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隨著對合規性重新認識的提升，公司對合規性的明確要求愈來愈高，做為公司存活發展必不可少的市場買賣媒介——合約，在合規性管理中就變得至關關鍵。合約的合規性管理應是橫跨合約終身的，從磋商、擬定、簽定、施行到失靈，而合約的復印件各個環節是當中代表者公司意向、兩方達成一致完全一致原意則表示的關鍵形式。這兒所言的復(fu)(fu)印件(jian)(jian)，圣索弗朗代蘭縣指用(yong)作合約(yue)的印章和合約(yue)復(fu)(fu)印件(jian)(jian)，也主要包括(kuo)紫苞人(ren)原(yuan)件(jian)(jian)（企業法(fa)人(ren)章），即使是(shi)全資擁(yong)有(you)人(ren)蓋章。上(shang)面如是(shi)說三種(zhong)復(fu)(fu)印件(jian)(jian)各個環節常用(yong)情形的規范(fan)化(hua)意見(jian)建議(yi)。

1對重刻文檔的審核

合約在OA控制系統中走來審核業務流程抵達復印件各個環節時，亦須審核將要復印件的合約文檔與否與控制系統審核的合約文檔完全一致。很多公司在接到合約文檔時，都是會間接復印件，不過前述中經常會出現雖然財務相關人員的匆匆疏失或是與合約相旁人關鍵信息不等距等環境因素的負面影響引致公司預備復印件的版與控制系統審核版不完全一致的情形，進而引致原先可避免的信用風險出現。這就須要復印件相關人員細細錄入將要復印件的合約文檔，保證審核意見建議均在合約中略有充分體現。合約管理

2對文檔復印(yin)件主體(ti)的審(shen)核

復印件主體與合約主體不完全一致的情形也比較常用。合約相旁人可能雖然疏失大意蓋錯主體，也可能因規避信用風險最終決定使用其他主體復印件，比如母公司經常會基于信用風險規避的考慮，由子公司做為合約主體進行復印件，但是合約約定的主體是母公司。合約主體與復印件主體應完全一致是合約復印件管理中的基本規范化。合約管理

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3對合(he)約(yue)施行要件(jian)的審(shen)核

一般合約中會約定合約的施行形式，例如約定本合約經雙復印件后施行、本合約經兩方加蓋印章之后施行、本合約經兩方紫苞人或全資擁有人蓋章并加蓋印章或合約專用之后施行等等，這時，就要注意施行條件，避免因欠缺施行條件引致合約未施行或存在效力瑕疵而產生的合約效力問題給公司帶來信用風險。合約管理此外，合約(yue)復印(yin)件時(shi)(shi)應注明復印(yin)件時(shi)(shi)間，這對(dui)確定合約(yue)施行(xing)時(shi)(shi)間具(ju)有關鍵意義(yi)。如(ru)果合約(yue)采(cai)用的是(shi)復印(yin)件施行(xing)形式，那么(me)合約(yue)的施行(xing)時(shi)(shi)間一般(ban)是(shi)最后(hou)一方復印(yin)件的時(shi)(shi)間。

4對合約相旁人(ren)復印件的審核

如第3條(tiao)所述，合(he)約(yue)(yue)約(yue)(yue)定了施(shi)行的(de)條(tiao)件(jian)，但是(shi)合(he)約(yue)(yue)的(de)相旁人可(ke)能(neng)雖然(ran)合(he)約(yue)(yue)管理不規范化或是(shi)疏(shu)失大意(yi)或是(shi)其他原因(yin)，使用(yong)(yong)了非(fei)印章、非(fei)合(he)約(yue)(yue)復印件(jian)對合(he)約(yue)(yue)文檔進行復印件(jian)。例(li)如，常用(yong)(yong)的(de)有業(ye)務復印件(jian)用(yong)(yong)作(zuo)合(he)約(yue)(yue)，這(zhe)會對合(he)約(yue)(yue)效力產生瑕(xia)疵并由此(ci)引發(fa)信(xin)用(yong)(yong)風(feng)險(xian)，不過這(zhe)些信(xin)用(yong)(yong)風(feng)險(xian)原先是(shi)可(ke)以(yi)避免(mian)的(de)。這(zhe)時，要么(me)把合(he)約(yue)(yue)退回重新復印件(jian)，要么(me)須要旁人出(chu)具書面證明則表示認可(ke)該(gai)章的(de)效力。

5對紫苞人或(huo)全資(zi)擁有(you)人蓋章的審核

紫苞人的蓋章效力往往等同于印章的效力，其關鍵性自是不言而喻；全資擁有人應在取得公司授權后進行蓋章，避免因無授權而擅自簽定合約或是超越授權范圍簽定合約給公司引致信用風險。合約管理通常為增強合約效力，如果不蓋企業(ye)法人章(zhang)而由全資(zi)擁有人蓋章(zhang)的合約在簽署時(shi)需出具授權函，必(bi)要時(shi)授權函與合約一起(qi)歸檔(dang)。

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6對合約份數的審核

合約(yue)份(fen)(fen)數一般約(yue)定(ding)在合約(yue)其他條款中(zhong)，這是(shi)兩方(fang)(fang)根據各自的(de)須要約(yue)定(ding)的(de)復印件份(fen)(fen)數。對這部分容易(yi)忽略，卻(que)也容易(yi)出信用風險，例如合約(yue)約(yue)定(ding)本(ben)合約(yue)一式四份(fen)(fen)，兩方(fang)(fang)各執兩份(fen)(fen)，具有同等法律效(xiao)力(li)，那么(me)如果多蓋出來的(de)合約(yue)就是(shi)沒(mei)有效(xiao)力(li)的(de)。

7不在空白紙張上復印件合約管理

公司(si)印章的保(bao)存應(ying)有嚴格的管理規范(fan)化，不管是對合(he)約的復(fu)印件還是對其他文件的復(fu)印件，都應(ying)盡(jin)量(liang)避免(mian)在空白處(chu)復(fu)印件，防止因(yin)濫(lan)重(zhong)刻(ke)章給公司(si)帶來信用風險。

8對(dui)復印件各個環節的(de)磋商關鍵信息的(de)保留

合約是兩方原意自治的充分體現，只要不違反法律法規，都在當事人的原意自治范圍內，因此對合約復印件出現的各種問題也可能會通過磋商進行解決。例如對合約份數的約定、對全資擁有人的追認授權、對非印章非合約章的效力認可等等，但是要注意對這些磋商關鍵信息的保留，盡量采取書面（如郵件、信函）的形式，并且與合約一同進行存檔。合約管理

此外，還有為保證合約完整性的騎縫章、合約附件復印件等(deng)問題都須(xu)要(yao)注意。合約復印件看(kan)似小事，卻也是(shi)關乎公司(si)合規性治理的大事，必定是(shi)要(yao)慎之又(you)慎的。

除此之(zhi)外，也可(ke)以考慮通過簡道云(yun)，自行動手搭建(jian)一個合(he)約(yue)(yue)(yue)管(guan)(guan)理(li)應用(yong)(yong)。當(dang)然，也可(ke)間接(jie)套用(yong)(yong)模(mo)板、進行修改：合(he)約(yue)(yue)(yue)管(guan)(guan)理(li)控制系(xi)統（可(ke)間接(jie)使用(yong)(yong)，均(jun)為免費模(mo)板）。借助簡道云(yun)的合(he)約(yue)(yue)(yue)管(guan)(guan)理(li)控制系(xi)統，可(ke)實現合(he)約(yue)(yue)(yue)分類管(guan)(guan)理(li)、合(he)作機構管(guan)(guan)理(li)、合(he)約(yue)(yue)(yue)收付款計算及(ji)管(guan)(guan)理(li)、合(he)約(yue)(yue)(yue)到(dao)期定時提醒、合(he)約(yue)(yue)(yue)模(mo)板整理(li)等功(gong)能(neng)，非常好用(yong)(yong)！