程是怎么回事。

很多公司一說要優(you)化采購(gou)，第(di)一反應是：

“我(wo)們是不是要上(shang)系統？” “要不要搞個集采中心？” “是不是把審批流程再嚴一(yi)點就行？”

但說句實話(hua)，你要是連自己公司(si)采購流程都沒搞清楚(chu)，就(jiu)別指望降本增(zeng)效、控(kong)風(feng)(feng)險(xian)了——你連“成本”和“風(feng)(feng)險(xian)”在哪(na)一步都搞不明(ming)白。

今天這篇，就來和大(da)家聊聊采購流(liu)程到底(di)怎(zen)么回事。怎(zen)么一(yi)環(huan)套一(yi)環(huan)地影響著你公司的：

• 成本控制
• 資金周轉
• 風險防控
• 管理透明度

如果你是老板，或者在管采(cai)購(gou)、財(cai)務、行政相關工(gong)作，建(jian)議耐(nai)心看(kan)完這篇。

一、別以為采購就是“下訂單、簽合同、對賬付款”

你去問10個老板(ban)“你們采購怎(zen)么做的”，8個會(hui)說：

“就XX部門(men)提(ti)需求，我(wo)們下單采購唄，找供應商報價，簽合同走審(shen)批，最(zui)后付款。”

聽起來沒毛病，流程似乎(hu)挺(ting)“順”的對吧？但真要往下問：

• 誰提的需求，有沒有備查？
• 比了幾家供應商？有記錄嗎？
• 合同歸檔了嗎？條款有沒有評估？
• 收貨有沒有驗收？貨對得上賬嗎？
• 為什么月底發現這批材料超預算了？

這(zhe)些問題，一問一個答不上。

其實真正的采購流程，不是你覺得“下個訂單就完事了”，而是一個完整的鏈條，從**“需求觸發”到“合同履約”再到“結算歸檔”，環(huan)環(huan)相扣，少哪一環(huan)都容易出事。

我們先(xian)把(ba)整(zheng)個(ge)采(cai)購流程梳(shu)理一遍，再逐步拆解：

二、采購流程其實分7步，每一步都有坑

步驟1：需求提出（Requisition）

這個階(jie)段其(qi)實最容(rong)易被忽(hu)視。

一個項目部突(tu)然說(shuo)“要買一批設備”；運營說(shuo)“辦公室紙(zhi)張快(kuai)用完了”；甚至領導(dao)一句(ju)話：“換(huan)掉這(zhe)批不靠譜的供應商(shang)”，都(dou)能(neng)觸發(fa)采購(gou)流程。

問題來了：

• 需求有沒有標準格式？是用系統提、還是口頭說、還是Excel發？
• 有沒有人審核“這個需求是否合理”？
• 有沒有預算范圍？計劃內還是臨時加？

控不住源頭，后面再省也省不出啥來。

舉個例(li)子：有公司(si)采購預(yu)算很(hen)緊，但(dan)業務部門(men)臨時(shi)提(ti)了一(yi)批“緊急物資”，結果財務根(gen)本(ben)沒安排預(yu)算，最后(hou)變成“要不先墊一(yi)下(xia)”，風(feng)險來了不止是資金，還包(bao)括合規問題。

步驟2：審批流程（Approval）

有了需求，接下來就是審批：這個東西到底能(neng)不能(neng)買，誰(shui)說了算？

• 是不是每類采購金額都有審批權限表？
• 是不是不同類型的東西（比如IT、市場、行政）要走不同條線審批？
• 審批是不是全靠人催？是不是過個節假日就卡在領導那？

這一步的風險點是：沒有審批記錄、流程混亂，出了問題沒人負責。

曾經有客戶財務部審計時發現一個采購單金(jin)額30多(duo)萬，壓根沒審批記錄，項目經理(li)說“領導口(kou)頭同意了”，誰來擔(dan)？

步驟3：比價 & 詢價（Sourcing）

很(hen)多公司在這(zhe)個(ge)階段(duan)是“走形式(shi)”，找3家供(gong)應商隨便要(yao)報價，實際(ji)早就內定(ding)了(le)。

但真(zhen)正有效的比價流程，要滿足這幾個條(tiao)件：

• 每家報價有留存（別用微信聊完就刪了）
• 有統一格式做比對（含稅、含運費、交付周期清楚）
• 有人做初篩+商務評審（不能只比價格）

這個階段的重點，其實是“花錢花得值不值”，不是(shi)光“選(xuan)最便宜的”。

你(ni)沒評估服務能(neng)力、交(jiao)付周期、后期維護，買(mai)個(ge)最便宜(yi)的結(jie)果可能(neng)是(shi)：交(jiao)期拖(tuo)2個(ge)月，返修率超標，最后一地(di)雞(ji)毛。

步驟4：合同簽署（Contract）

合(he)同一開(kai)始簽得潦草，后面再來補就麻煩(fan)了(le)。

• 合同模板是誰管的？有沒有法務審？
• 是否有明確付款條款、交付節點、驗收標準？
• 有些采購是不是根本沒合同，只靠一個報價單？

這一步的關鍵(jian)在(zai)于“風險(xian)(xian)對賭”：如果(guo)(guo)供應商(shang)出(chu)問題，我們有(you)(you)約束嗎？如果(guo)(guo)我們內部變(bian)更計劃，有(you)(you)沒(mei)有(you)(you)違約風險(xian)(xian)？

曾見過公(gong)(gong)司因為合同沒(mei)寫“交付時(shi)間延誤罰款條款”，結果(guo)供應商(shang)耽誤工(gong)期40天，公(gong)(gong)司只能(neng)“協調一下(xia)”，損(sun)失自己(ji)扛。

步驟5：收貨與驗收（Receiving）

這一步往往是“流程(cheng)斷點”。

• 誰來收貨？有沒有收貨單？
• 貨對得上賬嗎？型號、數量一致嗎？
• 設備有沒有調試、有沒有試運行記錄？

很多(duo)公司物料到了(le)倉庫，現場收(shou)了(le)，但(dan)系統(tong)里沒(mei)人登記，結果月底對賬時財務(wu)一問(wen)，業(ye)務(wu)說：“我們收(shou)到了(le)啊”，但(dan)沒(mei)有單據。發票開了(le)，流程沒(mei)走(zou)完，審(shen)計一看就問(wen)題大了(le)。

步驟6：對賬 & 付款（Payment）

這一步，關系到兩個最實際的事：資金安全 + 財務合規。

• 付款流程是不是按合同走的？
• 有沒有收貨+發票+合同“三單對齊”？
• 有沒有付款申請記錄？

很多時候問題出在這(zhe)里(li)：合同說是“分期(qi)付(fu)款”，但(dan)項目部急著要結清，財務被催得頭(tou)大(da)。 結果(guo)前期(qi)貨還沒(mei)全部收、質量也沒(mei)驗完，錢已經全付(fu)完了。

要知道，付款才是你最后的控制權，錢一出去，所有采(cai)購風(feng)險都(dou)成了(le)“歷(li)史遺留問題”。

步驟7：歸檔 & 追溯（Archiving）

最后，所有單據——需求單、審批單、比價記錄、合同、收貨單、發票、付款憑證……有沒有一套標準的歸檔機制？

• 是電子化保存，還是靠打印鎖柜子？
• 誰來歸檔？定期有沒有審？
• 查找是否方便？項目結束后能不能完整調出所有記錄？

歸檔不是為“有備無患”，而是為以后追責、結算、經驗復用做準備。

三、流程清楚了，控風險、降成本才能真的落地

如果你仔細看完上面這7步，你就會發現： 采購流程不清楚，你根本談不上什么“降成本”——你連錢是怎么花出去的都不知道。

控風險靠哪幾步？

• 需求審批 → 防止不合理支出
• 合同條款 → 防止交付扯皮
• 收貨驗收 → 防止假賬、虛報
• 歸檔記錄 → 形成閉環、可追責

降成本靠哪幾步？

• 源頭控需求 → 不是所有采購都必要
• 比價+評審機制 → 花同樣的錢買更好的貨
• 付款機制設計 → 把控節奏，掌握主動權

所以(yi)你看，一個“采購(gou)優化”的根(gen)本，不在于你上了(le)什(shen)么系統、用了(le)哪個平(ping)臺，而在于：

你是不是真的把每個關鍵節點都跑通、跑實、跑順了。

四、說到底：采購流程管得順，企業運營才穩得住

現在(zai)很多老板嘴上說“控制(zhi)成本、降本增效”，但(dan)每天(tian)審(shen)批的采購單依(yi)然是(shi)“拍(pai)腦袋簽字”； 業務(wu)部門喊著“流程(cheng)太繁瑣(suo)”，其實是(shi)自己從(cong)沒配合過流程(cheng)去走一次(ci)； 財(cai)務(wu)天(tian)天(tian)補臺，審(shen)核不到底，最后賬實不符。

說到底，不是系統不行，是流程從一開始就沒厘清楚，更沒人落到執行上。

而真正做(zuo)得好(hao)的企業，都在采購這件事上有個共(gong)識：

• 標準化流程先建好
• 數字化工具再上線
• 所有人理解流程邏輯并愿意配合，才是真正的“落地”！

最后一句話總結：

采購流程不是形式主義，而是企業風險和成本控制的“第一道防火墻”。

搞清流程，你就知道成本怎(zen)么(me)來的、風(feng)險(xian)怎(zen)么(me)冒的、系統該怎(zen)么(me)配。

否則，你上什(shen)么系統都(dou)救不了一個“流程(cheng)混亂”的企業。