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什(shen)么是合同管理管理體系？

可以簡單的理解為，為完成達到組織的目標，需要采取一定的手段、措施或者具體的舉措。每一個法務都會面臨合同管理體系的建設問題。合同規范

那時我們時常提及的是合同全開(kai)發(fa)周期管理。在(zai)合(he)同管理里，依照(zhao)期能拆分為十分多須要特別注意(yi)的點。

隨著外間自然環境的演進，總務漸漸步入到了兩個雷電險控制黃金時代，從原本最先的審合同，變革到那時的以合同為切入點，專門從事前、事中、事前的視角展開多方位管理。因而，便導入了合同全(quan)開(kai)發周期管理這個基本概念。

總體自然環境的(de)變動，須要總務跟進的(de)情景(jing)也驟然減少。

主要包括最先的商業性有意(yi)向期，比如說密切合作者的優先選擇，到銷售組織機構機構的市場需求，再到密切合作的文本等，從原本銷售業務主導力量、總務提供更多服務項目，那時在風險控制經營理念下，總務也須要參予重大決策，須要刊登專精的風險控制意見建議，那些單廂列入合同管理管理體系。

步入合(he)同談判期，主要包括具體文本銷售業務商業模式、商業性前提與否適宜等，那些在現代應用領域可能將更多歸屬于商務人士專精應用領域，那時也須要總務參予刊登自己的意見建議。

再到相對比較現代的系統審查，合同(tong)簽(qian)訂模塊(kuai)，是總(zong)務(wu)涉及最多的(de)應用領域(yu)，那(nei)時(shi)在多方位管理管理體系下，也對總(zong)務(wu)提出了十(shi)分高(gao)的(de)要求。

從現代的審查文字，變革到那時在更多維度上總務都須要提供更多價值。

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比(bi)如說，在審查合同時與否與商務(wu)人(ren)士前提一致？

公司重大決策文本與否落到合同上？與否產生歧義？合同規范

是(shi)不(bu)是(shi)應(ying)用較為(wei)準確(que)的(de)法言(yan)法語？

在(zai)合同簽(qian)訂中在(zai)兼顧快(kuai)的(de)前(qian)提下(xia)，與否(fou)做到安全(quan)性形(xing)式上的(de)滿足？

未來合同的效力(li)與否受到(dao)挑戰？

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在起草審查環節達至內部合規，在合同簽訂環節借助電子印章提升簽訂效率的同時保證安全合法。再到后續履行和終止期，也是事前都須要總務跟進把控做履約的監管。合同規范

那時整個合同管理管理體系須要總務參予的程度越來越深，給總務提出的要求越來越高。但管理體系中天然就伴隨著十分多矛盾點。比如(ru)說總務風險控制的(de)出(chu)發點與銷(xiao)售業務利益(yi)上、總體經(jing)營效率上的(de)矛盾，以及把控安全時各職能(neng)部門不同的(de)利益(yi)訴求等。

合同管理從線下到線上必經的三個期？合同規范

最先入行時，合(he)同使用現代的(de)(de)傳真(zhen)方式來展開(kai)(kai)傳遞(di)和簽訂，基(ji)本上沒有任何系統和方式作為輔助(zhu)。過程中修(xiu)改、審批消耗大量的(de)(de)時間。為此，開(kai)(kai)啟了提(ti)升合(he)同管理效率的(de)(de)探索。

第一期：提升審批的效率——電子表單

從現(xian)代的Excel做表(biao)格再用(yong)傳(chuan)真(zhen)傳(chuan)遞(di)簽批，挪到了(le)線上，變成電子(zi)表(biao)單，再利用(yong)電子(zi)表(biao)單實(shi)現(xian)線上的流轉。

基本(ben)上解決了找人難、提升了會簽效(xiao)率；表單流轉(zhuan)易篡改，管理產生漏洞(dong)和紙質表單查檔(dang)成本(ben)巨大的難題。

在合同(tong)全開(kai)發周期(qi)管理里，第一期(qi)主要是在合同(tong)簽訂(ding)環節上，幫助總務提(ti)效。

第二期：提升審查效率——數據庫

隨著(zhu)銷(xiao)售業務(wu)加(jia)速(su)推(tui)進，合同越來(lai)越多(duo)，總務(wu)將(jiang)雷(lei)同的銷(xiao)售業務(wu)制(zhi)定出標(biao)(biao)準的合同文本，建立了(le)總務(wu)信(xin)息庫做(zuo)(zuo)了(le)細(xi)化(hua)分(fen)類做(zuo)(zuo)了(le)很多(duo)的標(biao)(biao)準文本。

但在(zai)日(ri)常工作中(zhong)發現：

首先，有銷售業務本身不熟悉合同類型，時常搞錯，使用難度較大；合同規范

其次，人工上傳(chuan)的(de)附件無法確(que)保(bao)與標(biao)準文(wen)本(ben)完全一致，總務無差(cha)別(bie)審(shen)核耗費大量不必要人力(li)；

第三，流程單填列文本(ben)與合(he)同文本(ben)是(shi)分裂的，總務還需額外審(shen)核表單文本(ben)；

第四(si)，審批(pi)過程(cheng)中如(ru)有修改，用印(yin)人員無法辨識(shi)最終用印(yin)版本。

為此，總務更希望將十分低價值、重復、消耗人力的工作交給機器、交給系統去解決，從而導入了「數據庫」的基本概念。由IT部門幫助總務設計一套十分實用的標準，其中反響最好的是導入了「差異條款對比功能」，實現了將標準文本從文本庫中調出，系統根據發起人的不同角色，預先輔助鎖定適宜角色人的標準文本。

再基于標準文本的文本展開修改，同時，系統會自動順利完成條款比對，總務只需審查差異文本即可，大大降低了銷售業務使用的難度。

在(zai)發現(xian)差(cha)異條(tiao)款后，能(neng)直接在(zai)線修改(gai)，退回時系(xi)統自動(dong)順利完成替換(huan)，流轉到(dao)發起人（銷(xiao)售業(ye)務(wu)/行政/人力(li)等）時，能(neng)直接使(shi)用系(xi)統里最后的版本(ben)(ben)，大幅度降低了版本(ben)(ben)使(shi)用的出錯(cuo)率。

能實現比對的文本，還主要包括流程審批單里填列文本。流程單填列文本合同規范能根據標準文本抓取，大部分文本不允許使用人修改，銷售業務只須要填寫事前預留的空位，直接與合同文本展開一致性比對。很大程度上減輕了總務低價值的審核工作量。

這一(yi)期(qi)，從(cong)合同簽訂期(qi)已經(jing)前置(zhi)到起草審查(cha)期(qi)，跨越了兩個期(qi)，且(qie)初步實現了智能化(hua)功能。

第三期：提升管理效率——平臺系統(tong)

在系統幫助總務順利完成比對之后，更值得總務去探索和思考的怎樣將數據拉通和信息拉通？怎樣能更好地提升管理效率？

比如說，銷售業務人員手工去填寫的文本、數字與否正確？大小寫一致性難題？合同規范

在商洽過程中確實須要替換補充條款，那些補充條款與否能用積木條款的形式展開一部分標準化？

合同中數據的(de)勾稽(ji)關(guan)系、邏輯關(guan)系與否(fou)能對得(de)上？

不同(tong)系統中同(tong)一數(shu)據的(de)拉(la)通，降低(di)信息壁壘？在履行合(he)同(tong)時，與否能展開(kai)履約跟蹤，避免執行過(guo)程和合(he)同(tong)約定脫節？

系統(tong)與否能直(zhi)接提(ti)取關鍵數據，推送給銷售業務人員/管理者(zhe)實現真正意義上(shang)的(de)系統(tong)關聯(lian)？

通過構筑合同規范合(he)同(tong)管理智能化(hua)平臺，那些難題都能不斷地優化實現。從兩個封閉的，死的數(shu)據庫，變成活的數(shu)據平臺。合(he)同(tong)中的重(zhong)要數(shu)據的變動實時更(geng)新，能根(gen)據合(he)同(tong)具(ju)體文本的簽署和履約(yue)情況(kuang)展開(kai)動態(tai)調整，輔助管理(li)者做重(zhong)大決策，管理(li)效率也能大幅提高(gao)。

第三期的平臺工程建設，在全開發周期管理過程中覆蓋到了履行和終止兩個環節，甚至，在合同歸檔和爭議解決的事項處理時都能使用合同管理系統。通過智能化(hua)的合同管(guan)理(li)系統，總務能進一步管(guan)理(li)那些(xie)動作(zuo)，管(guan)理(li)的范圍也(ye)驟然擴大。

風險控制管理平臺線上化、標準化、平臺化？合同規范

經(jing)過線上化(hua)的(de)三個期，從兩個點開(kai)始，逐漸串聯成線，再(zai)到現(xian)期摸索出適(shi)宜自己企業的(de)雷電(dian)險(xian)控(kong)制視點下的(de)風險(xian)控(kong)制管理平(ping)臺。

從流程和監管的線上化，到進一步將文本合同列入線上，打造了標準化的合同文本數據庫合同規范。

將合同展開分類，根據不同的使用者角色，匹配不同的授權流程，內部匹配相對應的表單展開相關信息的動態關聯。除此之外，還實現了合同模板、合同編碼和表單的標準化。

最后步入(ru)到(dao)(dao)平臺化期，把所有的合同(tong)收歸到(dao)(dao)合同(tong)管理系統(tong)中(zhong)統(tong)一(yi)展開管理。原本(ben)銷售合同(tong)可能將在(zai)銷售業務(wu)系統(tong)里做，財務(wu)合同(tong)可能將在(zai)財稅系統(tong)里，在(zai)之前手工填進(jin)去的數據是死的，依(yi)然(ran)只是文檔。

那時，我們把合(he)同數(shu)據變成了活的(de)數據，合同主數據進到公司總體的數平臺之后，能展開統一的利用，將合同(tong)數據關聯到(dao)其(qi)他(ta)系(xi)(xi)統(tong)(tong)中（如圖右下角(jiao)所示），將合同(tong)管理系(xi)(xi)統(tong)(tong)與其(qi)他(ta)的銷售業務(wu)系(xi)(xi)統(tong)(tong)、財務(wu)系(xi)(xi)統(tong)(tong)、訴(su)訟(song)系(xi)(xi)統(tong)(tong)、法人系(xi)(xi)統(tong)(tong)和管理駕駛艙拉通。

數(shu)據輸入進(jin)去后(hou)，跟其他(ta)系(xi)統(tong)之前(qian)的(de)數(shu)據都存(cun)在勾稽(ji)關系(xi)，這樣(yang)系(xi)統(tong)展示出來(lai)的(de)兩個全(quan)面和立體的(de)動態結果(guo)。

原本合同散落在各處的難題也迎刃而解，統一在合同管理系統中歸檔，合同用印完畢生效后，系統也能自動推送到管理駕駛艙。

目前已經初步構筑的風險(xian)控制管理(li)平臺(tai)，從中間的紅色區域，也是主數據平臺為中心，每兩個圓點都是與之關聯的子系統，主要包括總務系統、合同系統、訴訟系統和人力系統等等。

如果銷售業務有找尋其他合同范本的須要，也能通過提示，根據具體文本指引找到合適的合同范本。

合同(tong)里的相關數據能通過其(qi)他的系(xi)統(tong)自動導入，不須要手動填寫，還能根據過往的數據情況，實現前置控制。

比如說，如果發起的合同沒有相應的預算，則會給出具體文本提示，無法順利發起審批流程，實現智能管控的作用。合同規范

在系統中能看到發起的合同的履行情況，將合同里的數據展開匯總，其中須要特別注意的風險會動態推送給負責人。

其次，利用組織機構架構與合同分類之間規則。具體文本優先選擇合同文本是，根據發起人所在的組織機構架構來定位。

以行政(zheng)部為例(li)，步入系統直接看到行政(zheng)部常(chang)用(yong)的不(bu)同合(he)同分類。

具體文本文本的參數都是由總務事先設定好的。

比如說某些合同里填寫具體文本數字時，提前設置好邏輯規則，例如很大的數據區間、上限數值等，利用系統幫我們展開一輪初篩。一旦填寫的數據超出規則，就會自動報錯。合同規范

第四，電子簽約。系統能自動識別法人主體，尤其針對集團公司，能將幾千家公司使用系統自動調進來，還能與供應商拉通，密切合作關系的變動也能在系統里實現動態調整，減少出錯率。合(he)同審(shen)核完，步入電子簽章(zhang)系統，通(tong)過關(guan)鍵(jian)詞識別，鎖定蓋章(zhang)，順利(li)完成風險控制管理(li)留(liu)痕的要求。

還能提前埋好風險控制點，設定一些參數，在合同簽約生效后，在重要的履約節點的信息提取出來，合同規范也是兩個自動識(shi)別的過程，將信息提醒推送給(gei)相(xiang)關人員(yuan)。隨時隨地，在移動端就能(neng)查看信息和查詢須要的信息。

從財務視角來說，能將合同管理系統和財務系統打通，填單、收付款管控和發票管控等操作，能在數據拉通(tong)后實現流程(cheng)上的(de)簡化，加速了業財(cai)一體化的(de)進程(cheng)。

一方面在合同管理系統中都能夠顯示出來；合同規范

另一(yi)(yi)方面(mian)保證合同管理系統(tong)和財務系統(tong)是一(yi)(yi)致的。

最后，最關鍵的是在整個合同事前、事中、事前的運行過程中展開動態把控，管理者通過管理駕駛艙，能夠快速看到須要的輔助經營重大決策的各類信息，管理報表不再須要經辦人手動填寫，準確性和速度都得有效提升，信息拉通后，去掉了壁壘，提升管理效率，對管理人員是十分大的福音。

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借助 AI 怎樣更好呈現總務價值？合同規范

依照對未來的總體設想推進落地，須要(yao)的更多的是人工智能(neng)(neng)的能(neng)(neng)力(li)。

理想狀態下智能(neng)合同管(guan)理平臺，從最先的銷售業務啟動密切合作開始，優先選擇相關(guan)主題之后，系(xi)統(tong)就能自動檢索出之前(qian)的合同(tong)信(xin)息：

有過(guo)多(duo)少合同？與否產生過(guo)糾紛(fen)？糾紛(fen)的風(feng)險點集中在哪里環節？哪個條款、哪個期最容(rong)易(yi)產生糾紛(fen)？履約情況等等。

系統都能實現信息數據的拉通與提示。合同規范

更進一步的話，能提示這個銷售業務模塊公司歷史的銷售業務情況怎樣？盈利情況和風險點信息，這樣銷售業務(wu)員在商洽(qia)時，能(neng)更清晰了解(jie)須(xu)要規避的風險(xian)點有哪些，再(zai)展(zhan)開合同談判。

之前合同(tong)模板預設的參數(shu)、風(feng)險點產生了大數(shu)據之后，系統能做分析。

比如說，某一銷售業務商業模式中，哪些風險點步入到了訴訟期，步入訴訟期時候，哪些條款是我們得到支持的，哪些是條款存在紕漏導致最后沒有被支持的。總務能根據數據展開動態調整修改合同文本，或是在合同商洽期規避掉。當總務不能及時跟進時，系統能自動幫助總務做一些風險控制的前置動作。合同規范

據(ju)不同(tong)銷售業(ye)務的(de)發展(zhan)，累積下來(lai)大量(liang)數據(ju)，與否(fou)合同(tong)管理平臺跑通的(de)模型，復用到(dao)其他環節中去(qu)。

例如，將爭議解決(jue)連接到(dao)訴(su)訟系(xi)統中，將原本依靠人工(gong)操作(zuo)復盤的工(gong)作(zuo)，交給系(xi)統順利完(wan)成。

在爭議解決之后我們獲得的經驗和教訓能否反哺到日常的風險管理中。

那些都是在啟動這個大項目之(zhi)初，基于大數據和人工智(zhi)能(neng)的(de)(de)(de)美好想(xiang)象(xiang)。雖(sui)然那時(shi)的(de)(de)(de)合同管(guan)理(li)管(guan)理(li)體系的(de)(de)(de)智(zhi)能(neng)化還是個baby，但總(zong)體的(de)(de)(de)設想(xiang)會(hui)在未來三到五(wu)年(nian)，甚至十(shi)年(nian)之(zhi)后逐步實(shi)現。

這樣的平臺在未來可發展的空間是難以想象的，對于合(he)同管理(li)管理(li)體系的(de)智能(neng)化能(neng)說是(shi)兩個十分藍海(hai)的(de)事(shi)情(qing)，能(neng)夠做的(de)事(shi)情(qing)還有很多很多。

合同管理系統這么智能了，總務會不會被AI替代？合同規范

本身作為(wei)總(zong)務發起(qi)項目的(de)(de)初(chu)衷并(bing)不(bu)是想要(yao)用系統取代人(ren)，而且十(shi)分肯定的(de)(de)一(yi)點(dian)系統也替代不(bu)了人(ren)，那為(wei)什么還要(yao)這樣的(de)(de)一(yi)件事呢？

第一，戰略規劃、管理體系構筑。人(ren)工智能(neng)的(de)(de)強大在于其善于應變，邏輯勾稽關系(xi)梳理通順了都能(neng)提前預(yu)設。解放出來更多總(zong)務(wu)(wu)的(de)(de)時(shi)(shi)間和(he)精(jing)力，讓人(ren)更好(hao)地(di)發揮主(zhu)觀能(neng)動(dong)性在更有價(jia)值的(de)(de)地(di)方。利用系(xi)統(tong)來輔(fu)助總(zong)務(wu)(wu)的(de)(de)日常工作，總(zong)務(wu)(wu)能(neng)有更多的(de)(de)時(shi)(shi)間去(qu)思(si)考怎(zen)么優化系(xi)統(tong)，優化戰略(lve)和(he)管理體系(xi)。

第二，探索、開拓、創新。企業(ye)和銷(xiao)售業(ye)務(wu)不(bu)停(ting)地(di)(di)發展，須(xu)要總務(wu)抽出更多地(di)(di)時間去(qu)(qu)思考和配合(he)開拓創(chuang)新銷(xiao)售業(ye)務(wu)。標(biao)準化的文本(ben)都(dou)是基于歷史經驗(yan)的沉(chen)淀總結，新銷(xiao)售業(ye)務(wu)產生(sheng)的數據(ju)須(xu)要人(ren)去(qu)(qu)探索，人(ren)與機器(qi)之間進一(yi)步(bu)磨(mo)合(he)。企業(ye)才能在(zai)這樣一(yi)代(dai)一(yi)代(dai)的迭代(dai)過程中(zhong)，不(bu)停(ting)地(di)(di)去(qu)(qu)發展銷(xiao)售業(ye)務(wu)，不(bu)停(ting)地(di)(di)去(qu)(qu)增長。

第三，溫度、手感。總務作為工匠，永遠不會失去的是作為匠人的手感和作為人本身的溫度。總務越來越值錢的價值也正是因為總務的風險控制是可左可右的，什么時候放，什么時候收，這個尺度能通過歷史數據給我們建議，但是要不要放，某些時候明知道有風險，但由于各種各樣的原因我們仍然愿意去接受，都須要人來判斷，須要總務集中精力去做那些事情，這也才是總務真正的價值所在。

合同管理管理體系的智能化的最終目標始終如一，是將總務不停地從低價值的事務抽離出來，利用系統幫助總務歸納總結經驗，可標準化的工作交給系統去做，非標的工作利用系統抽離出來標準的事項，合同規范將總務(wu)的(de)精力更多(duo)地(di)投入到更有價值(zhi)的(de)事情(qing)上(shang)，為(wei)此我們也愿意先投入更多(duo)的(de)成本(ben)去做這樣一件意義深遠(yuan)的(de)事情(qing)。

除此之外，也能考慮通過(guo)簡道(dao)云，自(zi)行動手構(gou)筑兩個合同管(guan)(guan)理(li)應用。當然，也可直接套用模(mo)板(ban)、展開修改(gai)：合同管(guan)(guan)理(li)系(xi)統（可直接使用，均(jun)為免費模(mo)板(ban)）。借助簡道(dao)云的合同管(guan)(guan)理(li)系(xi)統，可實(shi)現合同分類管(guan)(guan)理(li)、密(mi)切合作機構(gou)管(guan)(guan)理(li)、合同收付款計算及管(guan)(guan)理(li)、合同到期定時(shi)提醒、合同模(mo)板(ban)整理(li)等功能，十(shi)分好用！