說起(qi)采購，很多老板第一(yi)反應就是：“就是去(qu)比比價、買(mai)買(mai)貨(huo)、盯盯發票嘛，這(zhe)還(huan)能多難？”

但真到企業經(jing)營層面你(ni)就會發現，采購這活，做得好就是“成本管控神器(qi)”，做不(bu)好就是“利潤黑(hei)洞”！

有些(xie)公(gong)司，銷售拼命干一(yi)年才(cai)賺(zhuan)個幾十萬凈利(li)，結果采購一(yi)批(pi)物(wu)料(liao)談不好、進錯貨、壓庫存(cun)，分分鐘(zhong)把這些(xie)利(li)潤(run)全吃光。

采購不是打雜的，是靠數據說話的崗位。

所以今(jin)天這篇文(wen)章，就不跟你(ni)(ni)講大(da)道理(li)，而是(shi)手(shou)把手(shou)帶你(ni)(ni)搞清楚(chu)一個問(wen)題：

采購管理到底該怎么做？到底哪些指標才是采購真正該盯的“關鍵KPI”？

一、采購成本降低率：你到底省了多少錢？

采購成本(ben)降低率，說白了，就是你有沒有真正在“砍價”、“換料”、“集采”這些(xie)操作上省下錢來。

很多(duo)采購做了(le)(le)(le)很多(duo)努力，但(dan)最(zui)后老板一句(ju)話：“那你到底省了(le)(le)(le)多(duo)少錢？”憋住(zhu)了(le)(le)(le)。

所以，必須要算賬！

怎么算？

公式其實很簡單：

成本降低率 =（原始報價 – 最終成交價） / 原始報價 × 100%

比如本來供應商報你100塊(kuai)，你談到了(le)90塊(kuai)，那就是省了(le)10%，成本降低(di)率就是10%。

當然，真正做采購的不只(zhi)是“砍(kan)價(jia)”，你還可以(yi)：

• 找國產替代；
• 優化包材設計；
• 集中采購要貨量提升議價能力；
• 用BOM拆分重新比價。

這些都能省錢，你做了多少，KPI幫你說話！

小貼士：

別只算“單(dan)價”，有(you)時候運輸(shu)成本、質(zhi)量問題、售后服務也要(yao)算進(jin)去——有(you)的人圖(tu)便宜買了“坑(keng)貨”，后期(qi)各種維修和(he)退換，成本反而高了！

二、采購及時交付率：你到底讓不讓人準時生產？

這是啥？

很多(duo)采購做(zuo)著做(zuo)著，變成了“消防員”：供應商晚了貨，車間(jian)催單如(ru)狼似虎，老(lao)板天天讓你(ni)“趕工”。

這個問(wen)題，本質上就是交貨不及時。

所以你要盯這個指標：準時到貨率（On-Time Delivery Rate）

怎么算？

準時交付率 = 按時到貨批次 / 總到貨批次 × 100%

比如一個月你跟10次單，有8次供應商按時到了貨，就是80%。

這就是(shi)你的信用分(fen)，是(shi)你能不能讓企業穩定運行的底(di)氣。

怎么提升？

• 把交期寫進合同，晚到就罰款；
• 設置緩沖庫存，避免被動挨打；
• 建供應商“黑名單”，不守時的別再用了；
• 做“來料跟催機制”，尤其是關鍵原料，關鍵零件。

你越(yue)(yue)能控制交付(fu)節奏，企業就越(yue)(yue)不容易(yi)“斷料(liao)停(ting)產”，你在老板(ban)心中的地(di)位也(ye)會越(yue)(yue)來越(yue)(yue)高。

三、采購周期：到底多久能搞定一張單？

這是啥？

一個采購從申請到付款，要經歷：

申請 → 審批(pi) → 比(bi)價 → 下單 → 發貨 → 收貨 → 驗收 → 入(ru)庫 → 付款(kuan)……

這(zhe)個流程中，哪(na)怕有一個環節卡頓，都可能耽誤整個項目。

所以要看的是：

采購周期 = 入庫時間 – 申請時間

舉個例子：

同樣是(shi)一張訂單，有人(ren)5天搞定(ding)，有人(ren)15天還沒動靜。

誰(shui)更(geng)靠(kao)譜，一目了然(ran)。

這個指標還能拆分來優(you)化：

• 是審批太慢嗎？找老板談流程；
• 是選供應商花時間嗎？建好比價庫；
• 是物流慢？那得提前計劃，不能臨時抱佛腳。

采購周期短，有啥好處？

• 提升公司響應速度；
• 減少呆滯庫存；
• 節約資金占用；
• 更容易搶下市場機會！

說白(bai)了，采(cai)購效率不高，后面(mian)整個供應(ying)鏈都跟著吃癟。

四、供應商合格率：你買的貨，到底靠不靠譜？

這是啥？

很(hen)多采購(gou)盯(ding)著價格(ge)，卻忽略了(le)質量。

結果(guo)呢？車間(jian)天天返(fan)工，品控天天扯皮(pi)，客戶投訴(su)不停，最后還(huan)要你賠錢……

所以一定要看：

供應商合格率 = 合格批次數 / 總送貨批次數 × 100%

這個指標的價值在于：

它是你選(xuan)供應(ying)商能力(li)的體(ti)現(xian)。選(xuan)得(de)好，質量穩定，出問題(ti)少；選(xuan)不(bu)好，天天修修補補，根本忙不(bu)過來。

怎么提升？

• 來料必須驗收，不能讓“混貨”混過去；
• 定期評審供應商，不合格的要整改，嚴重的直接換；
• 建立“質量KPI反饋機制”，不合格次數太多的直接降級處理。

這可(ke)不是搞(gao)“形(xing)式主義”，而是你用數據來證(zheng)明：

我選(xuan)的供應商，靠(kao)譜！

五、采購占銷售比：你是不是把錢花得太猛？

這是啥？

有(you)的公(gong)司，錢都花在采購上，利潤(run)薄(bo)得像紙片。

那怎么判斷(duan)采購“吃掉”了公司多(duo)少收益？

采購占銷售比 = 采購總金額 / 銷售總收入 × 100%

這個指(zhi)標(biao)其實(shi)是“采購成本”在公司營收中的占(zhan)比。

怎么理解？

如(ru)果一(yi)個企業一(yi)年(nian)賣了(le)1個億的貨，但采購花了(le)7000萬，那就是采購占比(bi)70%。這個比(bi)例太高的話，公司利潤就會很低。

你得用(yong)這個指(zhi)標提醒自己(ji)：

• 有沒有過度采購？
• 有沒有多花冤枉錢？
• 有沒有庫存積壓？

這個(ge)指標還(huan)可(ke)以橫向對(dui)比(bi)同行：如果別(bie)人的原料占(zhan)比(bi)只(zhi)有50%，你(ni)是70%，那說明(ming)你(ni)采購環節確實(shi)有問(wen)題，得好好優化了(le)。

六、如何用采購管理系統做好指標管理？

咱們先不講高大(da)上的數(shu)字(zi)化、智(zhi)能化，講點現實的。

你有沒有碰到(dao)這(zhe)些情況(kuang)：

• 想知道這個月哪個供應商最靠譜，翻郵箱、微信翻半天；
• 想算一張單的采購周期，要查審批、下單、收貨的時間點，累死人；
• 老板問你：“我們降本成效咋樣？”你只能說：“我記得好像談了幾個單子……”

這就是數據分散、流程碎片化、記錄不完整的后果。

而采購管理系統的價值，就體現在一個詞：集成化 + 數據自動化。

1. 成本降低率：不是便宜了就行，要有記錄、對比、復盤

系統怎么幫你？

• 原始供應商報價記錄一鍵留痕；
• 多輪議價過程留痕，誰砍了價、砍了多少，一清二楚；
• 實際采購價自動對比歷史價格，形成降本報告；
• 支持“歷史采購價提醒”或“市場價波動提醒”。

舉個例子： 你今天買(mai)了(le)一(yi)批電機，系統自動告訴你：這家供應商去(qu)年賣你280元(yuan)，現在談到(dao)了(le)260元(yuan)，降了(le)7.1%。系統自動算(suan)好，月(yue)底出報(bao)表，老板一(yi)看你立功了(le)！

2. 及時交付率：不是你喊來貨就來，要有預警、跟催機制

系統怎么幫你？

• 系統會自動比對“計劃到貨日”與“實際收貨日”；
• 供應商每個到貨批次都有記錄，遲到會標紅警告；
• 支持“延遲交貨排行榜”“供應商交期績效評分”；
• 系統自動提醒該催貨了，減少人為漏盯。

舉個例子： 你設定某批料(liao) 6月10號要到貨，到了(le)6月8號系統就給你彈窗提醒：“該(gai)跟催供應商A了(le)”。要是(shi)晚(wan)了(le)，到貨記錄自(zi)動進“遲到名單”。

3. 采購周期：不是你自己算，而是系統自動出報告

系統怎么幫你？

• 每一筆采購單自動打上時間戳：申請時間、下單時間、入庫時間；
• 系統自動計算每張單的采購周期（比如15天）；
• 可以按供應商、品類、部門、審批人等維度統計平均采購周期。

應用價值： 你可(ke)以發現：“哎(ai)呀，為(wei)什么工程部(bu)的采購周期都偏長？審批卡(ka)在誰手(shou)上了？” 然后你就能優化(hua)流程，不再(zai)靠拍(pai)腦袋(dai)。

4. 采購占收入比：連財務數據都能串起來分析

系統怎么幫你？

• 系統支持和ERP財務模塊打通，能讀取當月采購支出；
• 同步讀取銷售收入，自動生成采購占收入的趨勢圖；
• 支持按部門、業務線、品類來拆分對比。

應用舉例： 你(ni)發現在某條產品線上，采購成本占比(bi)飆升，趕緊查是不是原(yuan)材料漲(zhang)價，還(huan)是庫存壓貨導致采購超(chao)標。

寫在最后：會買的不如會管的

很(hen)多人覺得采購就是(shi)去“買東西”的(de)，其實真(zhen)相是(shi)：

會(hui)買東西的(de)，是采(cai)購員； 會(hui)管采(cai)購指標(biao)的(de)，才是采(cai)購經(jing)理！

這些KPI，聽(ting)起來是(shi)指標，其(qi)實是(shi)你證(zheng)明(ming)自(zi)己專(zhuan)業度、在公司建立影(ying)響力、爭取更多話語權的“硬核底牌”。

你(ni)想在公司里從(cong)(cong)“執行者”走向“經營合(he)伙(huo)人”？那就從(cong)(cong)搞清(qing)楚這5個采購管理指標開始。