01

為什么要使用甘特圖

像這種(zhong)問(wen)題就要(yao)用到項目管理工(gong)具，在重要(yao)的節(jie)點上(shang)，來檢查自己是否遺漏了重要(yao)的環節(jie)。

比如手里總有十好幾個工(gong)作任(ren)務(wu)同時在跑，手忙腳(jiao)亂應付不了總是在懷疑人生。

每天恨不得(de)25小時都在工作(zuo)，可工作(zuo)進度還是(shi)難以把控，經常延誤，到底怎么(me)辦呢(ni)?

有人(ren)會說(shuo)用專門(men)的項(xiang)目管(guan)理(li)軟(ruan)件來(lai)管(guan)理(li)多個(ge)工作任(ren)務就(jiu)好了(le)，但是你還得花(hua)時間(jian)去(qu)適(shi)應各種(zhong)項(xiang)目管(guan)理(li)軟(ruan)件。

你的(de)(de)時間有(you)限，沒有(you)時間學習(xi)多余的(de)(de)東西。

最(zui)重要的一點是，別人很(hen)有可(ke)能打不開你發的工(gong)作(zuo)文件。因(yin)為不是所有人的電(dian)腦(nao)里都安裝了這(zhe)個軟(ruan)件。

如果用Excel來做(zuo)那就簡單多了，因為每個職(zhi)場(chang)人(ren)的電腦里(li)都有Excel，幾乎(hu)人(ren)人(ren)都會用，可以極大地(di)提高工作效率。

最重(zhong)要的(de)是，Excel簡單容易上手，不需要你(ni)花太多時間就(jiu)可(ke)以掌握(wo)。

這時(shi)候我們就可(ke)以(yi)使用Excel來做(zuo)項目管理里(li)常用的(de)甘(gan)特圖。

02

什么(me)是甘特圖和項(xiang)目管理文(wen)檔

甘特(te)圖(tu)是以提出者甘特(te)先(xian)生的名(ming)字命名(ming)的。

橫軸表示時間，縱軸表示項目里各個任務。通過條狀圖來顯示項目里各個任務隨著時間進展的完成情況。用excel做crm

什么是項目管理文檔(dang)?

這部分我會(hui)通過(guo)一(yi)個實戰案例，教(jiao)會(hui)你如何使用Excel來繪制甘特(te)圖，從(cong)而來管(guan)理項目(mu)，并自動生成項目(mu)進度報(bao)表。

我們可以根據項目需求用Excel做下面的項目管(guan)理文檔。

圖片(pian)里的序號對應項目管(guan)理文檔分為三部(bu)分:

1）項目計劃表

用(yong)于記(ji)錄項目各(ge)個(ge)任務模塊(kuai)，以(yi)及對應的(de)負責人，開始時間，項目周期(qi)這些(xie)數據。

2）甘特圖

通過(guo)甘特圖(tu)可以清晰的看到各個任務的完成(cheng)進(jin)度。

3）項目分析

這部分主(zhu)要(yao)是為了方便全局(ju)看到(dao)項(xiang)目(mu)信息(xi)和人員(yuan)任務安排信息(xi)，幫(bang)助最(zui)大(da)化利用人員(yuan)時間和效率，降低資源浪費。

每周(zhou)你可以(yi)把項目(mu)進度文檔(dang)發(fa)給各個相關的(de)(de)(de)人員，每個人可以(yi)看到整體項目(mu)的(de)(de)(de)進度，和各自當前的(de)(de)(de)工作任務。跟CEO匯(hui)報也一目(mu)了(le)然。

整個文檔(dang)做起來難度并不是很大(da)，做完之后能夠多(duo)次(ci)重復使用，大(da)大(da)的提升了使用的愉悅度和效(xiao)率(lv)。

下面我教你如何用Excel做出這(zhe)樣的項(xiang)目(mu)管理(li)文檔。

03

如何用Excel做(zuo)甘特圖(tu)?

1、如何制(zhi)作項目計劃表?

在Excel中錄入項目分解也就是各個任務的名稱，負責人,開始時間，需要天數這些數據。用excel做crm

上圖中紅(hong)框里(li)的(de)內容是增加的(de)幾個(ge)輔助列，里(li)面的(de)數據是利用Excel里(li)的(de)函(han)數計算(suan)出來的(de)。

這里簡單解釋一下這幾個輔助(zhu)列是怎么計算(suan)出(chu)來的(de)。

輔助列截止時間(jian)里的值(zhi)等于開始時間(jian)加上需(xu)要天數；

已(yi)完成天(tian)數里的today(函(han)數為當天(tian)日(ri)期，里面當天(tian)日(ri)期和開(kai)始日(ri)期計(ji)算出已(yi)完成天(tian)數；

未完成天(tian)數等于(yu)需要(yao)天(tian)數減去已完成天(tian)數。

這樣我們就(jiu)把項(xiang)目計(ji)劃表做好了。輔助列里的(de)數(shu)據會根據你其他列的(de)值動(dong)態變化，不需要再手(shou)動(dong)去(qu)填寫(xie)。

2、甘特圖(tu)如何(he)制作？

第1步(bu)，按住ctrl鍵(jian)選中項目(mu)分解，已完(wan)成天數,未完(wan)成天數這幾列；

第(di)2步(bu)，選擇插入菜單欄(lan)下(xia)的堆積條形圖(tu)，就得到了下(xia)面圖(tu)片(pian)中(zhong)的甘特圖(tu)；

第3步，選中圖表(biao)，點擊鼠標右鍵，選擇"選擇數據(ju)按(an)鈕；

第4步，在彈出的對(dui)(dui)話框中選擇添加，出現下面圖片中的對(dui)(dui)話框；

第5步，在系列(lie)(lie)名稱中選擇計劃(hua)表中的開始(shi)時間(jian)列(lie)(lie)名。在系列(lie)(lie)值(zhi)中選擇開始(shi)時間(jian)這(zhe)一(yi)列(lie)(lie)的數(shu)據(ju)。就把開始(shi)時間(jian)作(zuo)為橫(heng)軸(zhou)加到甘特圖(tu)里了(le)；

下面我們繼續優化圖(tu)表。

第7步，我們設置坐標(biao)軸。

選擇縱軸，鼠標右鍵選擇設置坐標軸格式，在彈出的對話框中選擇"逆序類別， 我們看到縱軸安裝任務順序排列好了，橫軸開始時間也移動到了最上方。用excel做crm

我們(men)看到橫(heng)軸時(shi)間比(bi)較亂，下(xia)面(mian)圖片我們(men)繼續設置(zhi)橫(heng)軸時(shi)間。

選(xuan)中橫軸(zhou)，鼠標右鍵選(xuan)擇"設(she)置(zhi)坐標軸(zhou)格(ge)式，在彈出的(de)(de)對話框里最(zui)(zui)小(xiao)值設(she)置(zhi)為(wei)計劃(hua)(hua)表開始時間的(de)(de)最(zui)(zui)小(xiao)日期(qi)(qi)，輸入(ru)日期(qi)(qi)后按(an)回車鍵。最(zui)(zui)大值設(she)置(zhi)為(wei)計劃(hua)(hua)表截止日期(qi)(qi)里的(de)(de)最(zui)(zui)大日期(qi)(qi)。

設置好后我(wo)們(men)就看(kan)到(dao)了下圖的(de)效果。

我們將綠(lv)色條形的地方選中，選擇無填(tian)充，讓(rang)它隱去，就得(de)到了(le)甘特圖(tu)(tu)。然后再做一些圖(tu)(tu)表(biao)的細節優化處理，就可以(yi)讓(rang)甘特圖(tu)(tu)更好看了(le)。

3、管理文檔(dang)的第3部分(fen)項(xiang)目分(fen)析如(ru)何做?

預計總天(tian)(tian)數(shu)，已(yi)完成(cheng)天(tian)(tian)數(shu),未完成(cheng)天(tian)(tian)數(shu)，對之(zhi)前的計劃(hua)表列做加法就可以得到。

然后(hou)插入餅狀圖就可(ke)以得到項目(mu)完成進度。

對計劃表(biao)做(zuo)數據透視(shi)表(biao)，就可以(yi)得(de)到項目人員工作量的(de)柱狀圖。

最后，教大(da)家一(yi)個簡(jian)單拖(tuo)拽(zhuai)創建表單和(he)生成報表的方法。使用簡(jian)道云表單在線(xian)創建“云表格”，通過簡(jian)單拖(tuo)拽(zhuai)，即可制作出一(yi)個個柱形圖、折線(xian)圖、餅圖等圖表，1分鐘實(shi)現數據可視化分析！非常方便~