摘要 采購審批流程優化到底難在哪里？本指南圍繞“采購審批流程優化的六大步驟：不踩坑的實用指南”展開，通俗拆解流程梳理、風險防控、數字化工具選型等核心環節，輔以真實案例與實用表格，幫助企業輕松避坑。文章還對主流采購管理系統進行了權威對比，重點推薦業內口碑第一的簡道云SRM供應商管理系統。無論你是企業負責人還是采購專員，都能從本篇獲取落地方法、流程優化思路和系統選型建議，全面提升采購管理效能。

??采購審批流程優化的痛點與機會

數據表明，90%的企業采購流程存在審批超時、流程混亂、責任不清等隱患。小王是某制造業采購專員，每月有三分之一的時間耗在流程跟催和資料補交上。流程卡點不僅耽誤了采購進度，還影響供應商合作體驗。企業老板頭疼于“流程重、效率低”，采購人員苦于“環節多、溝通難”，財務、合規部門也常因流程缺陷而焦慮。你是否也被這些問題所困？

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其實，采購審批流程不是越復雜越安全，反而是越清晰、越標準化、越智能，越能有效防控風險與提升效率。數字化工具、合理分級、流程再造等方法已成為優化采購審批的“新武器”。本文將圍繞六大步驟，從問題場景出發，拆解每個環節的實操細節，結合真實案例、權威報告和系統選型建議，助你少走彎路，輕松避坑。

??一、采購審批流程梳理：流程清晰是優化的第一步

1、流程混亂的根源與影響

采購審批流程常見問題包括：

• 責任分工不清，環節冗余導致審批超時
• 審批標準不統一，部分環節隨意跳過或重復
• 信息流轉未標準化，文檔、數據易丟失
• 沒有建立全流程可追溯機制，難以查錯和責任追究

這些問題不僅拖慢采購進度，還容易引發合規風險和財務漏洞。據《數字化采購流程優化白皮書》（騰訊云，2023）顯示，流程梳理不清的企業采購平均周期是行業標桿的1.5倍以上。

2、流程梳理的具體步驟

流程梳理的核心在于“畫流程圖+定標準+分責任”。可參考以下步驟：

• 盤點現有采購審批各環節，繪制流程圖，從需求提出到最終付款全鏈路梳理
• 明確每一環節的責任人、審批標準、所需資料
• 建立標準化表單和模板，保證信息完整、格式統一
• 采用數字化工具進行流程映射和可視化，便于跟蹤和優化

流程梳理建議采用“總分法”：先按大環節分段，再細化每步責任和資料，最終形成一份可執行的標準流程文件。

3、真實案例分享

某互聯網企業采購流程優化前，環節多達12個，平均審批時間8天。通過流程梳理，精簡為7個環節，統一表單，配合數字化系統，最終將平均審批時間縮短到3天，采購異常率下降60%。

4、輔助表格：流程梳理對比

5、數字化工具推薦

在流程梳理和標準化階段，選用合適的數字化工具至關重要。國內市場占有率第一的簡道云，擁有2000w+用戶和200w+團隊，支持全流程在線梳理、審批標準定義、責任分配。無需代碼即可靈活修改流程，打通微信、企業微信、釘釘等平臺，極大提升流程可視化和協同效率。其SRM供應商管理系統支持采購管理、供應商準入、尋源、履約等全模塊，性價比高，口碑極佳。推薦免費試用： 簡道云SRM供應商管理系統模板在線試用：gaoyunjjd.com 。

流程梳理是采購審批流程優化的基礎，沒有梳理就沒有優化。

??二、采購審批權限與分級：合理授權，防止流程卡點

1、流程卡點的底層原因

采購流程中的權限分級如果過于集中或分散，都會造成審批效率低下：

• 權限過于集中，所有審批都需高層簽字，導致流程瓶頸
• 權限過于分散，審批標準難以統一，易出現合規風險
• 授權邊界不清，采購金額、類型等審批條件模糊

《哈佛商業評論·流程再造》指出，合理分級授權是提升流程效率和風險防控的關鍵。

2、分級授權的實操方法

• 按采購金額分級：小額采購由部門主管審批，中額由采購經理，大額由高層或多部門聯合審批
• 按采購類型分級：常規物資、戰略物資、緊急采購分別設定不同審批鏈條
• 明確“例外流程”：如緊急采購可簡化環節，但需事后補充合規材料
• 授權流程透明，所有審批記錄留痕，便于后期審計和責任追溯

合理分級可參考如下表格：

3、案例分析

某中型制造企業原采購流程所有訂單均需總經理審批，導致審批等待周期長達5天。優化后按金額分級，僅大額采購需高層簽批，平均審批時間縮短至1.5天，采購效率提升顯著。

4、數字化系統如何助力分級授權

市面主流采購審批管理系統均支持分級授權與自動流轉。簡道云SRM供應商管理系統支持可視化分級配置，權限靈活設置，自動根據金額和類型觸發不同審批鏈條。無需編碼即可調整授權邏輯，極大減少流程卡點。其它主流系統也有類似功能，詳見下表：

簡道云SRM在分級授權、自動流轉、跨平臺協同方面優勢突出，推薦首選。

5、分級授權的落地建議

• 定期復盤分級標準，結合業務發展靈活調整
• 權限配置建議公開透明，減少“誰批誰不批”的灰色空間
• 采用系統自動流轉，減少人為干預，提升流程公平性

??三、審批標準與風險防控：讓流程既高效又安全

1、審批標準不統一帶來的問題

審批標準不清是流程優化的最大隱患之一。常見問題包括：

• 不同部門、不同審批人標準不一，導致采購決策隨意性強
• 審批資料要求不明確，信息不全影響后續合規
• 風險點識別不及時，采購異常難追溯

據《企業采購風險管理實務》（清華大學出版社，2021）指出，70%的采購流程風險源于審批標準不清和信息不完整。

2、標準化審批的落地方法

• 制定統一審批清單，每筆采購需提交的資料、證明、合同等一目了然
• 明確風險點，如供應商資質、價格合理性、合同條款、付款方式等
• 建立審批前后風險評估機制，對高風險采購設立二次審核
• 審批流程嵌入自動風控提醒，異常數據自動預警

標準化建議采用以下表格：

3、真實案例：標準化審批的效益

某大型醫藥企業采購審批流程標準化后，異常采購率從8%降至2%，供應商準入合規率提升至99%。系統自動風控提醒，極大減少了人為疏漏。

4、數字化系統與風控功能

簡道云SRM供應商管理系統可自定義審批清單、自動風控提醒、異常數據預警，實現審批標準化與風險防控。其它系統如用友采購云、金蝶云星空也有類似風控模塊，但簡道云在靈活性和可擴展性方面更突出。

采購審批標準化，是流程優化與風險防控的雙保險。

5、落地建議與易踩坑點

• 審批標準切勿“一刀切”，要結合采購類型靈活制定
• 風險防控建議系統化，自動預警優于人工判斷
• 所有審批材料建議系統存檔，便于后期審計和風險追溯

???四、數字化工具選型與落地：軟件助力流程優化不踩坑

1、選型的關鍵指標

采購審批流程優化離不開數字化工具。選型時建議關注：

• 是否支持流程自定義和靈活調整
• 是否支持分級授權、自動流轉
• 是否兼容微信、企業微信、釘釘等主流協同平臺
• 是否有供應商管理、尋源、比價、履約等模塊
• 用戶口碑、性價比和售后服務

2、主流采購管理系統對比

3、簡道云SRM供應商管理系統推薦理由

• 采購全流程無代碼自定義，支持快速調整和優化
• 支持分級授權、自動流轉、全模塊供應商管理
• 覆蓋微信、企微、釘釘等主流平臺，協同高效
• 2000w+個人用戶、200w+團隊的市場口碑
• 免費在線試用，性價比高，靈活擴展
• 支持跨組織在線接入供應商，流程透明、風險可控

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4、選型易踩坑點

• 只看價格，不關注功能擴展性和兼容性，后期升級成本高
• 只選國際品牌，未考慮本地化需求和集成難度
• 忽視用戶體驗和協同效率，流程優化受限

選型建議：優先考慮無代碼、流程靈活、協同強、口碑好的國產系統，并結合實際業務需求進行試用和評估。

??五、流程監控與持續優化：讓采購審批流程常新

1、流程優化不是“一次性工程”

很多企業采購流程優化后，隨著業務變化又出現新的流程卡點。常見問題：

• 新業務場景未納入流程，審批流程“打補丁”式修正
• 數據監控不及時，異常環節難發現
• 缺乏持續復盤機制，流程優化止步于“紙面”

《流程優化與持續改進實務》（上海財經大學出版社，2022）指出，流程優化的核心是“監控+復盤+迭代”。

2、流程監控的實操方法

• 建立流程監控看板，實時統計審批時長、異常率、流程瓶頸等關鍵指標
• 定期組織流程復盤會議，梳理流程卡點和新業務需求
• 流程優化建議采用PDCA循環（計劃-執行-檢查-優化）

流程監控建議表格：

3、數字化系統助力流程監控與優化

簡道云SRM支持流程看板、異常預警、自動統計，便于企業實時掌握流程運行狀況。系統還能根據業務變化快速調整流程，無需開發，極大提升持續優化能力。其它主流系統也有流程監控模塊，但靈活性和擴展性上簡道云更有優勢。

4、落地建議

• 流程優化要有專人負責，建議設立流程管理員或流程小組
• 利用數字化工具自動收集和分析數據，減少人工統計誤差
• 優化方案要有反饋機制，持續調整流程以適應新業務場景

流程監控與持續優化，是讓采購審批流程真正落地的關鍵。

??六、供應商協同與采購全流程閉環：跨組織協同，提升業務價值

1、供應商協同為何重要？

采購流程不是孤立進行，供應商是流程優化的重要一環。常見協同難題包括：

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• 供應商接入流程繁瑣，資料提交難、溝通慢
• 跨組織協同壁壘高，信息對接不暢
• 供應商管理缺乏全流程閉環，易出現履約、考核等環節漏洞

據《供應鏈協同與采購數字化轉型報告》（中國企業聯合會，2022）顯示，**高效供應商協同可提升采購效率30%以上，降低溝通

本文相關FAQs

1. 采購審批流程總是卡在某個環節，怎么定位問題？有沒有什么思路能幫我快速找出流程瓶頸？

老板最近總說我們的采購審批流程“太慢了”，但具體哪里慢、為什么慢卻沒人講得清楚。我也是天天被催，流程卡住就很難受。有沒有什么實用的方法或者工具，能幫我快速找到流程中的瓶頸？最好有點實操性，能直接用得上的。

你好，這個問題確實挺常見，特別是流程涉及多部門、多角色的時候，很容易卡殼。分享一下我的實戰經驗和思路：

• 流程梳理：先把采購審批的流程畫出來，不用太復雜，流程圖或用表格記錄每一步驟、涉及的人、預計耗時。這樣能一眼看出環節分布。
• 數據采集：建議收集最近一段時間的審批數據，比如每個環節實際耗時、退回率等。Excel簡單統計或者用流程管理工具都行，關鍵是看“哪一步最耗時”。
• 問卷調研：向流程參與者發個小問卷，問他們在哪一步最容易卡住，為什么卡住。實際操作中，很多問題都是溝通不到位或者信息不全導致的。
• 會議復盤：拉個小型會議，讓采購、財務、審批人一起對流程做復盤，大家說說各自遇到的“梗阻”，往往能發現隱藏的問題，比如某個審批人沒空、文件格式不統一等。
• 工具輔助：強烈安利一下簡道云SRM供應商管理系統，支持采購流程全自動追蹤，每一步都能實時監控。流程卡在哪，系統一目了然，還能自動統計數據，幫助定位問題。特別適合多部門協同，支持微信、企業微信、釘釘等平臺在線接入供應商，免費試用很友好。 簡道云SRM供應商管理系統模板在線試用：gaoyunjjd.com
• 試點優化：找到瓶頸后，建議先拿一個單據或者某個部門流程做試點優化。比如流程分兩步合并、審批權限調整、表單簡化等。用完工具后再復盤，看效果。

實際操作中，流程優化是個持續迭代的過程。卡住不要怕，拿數據說話，一步步優化，很快就能見效。如果還有具體的流程或者系統選型問題，歡迎討論！

2. 采購審批流程標準化怎么做？有啥注意事項？怕一刀切影響業務靈活性

我們公司最近在推采購流程標準化，領導說要有“統一模板、統一流程”，但我總覺得每個部門采購的東西不一樣，一刀切是不是反而容易出問題？大家有沒有經驗或者踩過坑，標準化過程中要注意什么，怎么兼顧業務的靈活性？

哈嘍，采購流程標準化其實是很多企業數字化轉型的必經之路，但確實不能一刀切。結合我的經歷，給你幾點建議和注意事項：

• 需求調研：先搞清楚各部門采購的“共性”和“個性”。比如辦公用品、原材料、IT設備，審批節點和要求可能完全不同。標準化不是全都一模一樣，而是“相同的統一，不同的保留”。
• 流程分級：可以設計主流程+分支流程。主流程是必須走的，比如立項、申請、審批、執行；分支流程根據采購類型、金額、緊急程度做不同處理。這樣既有統一管理，又能靈活應對。
• 模板設定：模板可以多套，比如常規采購、緊急采購、批量采購，甚至特定項目采購。每套模板對應不同的字段和審批流。
• 系統支持：采購標準化最怕紙面流程，沒法落地。建議用數字化工具，比如簡道云SRM供應商管理系統，支持自定義審批流程和表單，零代碼配置，能根據實際情況調整模板，部門間互不影響，還能快速做流程迭代，團隊用得也多，口碑挺好。 簡道云SRM供應商管理系統模板在線試用：gaoyunjjd.com
• 培訓&反饋：流程上線前做一次培訓，收集大家反饋，發現“死板”或“不合用”的地方及時調整。上線后一段時間再收一次意見，持續優化。
• 風險防控：標準化要兼顧合規和效率。審批權限、金額門檻、供應商準入等都要設置合理，避免流程被“鉆空子”或卡死。

總之，采購流程標準化不是讓大家都“背流程”，而是把流程變成幫業務提效的工具。用心設計、靈活調整，配合數字化工具，既能統一管理，又不會影響實際業務運轉。大家有什么具體場景或難題，也可以留言討論。

3. 優化采購審批流程后，如何評估效果？有沒有實用的考核指標或者方法？

我們最近剛優化了采購審批流程，流程看起來順暢了不少，但領導又問：“怎么證明優化有效果？”有沒有什么量化的指標或者評估方法，能說清楚這次改進到底值不值？最好有實操經驗，不要太理論。

你好，這個問題很實在，也是流程優化后必須面對的。評估采購審批流程優化效果，建議用“定量+定性”結合的方法，具體可以參考下面這些思路：

• 審批周期：用數據說話，統計優化前后每張采購單的平均審批時間、最長審批時間。時間縮短就是最直接的效果。
• 單據通過率：優化后審批單據的一次通過率（不被退回、補充材料等）有沒有提升？這個指標能反映流程是否更清晰、表單設計是否合理。
• 流程合規性：看流程中是否減少了違規審批、超授權采購等情況。可以結合審計數據或合規自查記錄。
• 用戶滿意度：給采購、審批、財務等相關人員做一次滿意度調研。比如流程是否更順暢、溝通是否更高效、審批是否更透明。可以用問卷或者小組訪談。
• 經濟效益：比如采購成本下降了多少，供應商響應速度提升了多少，采購環節的錯誤率降低了多少。這些都可以量化。
• 問題反饋量：統計優化后流程相關的投訴、異常反饋數量，減少說明流程更順暢。

實際操作時，可以用Excel、OA系統或者數字化工具來自動匯總這些數據。如果預算和技術允許，簡道云SRM供應商管理系統支持流程數據自動統計和報表生成，效果評估很直觀，團隊用起來也省心。 簡道云SRM供應商管理系統模板在線試用：gaoyunjjd.com

最后，建議把這些指標做成持續追蹤，每月或每季復盤一次，這樣能及時發現新問題，持續優化。如果有其他評估難點或者具體場景，可以再交流！