進銷存，是企業經營中至關重要的三大環節：采購（進）、銷售（銷）、庫存（存）。不少小微企業、個體商戶都希望借助數字化工具提升效率，但市面上的進銷存軟件往往復雜或價格不菲。其實，Excel零基礎用戶也能自制一套簡單易用的進銷存管理系統。這(zhe)一章節將(jiang)為你(ni)梳(shu)理整體思路、基礎功能和準備工作(zuo)，讓(rang)你(ni)不再迷茫(mang)。

一、零基礎入門：用Excel打造進銷存軟件的核心思路

1、Excel進銷存系統的基本結構

Excel雖不是專業的進銷存軟件，但其表格、公式、數據透視等功能非常適合搭建小型業務的管理工具。一般來講，一個基礎的進銷存系統需要涵蓋如下內容：

• 商品信息表：記錄商品編號、名稱、規格、單位、進價、售價等
• 采購記錄表：每一次進貨的詳情，包括日期、供應商、商品明細、數量、進價
• 銷售記錄表：每一次銷售的詳情，包括日期、客戶、商品明細、數量、售價
• 庫存表：統計當前庫存數量、預警、庫存金額等

核心邏輯：通過采購與銷售數據自動計算庫存變化，實現一體化管理。

2、前期準備與規劃

在動手操作之前，建議你做好以下準備：

• 明確業務需求：如是否需要管理多倉庫、是否涉及退貨、是否有庫存預警需求
• 梳理商品信息：整理出所有商品的基本資料，便于后續錄入
• 規劃表格結構：建議先畫出流程圖或表格框架，明確數據流動關系
• 備份數據：Excel操作前請做好數據備份，避免誤刪造成損失

案例分析：小型便利店Excel進銷存需求 例如，一個(ge)10人團(tuan)隊的小型便利(li)店，日常有20種商(shang)品，平均每天進貨1-2次，銷售(shou)10-30單。其進銷存需求主要是：

• 記錄每次進貨、銷售明細
• 隨時查看各商品庫存
• 快速統計某日、某月銷售額和利潤

用(yong)Excel自制進(jin)銷(xiao)存系(xi)統(tong)，完(wan)全可(ke)以滿足這類業務(wu)場景。

3、Excel的優勢與局限對比

Excel的優勢：

• 零基礎用戶易上手，操作界面直觀
• 靈活自定義，能根據實際需求調整
• 無需額外成本，適合小微企業或初創團隊

不足之處：

• 多人協作較弱，數據易混亂
• 難以處理復雜流程和大數據量
• 數據安全和權限控制有限

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二、詳細步驟教程：零基礎用Excel制作進銷存軟件

接下(xia)來，我們將(jiang)分步講解如何用Excel零(ling)基(ji)礎(chu)搭建進銷存管理(li)系(xi)統，覆蓋表格設計、公(gong)式應用、數據統計與自(zi)動化處理(li)。只(zhi)需跟(gen)著教程操作，哪(na)怕完全沒有相關經驗，也能輕松上手！

1、創建商品信息表

第一步：新建工作簿，并創建“商品信息”表。 建議(yi)表格(ge)結構如下：

• 商品編號建議采用唯一編碼，便于后續引用
• 規格、單位幫助區分不同商品屬性
• 進價與售價有助于后續利潤統計
• 庫存上下限用于庫存預警

技巧提示：可將商(shang)品信息表(biao)設置為“數據(ju)源”，后續采購和銷(xiao)售等表(biao)格引(yin)用商(shang)品編號，減少手動輸入錯誤。

2、建立采購記錄表

第二步：新建“采購記錄”表，記錄每一次進貨情況。 參考結構：

• 采購日期與供應商便于追溯來源
• 商品編號與名稱建議用數據有效性（下拉菜單）引用商品信息表
• 采購數量、進價用于自動計算總金額（公式：=采購數量*進價）

實用公式： 總金額 = 采購數量 * 進價

3、建立銷售記錄表

第三步：新建“銷售記錄”表，記錄每一次銷售情況。 建議結構：

• 客戶信息可簡化（如散客），也可詳細記錄
• 商品編號與名稱同樣建議引用商品信息表
• 售價可自動帶出，提高準確性

實用公式： 總金額 = 銷售數量 * 售價

4、動態庫存表設計

第四步：設計“庫存表”，自動統計每個商品的當前庫存。 建議結構：

庫存計算公式： 當前庫存 = 初始庫存 + 進貨累計 - 銷售累計

進貨累計與銷售累計如何統計？

• 利用Excel的SUMIF函數，自動匯總采購和銷售記錄表中對應商品的數量。
• 示例公式：
• 進貨累計：=SUMIF(采購記錄!C:C, 商品編號, 采購記錄!E:E)
• 銷售累計：=SUMIF(銷售記錄!C:C, 商品編號, 銷售記錄!E:E)

庫存預警公式： =IF(當前庫存<=庫存下限, "預警", "正常")

優勢：

• 自動實時更新，無需手動統計
• 提供庫存預警，降低斷貨風險

5、進銷存統計分析與自動化

第五步：利用數據透視表與圖表可視化進銷存數據。

• 創建數據透視表，快速統計每日、每月的采購額、銷售額、利潤
• 插入柱狀圖、折線圖，直觀展示庫存變化

利潤統計公式： 利潤 = 銷售總金額 - 采購總金額

自動化技巧：

• 利用VLOOKUP函數自動帶出商品名稱、價格等信息
• 設置數據驗證，下拉選擇商品編號，減少輸入錯誤
• 利用條件格式標紅預警庫存不足項

實操案例：便利店月度進銷存分析

• 利用數據透視表，統計各商品、各時間段的銷售額
• 快速篩選高利潤商品、滯銷商品

6、數據安全與多用戶協作建議

Excel本地文件存在一定風險，建議：

• 定期備份，避免數據丟失
• 設置密碼保護，防止誤操作
• 多人協作時建議使用Excel在線版（如Office 365），支持云端實時編輯

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三、進階技巧與常見問題解答

掌握了基礎搭(da)建步驟后，很多用戶會遇到一些(xie)實際問(wen)題。下面整理了一些(xie)進(jin)階技巧和常見問(wen)答，助你(ni)進(jin)一步提(ti)升Excel進(jin)銷存(cun)系統的實用性和效率(lv)。

1、如何防止數據輸入出錯？

數據有效性設置：

• 商品編號、名稱、單位等字段可設置下拉菜單，引用商品信息表，減少輸入拼寫錯誤
• 采購/銷售數量設置為只能輸入正整數
• 利潤、庫存等字段自動計算，禁止手動修改

條件格式應用：

• 對庫存預警字段設置條件格式，一旦低于下限自動標紅
• 利潤為負時自動高亮，便于及時發現異常

2、如何實現多倉庫或多門店管理？

多倉庫方案：

• 增加“倉庫”字段，每條記錄注明歸屬倉庫
• 每個倉庫單獨統計庫存，利用SUMIFS函數按倉庫匯總

多門店方案：

• 增加“門店”字段，采購與銷售記錄中注明門店信息
• 用數據透視表按門店統計銷售額、庫存情況

3、如何高效查找與統計歷史數據？

使用篩選與查找功能：

• 利用“篩選”功能，快速查找某商品某日期的采購或銷售記錄
• 利用“查找”功能，定位某客戶或供應商的歷史交易

數據透視表分析：

• 一鍵統計某商品每月采購、銷售數量
• 分析不同時間段的銷售趨勢，輔助決策

4、如何自動生成報表與圖表？

數據透視表：

• 選中數據區域，插入數據透視表
• 自定義行、列，統計不同維度的采購/銷售/庫存數據

自動生成圖表：

• 插入柱狀圖、餅圖等，動態展示庫存分布、銷售排名
• 圖表隨數據變化自動更新，實時反映業務狀況

5、如何保障數據安全與隱私？

Excel安全措施：

• 設置工作簿/工作表保護密碼
• 定期備份、保存不同版本
• 避免在公共電腦上操作敏感數據

多人協作建議：

• 明確分工，指定專人錄入和維護
• 使用Excel在線版，支持多人實時編輯和版本追溯

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6、常見問題答疑

問：Excel能否自動提醒庫存低于預警線？ 答：可(ke)以。利用條件(jian)格式(shi)和IF公式(shi)，一旦庫存低(di)于下限，自(zi)動變色或彈出警示。

問：如何防止數據被誤刪？ 答：設置表格保護，禁止非授權(quan)人員修(xiu)改敏感區域。定期備份文(wen)件，建議每周自動保存不同版本。

問：進銷存數據量大時，Excel會不會卡頓？ 答：對于上萬(wan)條數據，Excel可能會變慢。此時建議拆分表格或升級到更專業(ye)的平(ping)臺(tai)，如簡道云，支持大(da)數據量在線(xian)管理(li)。

問：能否用Excel實現掃碼錄入？ 答：配合掃(sao)碼(ma)槍，將(jiang)商品(pin)編號掃(sao)碼(ma)后自(zi)動錄(lu)入表(biao)格，提升錄(lu)入效率(lv)。但需要硬(ying)件支(zhi)持(chi)。

總結與推薦：Excel進銷存方案與數字化升級新選擇

本文詳細講解了零基礎怎么用Excel制作一個進銷存軟件的(de)(de)完整流程，從表(biao)格設計到(dao)公式(shi)應用、自動化統計與(yu)報表(biao)生成(cheng)，讓(rang)你輕松搭(da)建屬(shu)于自己的(de)(de)數字化管理工具。Excel進銷存方(fang)案(an)適合小微企業(ye)或(huo)初(chu)創(chuang)團隊，具有成(cheng)本低、易(yi)上(shang)手、靈活可(ke)定制等(deng)優點。但隨著業(ye)務增長，數據安(an)全、多人協作以及復(fu)雜(za)流程管理需(xu)求變高(gao)，Excel可(ke)能(neng)面臨瓶頸。

此時，簡道云等零代碼數字化平臺是更高效的替代方案。簡道云已服務2000w+用戶和(he)200w+團(tuan)隊(dui)，支(zhi)持(chi)在線數據填報、流程審批、權限管控、智(zhi)能(neng)分(fen)析(xi)，無(wu)需編程，輕松(song)實現企業(ye)數字化(hua)升(sheng)級。

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本文相關FAQs

1. 零基礎做Excel進銷存，表格設計怎么規劃？哪些字段一定要加？

很多朋友(you)問，剛開(kai)始做Excel進(jin)銷(xiao)存，表(biao)格應該怎(zen)么(me)設(she)計？是不是隨便加點商品(pin)名稱(cheng)、數(shu)量(liang)就可以(yi)了？其(qi)實，表(biao)格設(she)計是進(jin)銷(xiao)存系(xi)統(tong)的(de)關(guan)鍵，關(guan)系(xi)到后期查(cha)詢(xun)、統(tong)計和數(shu)據(ju)管理(li)。新(xin)手容易漏掉一些(xie)重要的(de)字段(duan)，比如“單據(ju)編(bian)號”、“時間”、“客戶/供應商”等，導致后面(mian)查(cha)賬很難。到底哪些(xie)字段(duan)必不可少，又怎(zen)么(me)設(she)置才高效？

你好，我也是從零做起的，剛開(kai)始(shi)也被表(biao)格設計搞(gao)暈過。總結(jie)下，表(biao)格結(jie)構建議這樣：

• 基礎字段：商品編號、商品名稱、規格型號、單位，這些是商品基礎信息。
• 進貨表：日期、單據編號、供應商、商品編號、名稱、進貨數量、單價、金額。
• 銷售表：日期、單據編號、客戶、商品編號、名稱、銷售數量、單價、金額。
• 庫存表：商品編號、名稱、庫存數量、最近進/銷時間。

這樣設置，查賬和統計時能直接篩選和匯總。單據編號非常重要，用來追溯每一筆業務。日期字段建議用Excel的日期格式，方便后期篩選。客戶和供應商字段別省，有助于分析業務關系。如果覺得Excel太麻煩，其實像簡道云這種在線表單工具也特別適合做進銷存系統，界面友好還可以隨時用手機查數據。 簡道云在線試用：gaoyunjjd.com 。如果(guo)后續還想加數據權限、自動統計，這類工具也挺方(fang)便(bian)。

表格設計(ji)好后，后面(mian)數(shu)據錄入、查詢和自動統(tong)計(ji)都(dou)能更(geng)順暢。如果有特殊業(ye)務(wu)，還可以(yi)加自定(ding)義字段。

2. Excel進銷存怎么實現自動庫存統計？公式該怎么寫？

很多(duo)人用Excel做(zuo)進銷存(cun)，最頭疼的就是庫存(cun)自(zi)動(dong)統計。手動(dong)算太(tai)容易出錯，尤其是業務多(duo)的時候。大家都想(xiang)知道(dao)，Excel里(li)有(you)沒有(you)辦法自(zi)動(dong)讓庫存(cun)數量隨進貨和銷售變(bian)化？公式怎么寫(xie)才不會出錯？有(you)沒有(you)什么經驗分(fen)享？

嗨，這個(ge)(ge)問(wen)題很實用！我(wo)自(zi)己做進(jin)銷存(cun)時也踩(cai)過坑。Excel自(zi)動庫存(cun)統(tong)計其實主要(yao)用SUMIF和VLOOKUP兩個(ge)(ge)函數。核心(xin)思路是：

• 建立進貨表和銷售表，分別記錄每種商品的進貨數量和銷售數量。
• 在庫存表里，用SUMIF統計每個商品的總進貨和總銷售。
• 庫存數量=總進貨-總銷售。

比如你的庫存表有“商品編號”一(yi)列，可以(yi)這樣設置公(gong)式：

• “總進貨”：=SUMIF(進貨表!B:B, 庫存表!A2, 進貨表!E:E)
• “總銷售”：=SUMIF(銷售表!B:B, 庫存表!A2, 銷售表!E:E)
• “庫存數量”：=總進貨-總銷售

這(zhe)樣每當錄入新(xin)數(shu)(shu)據，庫(ku)存數(shu)(shu)量會(hui)(hui)自動刷新(xin)。商品編號要唯一，別寫錯(cuo)，否則公式(shi)會(hui)(hui)查不到數(shu)(shu)據。如果(guo)商品品種不多(duo)，VLOOKUP也能用來查找(zhao)庫(ku)存明細。新(xin)手建(jian)議(yi)先用SUMIF，簡(jian)單(dan)好上手。

如果(guo)你生怕(pa)公(gong)式(shi)出錯，可以多用篩選功能(neng)，手動校驗幾次。等熟(shu)練了(le)再考慮加點更復雜的(de)公(gong)式(shi)，比如SUMIFS多條件(jian)統計(ji)。這樣(yang)庫存管理就基本(ben)OK了(le)。

3. 如何用Excel設置進銷存的權限分級，防止數據被誤改？

很多小公司或者個人用Excel做進(jin)銷存，都會擔心數(shu)據安全。比如(ru)讓員工(gong)錄入進(jin)貨和銷售(shou)，但不(bu)希望他們能(neng)(neng)動(dong)庫存匯總表(biao)或者歷(li)史數(shu)據。Excel能(neng)(neng)不(bu)能(neng)(neng)設置分(fen)級(ji)權限？有(you)沒有(you)什么簡單實(shi)用的方(fang)法(fa)，能(neng)(neng)防(fang)止誤操作又不(bu)影響日常使(shi)用？

這(zhe)個問題大家(jia)很關心，畢竟(jing)Excel不(bu)是專業數據(ju)庫(ku)，權(quan)限管理(li)確實有(you)(you)限。但有(you)(you)幾(ji)種(zhong)實用技巧(qiao)可以參考：

• 工作表保護：Excel自帶“保護工作表”功能，可以鎖定公式、總庫存、歷史數據等不讓修改，只允許輸入指定單元格。點“審閱”-“保護工作表”，設個密碼，別人就改不了這些內容了。
• 文件加密：Excel可以給整個文件加密碼，防止被隨意打開。適合敏感數據，但記得密碼別忘了。
• 分表存儲：把進貨、銷售錄入表和庫存匯總表分開，員工只拿錄入表，老板自己查匯總。這樣即便有人誤操作，也不會影響總表。
• 備份機制：定期備份文件，最好每天自動保存一個副本。遇到誤刪或者改錯還能及時恢復。

不過，Excel權限真的有限，如果業務復雜或者對安全性要求高，建議考慮用在線進銷存系統，比如簡道云，支持賬戶權限分級、數據操作日志等。 簡道云在線試用：gaoyunjjd.com 。這(zhe)樣管理起來更放心。

總之，Excel能做(zuo)基礎權限防護，但不適合多層級復雜管控(kong)。如果(guo)只是(shi)簡單用用，保護表格和定期備份就很夠用了。

4. Excel進銷存怎么做月度銷售統計和報表自動生成？

很多朋友做Excel進銷(xiao)存，最(zui)想要的就是月底能自動出(chu)報表(biao)，比(bi)如每個商品賣了多少、哪天銷(xiao)量最(zui)高、哪個客(ke)戶最(zui)活躍。怎(zen)么(me)用Excel自動生成這些統計？公式(shi)、數據透視表(biao)怎(zen)么(me)用？有沒(mei)有什么(me)操(cao)作細節(jie)容易(yi)踩坑？

這(zhe)類統計(ji)其實是(shi)Excel的強項，尤其是(shi)數據(ju)透視表。我(wo)的經驗是(shi)：

• 先保證進銷存錄入表里有“日期”“商品名稱”“客戶”等字段，數據越詳細越好。
• 用數據透視表做報表，操作很簡單：選中原始數據→插入→數據透視表→拖拽字段即可。
• 月度統計：把“日期”字段拖到行標簽，然后用分組功能按“月”分組。這樣每月銷售數據就一目了然。
• 商品統計：把“商品名稱”放在行標簽，“銷售數量”做值匯總。
• 客戶統計：同理，把“客戶”字段拖進行標簽，統計每個客戶的銷售額。

需(xu)要注(zhu)意(yi)的是(shi)，數據一定要規范錄入，日期格式統一，否則分(fen)組會出錯。透視(shi)表可以隨時刷(shua)新(xin)，錄完數據點一下“刷(shua)新(xin)”就能出最新(xin)報(bao)表。

如果需要自動生成圖表(biao)，Excel的(de)“推薦圖表(biao)”功能(neng)也挺方便(bian)，能(neng)直接(jie)做(zuo)出銷售趨勢、商品分布(bu)等可(ke)視(shi)化報表(biao)。新手建議多練練透視(shi)表(biao)和分組，做(zuo)起來其實很快。

5. Excel進銷存如何實現多倉庫管理？庫存怎么分倉統計？

不(bu)少(shao)商家有(you)兩個(ge)以上倉(cang)庫(ku)，想在Excel里同時管(guan)(guan)理各(ge)自的庫(ku)存。大家都在問，Excel怎(zen)么(me)做(zuo)多倉(cang)庫(ku)管(guan)(guan)理？每(mei)個(ge)倉(cang)庫(ku)的庫(ku)存怎(zen)么(me)分開統計？數據結構是(shi)不(bu)是(shi)要(yao)特別設(she)計，有(you)沒有(you)什么(me)實用經驗(yan)？

這(zhe)個問題很實際，尤其是生意做(zuo)大后。我的做(zuo)法是：

• 增加“倉庫”字段：進貨、銷售和庫存表都加一個“倉庫”字段，用來區分數據屬于哪個倉庫。
• 錄入時，務必選對倉庫，否則數據就會混亂。
• 用SUMIFS公式統計：比如想查A倉庫某商品庫存，就用SUMIFS統計A倉的進貨和銷售數量。

舉個例子：

• 進貨統計：=SUMIFS(進貨表!E:E, 進貨表!B:B, 庫存表!A2, 進貨表!F:F, "A倉")
• 銷售統計：=SUMIFS(銷售表!E:E, 銷售表!B:B, 庫存表!A2, 銷售表!F:F, "A倉")
• 倉庫庫存：=進貨統計-銷售統計

這樣每個倉(cang)(cang)庫(ku)(ku)的庫(ku)(ku)存都能(neng)分(fen)開算。如果倉(cang)(cang)庫(ku)(ku)很多，可以用數據透視表，按“倉(cang)(cang)庫(ku)(ku)”分(fen)組，直接出各(ge)倉(cang)(cang)庫(ku)(ku)的總(zong)庫(ku)(ku)存。

多倉管理的難點就是錄入規范，大家要有統一的倉庫名稱。如果覺得Excel太復雜，也可以試試在線進銷存工具，簡道云這類能多倉分區，還能自動匯總。 簡道云在線試用：gaoyunjjd.com 。

多倉管(guan)理用Excel能做到，但得管(guan)好錄(lu)入和公式，不然容(rong)易亂。建議(yi)剛開始(shi)就(jiu)設計好倉庫字段(duan)，后面擴展就(jiu)省事(shi)了(le)。